Être payé est le fondement de toute entreprise. Ce guide comprend un aperçu complet du traitement des paiements, son fonctionnement et les dernières technologies de paiement.
Introduction - Accepter des paiements
Être payé : le fondement de toute entreprise. Mais si vous venez de vous lancer, le monde des paiements peut être déconcertant. Même si votre entreprise existe depuis des années, vous devez vous tenir au courant de l’évolution du paysage des paiements. Pas de panique, ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur les paiements en tant que propriétaire d’entreprise.
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Le logiciel de caisse Square facilite la vente en personne, en ligne, par téléphone ou sur le terrain. Il est simple à utiliser - aucune formation n’est nécessaire.
Quatre questions fréquemment posées sur les paiements
1. Comment puis-je accepter des paiements ?
Pour accepter les paiements, vous devez vous doter d’un système de point de vente (PDV). Votre point de vente doit être en mesure de gérer l’argent liquide, les cartes bancaires et les paiements mobiles.
2. Comment les ventes sont-elles déposées ?
Vous devez connecter votre compte bancaire à votre point de vente. Le transfert de fonds avec Square est rapide - généralement dans les 36 heures suivant la transaction ou en un à deux jours ouvrables. Vous pouvez également configurer le transfert instantané avec Square et envoyer des fonds sur votre compte bancaire en quelques secondes.
3. Qu’est-ce qu’une rétrofacturation ?
Les rétrofacturations se produisent lorsque les clients contestent un débit de votre entreprise auprès de la banque émettrice de leur carte. Lorsqu’une rétrofacturation a lieu, les fonds en litige sont retenus par le commerçant jusqu’au règlement de la situation.
4. Comment puis-je accepter les paiements mobiles ?
Les paiements sans contact (NFC) sont sûrs, rapides et pratiques. Pour accepter les paiements mobiles comme Apple Pay, Google Pay et Samsung Pay, vous avez besoin d’un lecteur de paiements équipé de la technologie NFC.
Choisir un matériel PDV - Point de Vente
Pour accepter les paiements, vous avez besoin d’un système de point de vente (PDV). Ce système est doté d’un matériel qui vous permet de traiter les paiements et d’un logiciel qui vous permet d’ajouter des articles et d’enregistrer les clients. Votre système de point de vente se charge également d’acheminer les fonds vers votre compte bancaire après que vous ayez effectué une vente.
Lorsque vous envisagez d’acheter un système de point de vente pour votre entreprise, assurez-vous qu’il accepte non seulement l’argent liquide, mais aussi les cartes bancaires et les paiements mobiles sans contact (NFC). De plus en plus, les gens délaissent l’argent liquide et les chèques et optent plutôt pour les cartes bancaires et les portefeuilles mobiles.
Votre système de point de vente doit pouvoir faire beaucoup plus que simplement traiter les paiements. Recherchez une caisse avec un logiciel qui peut vous aider à gérer votre entreprise de fond en comble (rapports de vente, gestion des stocks, gestion des employés, base de données clients, etc.) Considérez votre point de vente comme un centre de commandement pour votre entreprise. Lisez notre guide complet des systèmes de point de vente pour en savoir plus.
Obtenir des dépôts
Pour obtenir des dépôts à partir des ventes, vous devez connecter votre point de vente à votre compte bancaire. Cette opération est simple et rapide avec Square (découvrez comment relier votre compte bancaire à Square). Il faut généralement compter environ cinq jours (hors week-ends et jours fériés) pour vérifier le compte bancaire, puis vous pouvez commencer. En savoir plus sur la façon de connecter votre compte bancaire à Square.
La gestion efficace de votre trésorerie peut avoir un impact considérable sur le succès de votre entreprise. Recherchez un système offrant des transferts fiables et rapides.
Les transferts de Square sont fiables et rapides. Avec notre programme de dépôt standard, les fonds sont généralement déposés dans les 36 heures ou un à deux jours après une transaction. Si votre entreprise a des horaires particuliers, vous pouvez également personnaliser l’heure à laquelle vous souhaitez que les transactions soient regroupées pour un transfert quotidien (c’est ce qu’on appelle l’heure de « clôture de la journée »). Square propose également le transfert instantané, qui vous permet d’envoyer instantanément les ventes sur votre compte bancaire.
Gérer les reçus
Vous devez donner à vos clients une preuve de leur transaction (ou leur proposer de le faire). Votre point de vente doit pouvoir s’en charger également, soit par le biais d’une imprimante de reçus papier périphérique, soit par le biais de reçus numériques. De plus en plus, les entreprises et les clients préfèrent les reçus numériques, c’est-à-dire les reçus envoyés par courriel ou par SMS, comme confirmation de paiement. Les reçus numériques permettent d’économiser du papier et sont beaucoup plus pratiques. Ils sont également beaucoup plus faciles à conserver (car, soyons honnêtes, les reçus papier finissent souvent à la poubelle).
