Créer et envoyer des contrats Square
À propos des contrats Square
Avec les contrats Square, vous pouvez créer et envoyer des contrats directement à partir de votre tableau de bord Square et de l’application Factures Square. Établissez des accords de service clairs avec vos clients, assurez la sécurité des signatures numériques et protégez-vous contre d’éventuels litiges de paiement. Vous pouvez également utiliser nos modèles standard ou créer votre propre modèle personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise.
Avant de commencer
Square ne fournit aucun avis juridique et ne peut garantir qu’un modèle de contrat donné est adapté à vos besoins ou applicable dans un territoire donné. Consultez les Conditions générales des Contrats Square.
L’ajout d’une facture ou d’une estimation n’est pas pris en charge pour l’envoi d’un contrat à plusieurs destinataires.
L’option des champs de contrat personnalisés est offerte dans le cadre d’un abonnement à Rendez-vous Premium ou à Factures Plus.
Voici Rendez-vous Square. Vous pouvez maintenant lier des accords à vos services pour une solution automatisée et sans contact afin d’envoyer des courriels et d’obtenir la signature de vos clients pour leur prochain rendez-vous. Découvrez comment create automated digital forms with Square Appointments.
Étape 1 : choisir le modèle
Commencez à créer des contrats avec nos modèles standards ou développez un modèle de contrat et personnalisez-le pour votre entreprise. En ajoutant des informations et des clauses propres à votre entreprise, vous pouvez gagner du temps et mettre à jour facilement tous les contrats à venir.
Modèle standard
Ce modèle de contrat vous donne l’autorisation d’enregistrer les informations de la carte d’un client et de facturer comme convenu. Utilisez-le pour les clients réguliers ou les services d’abonnement. Une fois qu’un client signe et soumet le contrat, les informations de sa carte sont automatiquement ajoutées à son profil Répertoire de clients sous Carte enregistrée.
Définissez des attentes claires avec vos clients concernant les conditions d’utilisation d’un service fourni.
Modèle personnalisé
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Contrats > Modèles.
Cliquez sur Créer un modèle.
Saisissez le nom et la description du modèle.
Saisissez le nom du contrat, sa description et le message au client. Cliquez sur Suivant.
Ajoutez une clause nouvelle ou existante ou ajoutez de nouveaux champs personnalisés.
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 2 : ajouter des clauses
Configurer le répertoire de clauses
Utilisez le répertoire des clauses pour créer et gérer un ensemble de clauses personnalisées qui peuvent être ajoutées à n’importe quel contrat ou modèle de contrat. En personnalisant les clauses en fonction des besoins de votre entreprise, vous contribuez à la transparence et à la communication avant que vous et vos clients puissiez conclure un accord.
Vous pouvez créer trois types différents de clauses personnalisées :
Clauses du répertoire : créez une clause personnalisée dans votre répertoire de clauses afin de pouvoir l’ajouter à un modèle de contrat ou à un contrat unique. Vous ne pouvez créer, modifier ou supprimer des clauses du répertoire qu’à partir de celui-ci.
Clauses de modèle : clauses personnalisées créées pour des modèles personnalisés en particulier.
Clauses de contrat : clauses personnalisées créées pour des contrats uniques.
Ajouter une clause au contrat
Au fur et à mesure que vous ajoutez des clauses, vous pouvez modifier, dupliquer ou supprimer vos clauses personnalisées, ou utiliser la barre de recherche pour parcourir votre répertoire de clauses.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Contrats > Clauses.
- Cliquez sur (+) à côté de Ajouter une nouvelle clause. Si vous avez des clauses existantes, cliquez sur Ajouter une clause personnalisée.
- Saisissez le titre ou la description de la clause.
- Vous pouvez aussi cocher la case si vous avez besoin des initiales du client.
- Cliquez sur Enregistrer.
Étape 3 : créer et envoyer un contrat
Une fois que vous avez créé vos modèles, vous pouvez créer un contrat et choisir les destinataires. Nous créerons ensuite des contrats indépendants pour chaque destinataire et les enverrons séparément pour signature. Vous pouvez envoyer des contrats en masse à un maximum de 20 destinataires à la fois.
L’envoi de contrats en masse n’est pas destiné aux négociations multipartites où plusieurs signataires doivent examiner et remplir le même contrat.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Contrats.
- Sélectionnez Créer un contrat.
- Sélectionnez l’un des modèles standard énumérés ci-dessus.
- Saisissez les détails du contrat, notamment le(s) destinataire(s), le nom du contrat, les notes supplémentaires, les renseignements de paiement (le cas échéant) et les pièces jointes, telles qu’une facture Square ou une estimation acceptée. Cliquez sur Suivant.
