Información fiscal del empleador de Washington
Acerca de la información fiscal del empleador de Washington
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para registrarte en Nómina Square en Washington, debes registrarte con las agencias tributarias correspondientes para que podamos pagar y declarar tus impuestos estatales.
Para el Departamento de hacienda de Washington, necesitas tu:
Número de negocio unificado (UBI) (9 dígitos)
Para el Departamento de Labor e Industrias (L&I) de Washington, necesitas tu:
Identificación de cuenta del Departamento de Trabajo e Industrias (L&I) (8 dígitos)
Código de activación del participante (Participant Activation Code, PAC) (hasta 8 dígitos, agrega ceros al final si tienes menos de 8)
Para el Departamento de Seguridad de Empleo de Washington, necesitas tu:
Número de referencia de Seguridad de Empleo (ES) (12 dígitos)
Tasa de impuesto total del Departamento de Seguridad de Empleo
Tasa del Fondo de Administración de Empleo (EAF, por sus siglas en inglés)
Factor de experiencia de la compensación laboral
Información de impuestos estatales a la nómina de Washington
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales.
Departamento de Seguridad de Empleo de Washington (ESD)
Informe de impuesto y salario de seguro de desempleo (5208A y 5208B): se presenta trimestralmente
Pago de impuestos del seguro de desempleo: se presenta trimestralmente
Licencia familiar y médica paga de Washington: se presenta trimestralmente
Departamento de Labor e Industrias (L&I) de Washington
Informe trimestral del empleador de compensación de trabajadores (F212-055-000): se presenta trimestralmente
Pago de prima de compensación de trabajadores: se presenta trimestralmente
Departamento de Salud y Servicios Sociales de Washington (DSHS, por sus siglas en inglés)
Informe de nueva contratación: archivos por nuevo empleado
Pagos de impuestos de nómina de Washington
Para realizar el pago de impuestos del seguro de desempleo de Washington, debes estar registrado en el Departamento de Seguridad de Empleo y tener un número de referencia de seguridad de empleo (ES, por su sigla en inglés) y un número de identificador de negocio unificado (UBI, por su sigla en inglés). Si no tienes una cuenta, deberás registrarte en línea a través del sistema Acceso seguro de Washington (SAW, por su sigla en inglés). Las declaraciones trimestrales de retenciones fiscales vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: vence el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero).
Para pagar tus impuestos, puedes usar los Servicios de administración de cuentas del empleador (EAMS, por sus siglas en inglés) o ePay. Asegúrate de tener a mano tu número de referencia de Seguridad de Empleo (ES, por su sigla en inglés), tu número de identificación federal (FEIN, por su sigla en inglés) y tu número de identificador de negocio unificado (UBI, por sus siglas). Sigue las indicaciones para ingresar el monto y el método de pago.
Si tienes preguntas sobre los impuestos del seguro de desempleo en Washington, comunícate con el Departamento de Seguridad de Empleo de Washington llamando al 855-829-9243 o visita su sitio web.
Para realizar pagos de impuestos de Compensación de Trabajadores de Washington, debes registrarte en el Departamento de Trabajo e Industrias y tener una identificación de cuenta activa. Las declaraciones trimestrales de retenciones fiscales vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: vence el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero).
Presenta, paga y regístrate directamente en el sitio web MyL&I de Washington.
Si tienes preguntas sobre los impuestos de compensación de trabajadores de Washington, comunícate con la línea de Servicios para Empleadores del Departamento de Trabajo e Industrias de Washington al 360-902-4817 o envía un correo electrónico a WebSupport@lni.wa.gov.
Efectuar declaraciones de impuestos de desempleo en Washington
Regístrate como un nuevo negocio en Washington
Cuentas de impuestos
Antes que nada, necesitarás presentar una solicitud de licencia comercial ante el Departamento de Hacienda de Washington. Esta única solicitud también abrirá una cuenta de seguro de desempleo y una cuenta de compensación de trabajadores para tu negocio. Tu solicitud se procesará en unos 10 días.
Si ya presentaste la Solicitud de Licencia para Negocio, continúa a las secciones de más abajo.
Tasas de impuestos
Tu Tasa de impuesto total del Departamento de Seguridad de Empleo es la suma de tu Tasa de impuesto de seguro de desempleo y la Tasa del Fondo de Administración de Empleo, es decir, Tasa de impuesto total del Departamento de Seguridad de Empleo = Tasa de impuesto de seguro de desempleo + Tasa EAF.
Se te asignará una tasa de impuesto con base en tu sector comercial.
Para más información, contacta a la agencia al (855) 829-9243.
Es del 0.02% y del 0.03%. Puedes comunicarte con la agencia al (360) 902-9670 para verificar qué tarifa aplica en tu caso.
El Factor de experiencia para los nuevos empleadores es 1.0. Para obtener más información, comunícate con la agencia al (360) 902-9670.
