Crear y administrar Contratos Square
Acerca de los Contratos Square
Con Contratos Square, puedes crear y enviar contratos directamente desde el Panel de Datos Square y la aplicación Facturas Square. Establece acuerdos de servicio claros con tus clientes, logra que los firmen mediante la firma digital y protégete de posibles reclamos de pago. También puedes usar nuestras plantillas estándar o crear tu propia plantilla personalizada que se adapte a tus necesidades comerciales.
Antes de comenzar
Square no proporciona asesoramiento legal y no garantizamos ni recomendamos que cualquier contrato sea apropiado para tus propósitos ni que sea ejecutable en cualquier jurisdicción. Consulta los Términos y condiciones de Contratos Square.
No es posible agregar una factura o un presupuesto cuando se envía un contrato a varios destinatarios.
Los campos de contrato personalizados están disponibles con una suscripción a Citas Square Premium o Facturas Square Plus.
Presentamos nuestra integración con Citas Square. Ahora puedes conectar los contratos con tus servicios para una solución automatizada y sin contacto, para el envío de correos electrónicos a fines de obtener firmas de clientes para su próxima cita. Obtén más información sobre cómo crear formularios digitales automáticos con Citas Square.
Paso 1: Elige una plantilla
Comienza a crear tus contratos con nuestras plantillas estándar o crea y personaliza una plantilla de contratos personalizada para tu negocio. Al agregar información y cláusulas específicas del negocio, puedes ahorrar tiempo y actualizar fácilmente cualquier contrato futuro.
Plantilla estándar
Esta plantilla de contrato te da autorización para guardar la información de la tarjeta de un cliente y realizar cobros de ella según se acuerde. Utilízalo para clientes frecuentes o servicios de suscripción. Una vez que un cliente firme y envíe este contrato, la información de su tarjeta se agregará automáticamente a su perfil del Directorio de clientes en Tarjetas guardadas.
Plantilla personalizada
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Contratos > Plantillas.
Haz clic en Crear una plantilla.
Ingresa el nombre y la descripción de la plantilla.
Ingresa el nombre del contrato, la descripción y el mensaje para el cliente. Haz clic en Siguiente.
Agrega una cláusula nueva o existente o agrega nuevos campos personalizados.
Haz clic en Guardar.
Paso 2: Agrega cláusulas
Configura la biblioteca de cláusulas
Usa la biblioteca de cláusulas para crear y administrar un conjunto de cláusulas personalizadas que puedes agregar a cualquier contrato o plantilla. Al personalizar las cláusulas según las necesidades de tu negocio, ayuda a proporcionar transparencia y comunicación antes de que tú y tus clientes puedan llegar a un acuerdo.
Puedes crear tres tipos de cláusulas personalizadas:
Cláusulas de la biblioteca: Crea una cláusula personalizada en tu biblioteca para agregar cualquier plantilla o contrato individual. Solo puedes crear, editar o borrar cláusulas de la biblioteca desde ahí mismo.
Cláusulas de plantilla: cláusulas personalizadas creadas para plantillas personalizadas específicas.
Cláusulas de contrato: cláusulas personalizadas creadas para contratos individuales.
Agregar cláusula al contrato
A medida que agregas cláusulas, puedes editar, duplicar o eliminar las personalizadas, así como utilizar la barra de búsqueda para navegar por la biblioteca.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Contratos > Cláusulas.
- Haz clic en (+) junto a Agregar nueva cláusula. Si tienes cláusulas existentes, haz clic en Agregar cláusula personalizada.
- Ingresa el título o la descripción de la cláusula.
- También puedes marcar la casilla si solicitas las iniciales del cliente como obligatorias.
- Haz clic en Guardar.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Contratos > Cláusulas.
- Haz clic en (+) junto a Agregar nueva cláusula. Si tienes cláusulas existentes, haz clic en Agregar cláusula personalizada.
- Haz clic en Generar contenido.
- Ingresa el título de la cláusula y la descripción del mensaje, elige la duración y haz clic en Generar.
- Revisa la respuesta. Puedes usar la opción proporcionada haciendo clic en Usar respuesta o generar una nueva respuesta haciendo clic en Regenerar.
- También puedes marcar la casilla si solicitas las iniciales del cliente como obligatorias.
- Haz clic en Guardar.
Paso 3: Crear y enviar un contrato
Una vez que crees tus plantillas, puedes crear un contrato y elegir a tus destinatarios. A continuación, crearemos contratos independientes para cada destinatario y los enviaremos por separado para su firma. Puedes enviar contratos en grupos de hasta 20 destinatarios.