- Si vous souhaitez inclure une demande d’acompte dans le contrat, dans la section Calendrier des paiements du contrat, sélectionnez Paiements multiples. Vous pourrez ainsi répartir le coût total d’un projet en deux paiements : un acompte et un paiement final.
- Ajoutez les clauses pertinentes ou ajoutez de nouveaux champs personnalisés. Vous pouvez également ajouter des modalités de paiement. Ces clauses traitent des renseignements sur les paiements comme les remboursements, les dépenses et les garanties. Cliquez sur Suivant.
- Ajoutez votre signature électronique.
- Cliquez sur Partager ou sur Enregistrer comme brouillon.
Vous ne pouvez ajouter un contrat à partir des applications Factures Square et Solution PDV Square qu’en joignant un contrat existant à une facture ou à une estimation. Les contrats peuvent uniquement être créés et modifiés à partir du Tableau de bord Square.
Découvrez comment créer et envoyer des factures.
Étape 4 : demander aux clients de signer un contrat
Si vous envoyez un contrat par courriel, le destinataire reoit un courriel de Contrats Square. Lorsqu’il ouvre le courriel, il voit le nom de votre entreprise ainsi qu’une invitation à signer le contrat de façon électronique. Pour signer le contrat, voici les étapes du destinataire :
Le client peut cliquer sur Relire et signer dans le courriel.
Afficher le contrat en mode sécurisé, puis parapher et signer de façon électronique.
Sélectionner Terminer et envoyer pour finaliser le contrat. Une copie PDF du contrat finalisé vous est envoyée par courriel, ainsi qu’au destinataire, pour archivage. Vous pouvez envoyer à nouveau une copie du contrat à tout moment à partir de votre Tableau de bord Square.
Étape 5 : joindre un contrat (facultatif)
Vous pouvez lier des contrats à des factures Square, des devis ou des paiements particuliers dans votre Tableau de bord Square, soit à partir de la page Transactions, soit lorsque vous créez un nouveau rendez-vous Square.
En joignant des contrats aux transactions, vous gardez la trace en un seul endroit de toutes les informations importantes à propos d’une vente particulière. Ce processus est aussi une bonne pratique pour gérer plus facilement les litiges lorsque des clients contestent des paiements.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiement (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Aperçu.
- Sélectionnez Créer une facture. Une fois que vous avez rempli les détails de facturation requis, faites défiler jusqu’à Plus d’options et cliquez sur Ajouter à côté de Contrats Square.
- Choisissez Nouveau contrat ou Contrat existant et suivez les étapes indiquées.
- Sur la page Nouvelle facture, les abonnés à Factures Plus peuvent activer l’option Exiger que les contrats non signés soient signés avant le paiement. Ce paramètre exige que votre client signe un contrat avant d’effectuer un paiement.
- Cliquez sur Aperçu, Enregistrer comme brouillon ou Envoyer lorsque tout est prêt.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements, ou encore Paiements) > Factures > Estimations.
- Sélectionnez Créer une estimation. Une fois que vous avez rempli les détails de facturation requis, faites défiler jusqu’à Détails de l’estimation et cliquez sur Joindre un contrat Square.
- Joignez les contrats déjà créés et partagés à votre estimation.
- Vérifiez l’estimation, puis cliquez sur Enregistrer comme brouillon ou sur Suivant.
- Terminez de remplir les détails de l’estimation, puis cliquez sur Enregistrer comme brouillon ou sur Envoyer.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Transactions.
- Sélectionnez la transaction pour afficher les détails.
- Cliquez sur (•••), puis sélectionnez Joindre un contrat dans le menu déroulant.
- Utilisez l’outil de recherche pour sélectionner le contrat Square que vous voulez joindre, puis cliquez sur Enregistrer.
Avec Rendez-vous Square, vous pouvez envoyer automatiquement des formulaires numériques, également appelés Contrats Square, dès qu’un nouveau rendez-vous est pris. Les formulaires numériques protègent votre entreprise en recueillant des renseignements importants sur les clients avant un rendez-vous ou un cours.
Vous pouvez également créer des modèles de formulaires personnalisés pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise, tels que des formulaires d’admission ou des ententes de politique d’annulation, recevoir et suivre les ententes avec les clients, et choisir d’envoyer des formulaires aux clients qui n’ont pas encore signé ou qui réservent certains services. Vous pouvez personnaliser les formulaires numériques par point de vente.
En savoir plus sur la manière de créer des formulaires numériques automatisés avec Rendez-vous Square.