Busca tus números de identificación y tasa de impuesto de Washington
Cuentas de impuestos
Puedes encontrar tu Número de Empresa Unificado en línea.
Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (800) 451-7985.
Puedes encontrar tu Número de Referencia ES en línea o en la Notificación de Tasa de Impuesto enviada por correo por el Departamento de Seguridad de Empleo del Estado de WA.
Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (855) 829-9243.
Puedes encontrar tu identificación de cuenta de L&I en línea.
Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (360) 902-4817.
Para ver tu código de clase de riesgo asignado ve a lni.wa.gov y búscalo ingresando el número de cuenta de compensación al trabajador (Número de identificación de la cuenta de L&I).
Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (360) 902-4817.
Puedes encontrarlo en el extremo superior izquierdo de tu informe trimestral del empleador, la notificación de tasa o la carta de nueva cuenta. Si tu PAC tiene menos de 8 dígitos, agrega ceros al final.
Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (360) 902-4817.
Tasas de impuestos
Tu Tasa de impuesto total del Departamento de Seguridad de Empleo es la suma de tu Tasa de impuesto de seguro de desempleo (UI, por sus siglas en inglés) y la Tasa del Fondo de Administración de Empleo (EAF, por sus siglas en inglés).
Puedes ubicar tu Tasa de impuesto del seguro de desempleo (UI) y la Tasa del Fondo de Administración de Empleo (EAF) en la Notificación de tasa de impuestos que te envió el Departamento de Seguridad de Empleo del Estado de Washington. Si no lo encuentras, comunícate con la agencia al 360-902-9670.
Si bien Nómina Square te asistirá con la verificación de tus tasas de impuestos todos los trimestres, debido a que proporcionaste un Número de Referencia de Seguridad del Empleo válido, tú eres responsable de asegurar que las tasas de impuestos se reflejen con precisión en el Panel de Datos Square.
Información de empleado de Washington
A partir diciembre de 2013, los directores corporativos que brindan servicios en Washington están exentos automáticamente del seguro de desempleo, salvo que el empleador solicite específicamente que los cubra. Esta exención (optar por el seguro de desempleo) puede ser solo hecha por las corporaciones. No se aplica a empresas unipersonales, socios de sociedades ni gerentes de sociedades de responsabilidad limitada (LLC), etc.
Si un director corporativo desea tomar parte en el Seguro de desempleo del estado de Washington, debe completar el Formulario de elección voluntaria y el Departamento de Seguridad de Empleo de Washington debe aprobar la solicitud. Si un director corporativo decide tomar parte, entonces TODOS los otros directores corporativos deben tomar parte también. Este formulario debe presentarse cada dos años en el Departamento de Seguridad de Empleo de Washington.
Para más información, lee estas preguntas frecuentes o contacta al Departamento de Seguridad de Empleo al (360) 902-9360.
Las empresas unipersonales, los socios, los directores corporativos de empresas con fines de lucro y los miembros y gerentes de las Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLC) están normalmente exentas del seguro de compensación de trabajadores. Para optar a él de forma voluntaria, deben presentar el Formulario para cobertura electiva en el Departamento de Trabajo e Industrias de Washington.
Es posible que ciertos tipos de ingresos no estén sujetos al Impuesto Federal de Desempleo (FUTA). Consulta la Publicación 15 y la Publicación 15-A para determinar si esta exención aplica a tu negocio. El sitio web del IRS para trabajadores por cuenta propia y pequeños negocios también define cómo esta exención aplica a los empleados, accionistas y directores corporativos de las sociedades anónimas tipo S.
Programa de licencia familiar paga de Washington
Washington requiere que la mayoría de los empleadores y empleados paguen primas de licencia familiar y médica paga. El Programa de licencia familiar y médica paga del estado de Washington se financia a través de las primas pagadas por los empleadores y los trabajadores en forma de retenciones de sueldo y lo administra el Departamento para la Seguridad del Empleo (ESD, por sus siglas en inglés). El programa permite a los empleados elegibles tomar hasta 12 semanas de licencia para cuidar a un nuevo hijo, atender a un pariente cercano con una afección de salud grave y para ciertos eventos relacionados con el servicio militar.
Nómina Square admite cálculos de primas del Programa de licencia familiar y médica paga del estado de Washington, retenciones a empleados, pagos de primas e informes de primas.
Revisa los ajustes específicos de tu cuenta
Los empleadores con menos de 50 empleados no están obligados a pagar la parte del empleador de la prima, pero pueden optar por ser elegibles para la Asistencia a pequeños negocios. El tamaño de tu negocio se calcula anualmente el 30 de septiembre de cada año. Se basa en el promedio de empleados en los últimos cuatro trimestres, según se refleja en los informes presentados al Departamento para la Seguridad del Empleo, no en la cantidad de puestos de trabajo a tiempo completo.
Si tu negocio cumple con los requisitos, sigue estas indicaciones:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal y nómina > Nómina > Información de impuestos.
