Información fiscal del empleador de Illinois
Acerca de la información fiscal del empleador de Illinois
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para suscribirse a Nómina Square en Illinois, debes ser un empleador registrado en el Departamento de Hacienda de Illinois (IDOR) y el Departamento de Seguridad del Empleo de Illinois (IDES), y proporcionarnos tu Número de cuenta del seguro de desempleo de Illinois y tu Tasa de contribución del seguro de desempleo (UI).
El Departamento de Seguridad Laboral de Illinois generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos de desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sitio web de Illinios o comunícate directamente con el Departamento de Seguridad Laboral de Illinois para determinar tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.
Información de impuestos de nómina de Illinois
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales
Departamento de Seguridad Económica (IDES)
Informe mensual de salario: procesado mensualmente
Pago de seguro de desempleo: procesado trimestralmente
Informe de contribución y salario del empleador (UI-3/40): procesado trimestralmente
Informe de nuevos empleados: procesado por nuevo empleado
Cupón de pago del Departamento de Hacienda (IL-501): procesado por ejecución de pago
Declaración de impuestos sobre la renta retenidos (IL-941): procesada trimestralmente
Declaración de salarios e impuestos (IL W-2): procesada anualmente
Efectuar pagos de impuestos de nómina de Illinois
Para realizar pagos de impuestos sobre la renta en Illinois, debes registrarte en el Departamento de Hacienda de Illinois y tener un número de identificación de contribuyente de Illinois (también conocido como número de identificación de cuenta del Departamento de Hacienda de Illinois (IDOR, por sus siglas en inglés), que anteriormente se llamaba número de impuestos comerciales de Illinois (IBT, por sus siglas en inglés). Si no tienes un número de cuenta, puedes registrarte en el sitio web de IDOR.
Existen dos opciones para pagar el impuesto sobre la renta.
- Para pagar en línea, puedes hacerlo a través de MyTax Illinois o mediante pago electrónico. Deberás completar un Formulario EFT-1 (Acuerdo de autorización para ciertos pagos electrónicos) antes de poder pagar con ACH Credit. Una vez que recibas tu formulario, el departamento se comunicará contigo para darte más instrucciones. Para obtener más información sobre las opciones de pago electrónico, visita el sitio web del Departamento de Hacienda de Illinois, llama al 217-782-6257 o envía un correo electrónico al ILDOR a rev.taxpay@illinois.gov.
- Para pagar por correo, completa el Formulario IL-501 y escribe un cheque a nombre del Departamento de Hacienda de Illinois. Incluye tu número de identificación de contribuyente de Illinois, tu número de identificación del empleador (EIN) y tu “IL-501” en la parte superior de tu cheque. Envía tu cheque por correo a:
Illinois Department of Revenue
PO Box 19447
Springfield, Illinois 62794-9447
Para realizar pagos de impuestos de desempleo en el estado de Illinois, debes registrarte en el Departamento de Seguridad Económica de Illinois (IDES, por sus siglas en INGLÉS). Si no tienes un número de cuenta de desempleo (también conocido como número de cuenta del seguro de desempleo), puedes registrarte en el sitio web de IDES.
Puedes hacer un pago en línea a través de Illinois TaxNet mediante transferencia electrónica de fondos o usando tu tarjeta de crédito o débito. Necesitarás un número de cupón de pago para pagar con tarjeta de crédito o débito, que se encuentra en la parte inferior de cada formulario UI-3/40 o en el documento de cobros que el Departamento envía por correo.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales sobre la renta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Illinois llamando al 800-732-8866 o visita su sitio web. Para obtener más información sobre los impuestos estatales por desempleo, comunícate con el Departamento de Seguridad Económica de Illinois al 800-244-5631 o visita su sitio web.
Efectuar declaraciones de retenciones de impuestos de nómina de Illinois
Las declaraciones trimestrales de retenciones fiscales vencen el último día del mes posterior al final del trimestre calendario (p. ej., el 30 de abril para el primer trimestre). Debes presentar el formulario IL-941 de forma electrónica. Si no puedes hacerlo, completa el Formulario IL-900-EW para solicitar una exención:
- Para presentar declaraciones y pagos en línea, utiliza el sitio web de MyTax Illinois.