El envío de contratos en grupo no está diseñado para las negociaciones con varias partes en las que varios firmantes deben revisar y completar el mismo contrato.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Contratos.
- Selecciona Crear contrato.
- Selecciona una de las plantillas estándar anteriores.
- Ingresa los detalles del contrato; incluidos los destinatarios, el nombre del contrato, las notas adicionales, la información de pago (si corresponde) y cualquier archivo adjunto, como una Factura Square o un presupuesto aceptado. Haz clic en Siguiente.
- Si quieres incluir una solicitud de depósito en el contrato, en la sección de Calendario de pagos del contrato, selecciona Pagos múltiples. Esto te permite dividir el costo total de un proyecto en dos pagos: un depósito y un pago final.
- Agrega las cláusulas correspondientes o agrega nuevos campos personalizados. También puedes agregar condiciones de pago; estas cláusulas abordan la información de pago, como devoluciones, reembolsos, gastos y garantías. Haz clic en Siguiente.
- Agrega tu firma electrónica.
- Haz clic en Compartir o Guardar como borrador.
Solo puedes agregar un contrato desde las aplicaciones Punto de venta Square y Facturas Square adjuntando un contrato existente a una factura o presupuesto. Los contratos solo se pueden crear y editar desde el Panel de Datos Square.
Consulta cómo crear y enviar facturas.
Paso 4: Hacer que los clientes firmen un contrato
Si optas por enviar tu contrato por correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico de Contratos Square. Cuando el destinatario abra el correo electrónico, aparecerá el nombre de tu negocio y una indicación para firmar electrónicamente el contrato. Para firmar el contrato, el destinatario deberá:
Tu cliente puede hacer clic en Revisar y firmar en el correo electrónico.
Pueden consultar el contrato y colocar su inicial y su firma de manera electrónica y segura.
Selecciona Finalizar y enviar para finalizar el contrato. Se enviará por correo electrónico una copia en PDF del contrato finalizado a ti y al destinatario para guardar en los registros. Puedes volver a enviar una copia del contrato en cualquier momento desde el Panel de Datos Square.
Paso 5: Adjunta un contrato (opcional)
Puedes vincular contratos a Facturas Square, presupuestos o pagos específicos en tu Panel de Datos Square, ya sea desde la página Transacciones o cuando crees una nueva Cita Square.
Al adjuntar contratos a las transacciones, puedes realizar un seguimiento de toda la información importante sobre una venta en particular en un solo lugar. Este proceso también es una buena manera de administrar reclamos si un cliente alguna vez hace un reclamo por un pago.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas > Resumen.
- Selecciona Crear factura. Una vez que completes los detalles de la factura requeridos, desplázate hacia abajo a Más opciones y haz clic en Agregar junto a Contratos Square.
- Selecciona Nuevo contrato o Contrato existente y sigue los pasos.
- En la página Factura nueva, los suscriptores a Facturas Plus pueden activar la opción Requerir que los contratos no firmados se firmen antes del pago. Esta configuración requiere que el cliente firme un contrato antes de realizar un pago.
- Cuando tengas todo listo, haz clic en Vista previa, Guardar como borradoro Enviar.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas > Presupuestos.
- Selecciona Crear presupuesto. Una vez que completes los detalles de la factura requeridos, desplázate hacia abajo hasta Detalles del presupuesto y haz clic en Adjuntar un contrato de Square.
- Adjunta al presupuesto contratos previamente creados y compartidos.
- Verifica el presupuesto y, luego, haz clic en Guardar como borrador o Siguiente.
- Termina de completar los detalles del presupuesto y, luego, haz clic en Guardar como borrador o Enviar.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Transacciones.
- Selecciona la transacción para consultar la información correspondiente.
- Haz clic en los (•••) y, luego, selecciona Adjuntar un contrato en el menú desplegable.
- Usa la herramienta de búsqueda para seleccionar el contrato que desees adjuntar, luego, haz clic en Guardar.
Con Citas Square, puedes enviar automáticamente formularios digitales, también conocidos como Contratos Square, una vez que se reserve una nueva cita. Los formularios digitales protegen a tu negocio al recopilar información importante de los clientes antes de las citas o clases.
Puedes crear plantillas de formularios personalizadas que se adapten a las necesidades únicas de tu negocio, como formularios de admisión o acuerdos de política de cancelación, recibir y hacer un seguimiento de los acuerdos de los clientes, y elegir que los formularios se envíen a los clientes que aún no hayan firmado o que reserven ciertos servicios. Puedes personalizar los formularios digitales por sucursal.
Obtén más información sobre cómo crear formularios digitales automáticos con Citas Square.