- Selecciona Editar junto a la información de tu cuenta de impuestos estatales y selecciona Tengo menos de 50 empleados y no opté por pagar la parte del empleador de las primas de licencia familiar y médica paga para la licencia familiar y médica paga de WA.
Todos los empleadores, independientemente de cuántos empleados tengan, son responsables de cobrar y remitir la participación de los empleados de la prima total.
Todos los empleados de Washington están obligados a participar, con algunas excepciones. Los trabajadores independientes, los empleados federales y las tribus federalmente reconocidas están exentos del programa, pero las tribus y las personas que trabajan por cuenta propia pueden optar por participar.
Para marcar a un empleado como exento del programa, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal y nómina > Equipo.
- Selecciona al empleado de la lista de miembros del equipo.
- En la sección Ajustes de impuestos del perfil, selecciona Exento del Programa de licencia médica y familiar paga de Washington.
Para obtener información adicional sobre el programa de licencia médica y familiar paga de WA, consulta el sitio web de licencia paga de Washington.
Agregar Nómina Square como usuario autorizado para la Licencia familiar paga de Washington
Para declarar y pagar los impuestos de la Licencia familiar paga de Washington, se debe agregar a Nómina Square como usuario autorizado.
Para agregar o administrar usuarios, sigue estos pasos:
Firma con tu Cuenta de Licencia familiar paga.
En la página de inicio del empleador, selecciona Administrar cuenta > Mantenimiento de usuarios.
Selecciona Agregar usuario.
-
En la página Administrar usuario interno, ingresa la siguiente información:
Nombre: Nómina Square
Nombre de usuario de SAW: squarepayroll
Dirección de correo electrónico: squarepayroll@squareup.com
-
Para Funciones, selecciona estas funciones para que Nómina Square tenga acceso:
Detalle de empleo y salario
Pagos
Para Estado de la cuenta, selecciona Activo > Guardar.
Fondo Washington Cares
Washington requiere que la mayoría de los empleados paguen primas al Fondo Washington Cares (WA Cares). El programa Washington Cares Fund se financia a través de las primas pagadas por los empleados en forma de retenciones de sueldo y lo administra el Departamento para la Seguridad del Empleo de Washington (WA ESD, por sus siglas en inglés). El programa permite a los empleados elegibles que hayan contribuido a lo largo de sus años laborales recibir hasta $36,500 de atención a largo plazo, a partir de julio de 2026. Long-term carese refiere a los servicios para ayudar a una persona que no puede realizar tareas cotidianas por sí misma. A menos que estén exentos, todos los empleados de Washington estarán sujetos a un impuesto del 0.58% sobre todos los salarios brutos. Las contribuciones al Fondo WA Cares no están limitadas al máximo imponible para la seguridad social.
Nómina Square admite cálculos de primas del Fondo WA Cares, retenciones a empleados, pagos de primas e informes. Las contribuciones se mostrarán en los talones de pago de los empleados como "Fondo Washington Cares del Estado de Washington". A partir de la presentación de impuestos del tercer trimestre de 2023, WA Cares se informará trimestralmente al WA ESD en el mismo informe que tu Programa pago de licencia médica y familiar de Washington (PFML, por sus siglas en inglés). Puedes acceder a este informe en tus Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. El nombre del informe es “Informe de licencia médica y familiar paga de Washington e Informe del Fondo WA Cares”.
Todos los empleados de Washington están obligados a participar, con algunas excepciones. Los empleados pueden solicitar una exención si alguna de las siguientes situaciones se aplica a ellos:
- Domicilio fuera del estado: la residencia principal está fuera de Washington.
- Trabajo temporal en Washington con una visa de no inmigrante: debe ser titular de una visa de no inmigrante para trabajadores temporales.
- Cónyuge o pareja de hecho registrada de un militar en servicio activo: está casado o tiene una pareja de hecho registrada con un miembro en servicio activo de las fuerzas armadas de los EE. UU.
- Veterano con una discapacidad del 70% o más relacionada con el servicio: debe estar clasificado por el Departamento de Asuntos de Veteranos de EE. UU. como tener una discapacidad relacionada con el servicio del 70% o más.
Los empleados deben solicitar una exención con la WA ESD. Después de que su solicitud de exención sea aprobada, recibirán una carta de aprobación de exención. Los empleados deben proporcionar la carta de aprobación de exención a su empleador para que se los marque como exentos. Para obtener información adicional sobre las exenciones, visita el sitio web del Fondo Washington Cares.
Para marcar a un empleado como exento del programa, sigue estos pasos:
- Recopila una copia de la carta de aprobación de exención del empleado
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal y nómina > Equipo.
- Selecciona al empleado de la lista de miembros del equipo.
- Ve a la sección Ajustes de impuestos del perfil y selecciona Este empleado tiene una exención aprobada del Fondo Washington Cares.
- La exención entrará en vigencia el mismo trimestre en que se marque la casilla. Si necesitas que una exención entre en vigencia en un trimestre futuro, comunícate con el equipo de Asistencia al cliente.