- Para presentar una declaración por correo, descarga el Formulario IL-941. Si vas a hacer un pago, utiliza el cupón de pago del Formulario IL-501.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales sobre la renta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Illinois llamando al 800-732-8866 o visita el sitio web de MyTax Illinois.
Los Formularios W-2 vencen el 31 de enero para el año calendario anterior. Si eres es un empleador y el gobierno federal requiere que presentes electrónicamente el Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, durante el año, debes enviar las declaraciones electrónicamente para las retenciones y tus empleados de Illinois. Todos los demás empleadores pueden enviar declaraciones electrónicamente; sin embargo, no están obligados a hacerlo:
Para presentar una declaración en línea, utiliza el sitio web de MyTax Illinois.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales sobre la renta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Illinois llamando al 800-732-8866 o visita el sitio web de MyTax Illinois.
Los W-2 de Illinois vencen el 15 de febrero para el año calendario anterior. Si eres es un empleador y el gobierno federal requiere que presentes electrónicamente el Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, durante el año, debes enviar las declaraciones electrónicamente para las retenciones y tus empleados de Illinois. Todos los demás empleadores pueden enviar declaraciones electrónicamente; sin embargo, no están obligados a hacerlo:
Para presentar una declaración en línea, utiliza el sitio web de MyTax Illinois.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales sobre la renta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Illinois llamando al 800-732-8866 o visita el sitio web del Departamento de Hacienda de Illinois.
Efectuar declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Illinois
Los informes y los pagos del impuesto del seguro de desempleo vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: abril 30 para el primer trimestre):
- Para declarar en línea, ve a MyTax Illinois y paga los impuestos pendientes mediante transferencia electrónica de fondos (EFT) o mediante cheque.
- Para presentar una declaración por correo, descarga el Formulario UI-3/40 e incluye el formulario completo con un cheque por cualquier pago adeudado.
Debes presentar declaraciones trimestrales, incluso si no tienes contribuciones por pagar. La falta de presentación genera una sanción.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales por desempleo, comunícate con el Departamento de Seguridad Económica de Illinois al 800-244-5631 o visita su sitio web.
Modificar declaraciones de impuestos duplicadas en Illinois
El Departamento de Hacienda (DOR) de Illinois te permite corregir cualquier declaración de nómina incorrecta en tu formulario IL-941 mediante el envío del formulario IL-941-X. Inicia sesión en tu cuenta de MyTax Illinois para presentarla de forma electrónica o descarga el formulario IL-941-X para presentarla por correo. A continuación se incluyen las pautas generales para completar la enmienda de tu declaración:
- Obtén una copia del formulario IL-941 que presentaste originalmente. Esto es necesario para completar la sección “Informado previamente” de tu declaración enmendada.
- Envía tu declaración completada en línea o envíala a la dirección en el formulario.
- Presenta tu Formulario IL-941-X al DOR lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no declarar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Illinois llamando al 800-732-8866.
El Departamento de Hacienda de Illinois (IDOR) te permite corregir cualquier declaración de nómina incorrecta en un formulario IL W-2 enviado anteriormente mediante la presentación de una declaración enmendada con el formulario IL W-2c.
- Inicia sesión en tu cuenta de MyTax Illinois.
- Descarga el formulario IL W-2c.
- Usa la información del resumen de impuestos del formulario IL W-2 de Square para llenar la declaración corregida.
- Envía el formulario corregido en línea.
Presenta tu formulario IL W-2c modificado al DOR lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no informar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el Departamento de Hacienda de Illinois llamando al 800-732-8866.
El Departamento de Seguridad del Empleo de Illinois (IDES) te permite corregir cualquier nómina que se haya informado incorrectamente en un Formulario UI-3/40 enviado anteriormente, volviendo a presentar una declaración enmendada.
- Inicia sesión en tu cuenta de MyTax Illinois.
- Usa la información del resumen de impuestos del formulario UI-3/40 de Square para llenar la presentación corregida.
- Envía tu declaración corregida en línea.
