Responder a los reclamos por pagos con otros métodos
Acerca de los reclamos por pagos con otros métodos
Un reclamo por pago con otros medios se refiere a situaciones en las que un cliente afirma que el pago se realizó con un método diferente al cobrado, como efectivo u otra tarjeta.
En estos casos, debes proporcionar pruebas que demuestren que cada pago correspondía a una compra distinta. Si proporcionas la documentación adecuada, tendrás más probabilidades de ganar el caso y recuperar tus fondos.
Antes de comenzar
Puedes responder los reclamos desde el Panel de Datos Square.
Comprueba si hay pagos duplicados con diferentes formas de pago. La documentación debe distinguir claramente entre varios pagos y demostrar que corresponden a compras diferentes.
Antes de cobrar directamente al cliente, verifica los pagos de terceros y documenta correctamente el canje del cupón de pago.
Las pruebas deben ser legibles, verificables, estar en inglés o traducidas, y estar claramente vinculadas a la transacción reclamada. No se aceptan pruebas de audio ni de video.
Identifica el motivo del reclamo y prepara las pruebas
Antes de responder, revisa el motivo del reclamo para determinar las prácticas recomendadas y la documentación de respaldo que se necesite.
Este tipo de reclamos suelen darse en negocios de comercio, de alimentación y bebidas, de servicios profesionales y de servicios financieros. Si un cliente afirma que se realizó un pago con una tarjeta diferente a la que se cobró, prepara la siguiente documentación:
- Registros de transacciones que demuestren que la transacción reclamada fue única y no se duplicó. Si se rechazó un intento de pago inicial por «otros medios» y nunca se liquidó, incluso si la transacción se realizó con la misma tarjeta de pago, puedes usar esto como prueba para justificar el cargo válido que se liquidó.
- Verificación del pago que demuestre que el pago con la otra tarjeta correspondía a una compra diferente. Si hubo dos cargos, pero representan servicios diferentes, como una comisión de reserva frente a la estancia real en el hotel con una reserva diferente, proporciona documentación que diferencie claramente estos servicios.
- Una comparación de recibos que muestre los diferentes detalles de la transacción entre los dos pagos.
- Una explicación de por qué se cobraron dos tarjetas diferentes por compras separadas.
Este tipo de reclamos suelen darse en negocios de comercio o de alimentación y bebidas. Si un cliente afirma que pagó en efectivo o con cheque, pero también se le cobró en su tarjeta, prepara la siguiente documentación:
- Registros de recibos de efectivo que muestren si se emitió un recibo de efectivo para esta transacción.
- Registros de pagos con cheque que muestren si se recibió y procesó un pago con cheque.
- Una explicación de por qué se cobró al cliente por compras separadas.
Este tipo de reclamos suelen darse en negocios de viajes y entretenimiento o de servicios profesionales. Si un cliente afirma que el pago se realizó a través de un tercero, como una agencia de viajes o un gestor, prepara la siguiente documentación:
- Registros de pagos de terceros que muestren si se recibió el pago del tercero.
- Detalles de la reserva que muestren qué parte fue responsable del pago.
- Un acuerdo de pago que detalle qué parte tiene la responsabilidad de pagar.
- Documentación de todas las comunicaciones relacionadas con el acuerdo de pago.
Este tipo de reclamos suelen darse en negocios de viajes y entretenimiento o comercios. Si un cliente afirma que utilizó un cupón o crédito para la transacción, pero aún así se le cobró, prepara la siguiente documentación:
- Registros de canje de cupones que muestren si se recibió y procesó un cupón.
- Registros de solicitud de crédito que muestren si se aplicó crédito de la tienda a la compra.
- Detalles de la transacción que demuestren que el cupón o el crédito correspondían a una transacción diferente.
Envía la documentación del reclamo
Una vez que hayas recopilado la documentación de respaldo para tu reclamo, envíala a través del Panel de Datos Square. En tu respuesta, asegúrate de abordar la forma de pago específica planteada por el cliente.
Obtén más información sobre cómo enviar tu documentación y manage payment disputes.