Presenta tu Formulario UI-3/40 con el Departamento de Seguridad Laboral de Illinois lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no informar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta, comunícate con el IDES al 800-247-4984.
Localiza tus números de cuenta de impuestos y tasas de impuestos de Illinois
Debes ser un empleador registrado para tener un número de cuenta de desempleo y un número de identificación del contribuyente de Illinois. Es necesario registrarse para adquirir estos dos números y debemos tenerlos para hacer pagos de impuestos y declaraciones en tu nombre.
Para obtener tus números de cuenta de nómina de Illinois, regístrate en línea con MyTax Illinois. Después de que completes el registro, recibirás tu Número de cuenta de desempleo y Número de identificación del contribuyente de Illinois.
Nómina Square solo requiere los primeros siete dígitos (XXXXXXX) de tu número de cuenta de desempleo. Tu número de identificación del contribuyente (conocido también como Número de identificación para la cuenta del Departamento de Hacienda de Illinois [IDOR] o Número de contribuyente comercial de Illinois [número IBT]) normalmente coincide con los nueve dígitos (XX-XXXXXXX) de tu número de identificación del empleador (Ein) seguido de un número de secuencia de tres dígitos (XXX).
Para ubicar tu Número de cuenta de desempleo:
- Inicia sesión en tu cuenta de MyTax Illinois.
- Ubica tu Número de cuenta de desempleo en cualquier Informe de contribución y salario del empleado (Formulario UI-3/40) presentado previamente.
- Ubica tu Número de cuenta de desempleo en el Aviso de tasa de contribución que envía el Departamento de Seguridad del Empleo de Illinois en diciembre de cada año.
Para ubicar tu Número de identificación de contribuyente:
- Inicia sesión en tu cuenta de MyTax Illinois en línea.
- Ubica tu número de identificación de contribuyente en cualquier Declaración de impuestos sobre la renta retenidos de Illinois previa (Formulario IL-941)
Al registrarte a Nómina Square, debes proporcionarnos una tasa de contribución del seguro de desempleo para que podamos retener correctamente este impuesto. Para ubicar tu tasa de contribución de empleador para el seguro de desempleo, haz lo siguiente:
- Si eres un nuevo empleador, recibirás tu tasa de contribución de desempleo después de que completes el registro en MyTax Illinois. La tasa de contribución por seguro de desempleo incluye la tasa de creación de fondos.
- Si eres un empleador establecido que se está cambiando a Nómina Square, puedes buscar tu tasa en línea iniciando sesión en tu cuenta MyTax Illinois o ubicarla en el Aviso de tasa de contribución que el IDES envía cada mes de diciembre. La tasa de contribución por seguro de desempleo incluye la tasa de creación de fondos.
Si no puedes encontrar tu Tasa de contribución de seguro de desempleo, llama al IDES al 800-247-4984.
Eres responsable de asegurarte de que Nómina Square tenga la tasa de contribución de para el seguro de desempleo correcta para tu negocio. Si necesitas actualizarla, puedes hacerlo desde tus Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
Acuerdos estatales recíprocos de Nómina
Un Acuerdo recíproco es un acuerdo entre dos estados que permite a los empleados que trabajan en un estado, pero residen en otro, solicitar una exención de la retención de impuestos en el estado donde laboran. Esto significa que al empleado no se le retendrán impuestos sobre la renta de su cheque de pago para el estado donde trabaja, solo pagará impuestos sobre la renta al estado donde vive.
Un Certificado (o declaración) de No Residencia se usa para declarar que un empleado es residente de un estado que tiene un acuerdo de reciprocidad con el estado donde trabaja y, por ende, elige estar exento de la retención del impuesto sobre la renta en el estado donde trabaja. Un empleado no residente que califique para esta exención debe completar y presentar esta declaración a su empleador como autorización para que el empleador deje de retener impuestos sobre la renta estatales donde trabaja el empleado. Los empleadores deben guardar el certificado de no residencia.
Illinois tiene acuerdos recíprocos con:
Iowa
Kentucky
Michigan
Wisconsin
Los empleados no residentes deben presentar el Formulario IL-W-5-NR.