En plus de tous les détails de la vente (y compris les taxes, les frais ou les réductions éventuelles), vos reçus doivent inclure le nom et les coordonnées de votre entreprise. Les reçus numériques Square (que vous pouvez envoyer par e-mail à un client directement après avoir réalisé une vente) offrent également d’autres avantages, notamment un endroit où les clients peuvent vous envoyer rapidement des commentaires sur leur expérience. Découvrez toutes les fonctionnalités des reçus Square ici.
Gérer les factures
Si vous travaillez dans le secteur des services, il est probable que vous deviez créer et envoyer des factures pour être payé. Tout comme pour les reçus, vous pouvez opter pour le papier ou les factures. Sur vos factures, veillez toujours à inclure les informations relatives à votre entreprise (nom, e-mail, adresse physique, numéro de téléphone), les informations relatives à votre client (nom et adresse complets), le numéro de facture (pour vos dossiers), la date et les conditions (indiquant spécifiquement le délai dans lequel vous attendez d’être payé), le prix et la description des articles (ainsi que la quantité) et les taxes, frais et remises. Certains secteurs d’activité peuvent avoir besoin d’ajouter des informations supplémentaires aux factures (les professionnels de la santé voudront probablement ajouter des codes de procédure à des fins d’assurance, par exemple).
Comme pour les reçus, il est beaucoup plus simple d’utiliser la facturation numérique. Square propose des modèles de facture prêts à l’emploi et d’aspect professionnel que vous pouvez envoyer par e-mail à vos clients. À partir de là, ils peuvent vous payer d’un simple clic. Vous pouvez également suivre toutes vos factures en un seul endroit dans votre tableau de bord Square, et les trier en fonction de ce qui a été payé et de ce qui reste à payer.
Gérer les rétro-facturations
Les rejets de débit se produisent lorsqu’un client conteste un débit figurant sur son relevé auprès de la banque émettrice de sa carte. Les gens contestent les frais pour un certain nombre de raisons : ils ne reconnaissent peut-être pas le débit, ou estiment que les services n’étaient pas à la hauteur de ce qui était annoncé. Quelle qu’en soit la raison, tout cela est une corvée. En cas de rétrofacturation, les fonds en litige sont retenus par le commerçant pendant que l’émetteur de la carte règle le problème et décide de la marche à suivre. Cette procédure peut être compliquée, lente, fastidieuse et impliquer beaucoup de paperasse et de documents.
Square dispose d’experts en litiges qui se tiennent prêts à vous aider en matière de rétrofacturation et à répondre à vos questions. Nous vous guiderons tout au long du processus, en utilisant notre expertise du secteur pour vous conseiller sur les documents qui vous donneront le plus de chances de gagner votre litige. Et notre tableau de bord des litiges vous aide à soumettre la documentation et à suivre les litiges actifs, éliminant ainsi les heures potentielles passées au téléphone avec la banque du titulaire de la carte.
Accepter les cartes bancaires
Si vous n’acceptez pas les cartes bancaires, il est probable que vous manquiez des ventes. Les clients ont de moins en moins d’argent liquide sur eux, et le fait de devoir trouver un guichet automatique à proximité peut suffire à les faire renoncer à un achat. Voici d’autres raisons pour lesquelles il est judicieux d’accepter les cartes bancaires dans votre entreprise :
Vous améliorez votre trésorerie
Les chèques peuvent mettre du temps à être encaissés. Les transactions par carte bancaire, en revanche, sont généralement déposées en quelques jours ouvrables.
Vous attirez plus de clients
Les gens veulent de la facilité. Et s’ils n’ont que des cartes sur eux, ils pourraient vous ignorer et opter pour la concurrence. Accepter les cartes bancaires permet à vos clients de vivre la meilleure expérience possible, ce qui les incite à recommander votre entreprise à leurs amis.
Vos clients dépensent plus
Les gens ont tendance à dépenser davantage lorsqu’ils paient avec une carte. Une étude récente a prouvé que les gens dépensent de 12 à 18 % de plus lorsqu’ils utilisent une carte bancaire plutôt que de l’argent liquide. Cela signifie plus d’achats impulsifs au comptoir.
Vous inspirez un sentiment de confiance
Si vous avez des logos sur votre caisse pour toutes les principales cartes que vous acceptez, vous êtes susceptible d’inspirer un sentiment de confiance à vos clients.
Vous n’avez pas à gérer les chèques sans provision
Les transactions par carte bancaire font l’objet d’un contrôle rigoureux afin de réduire le risque de fraude. Square surveille chaque transaction, de la lecture de la carte au paiement, afin de s’assurer que les vendeurs n’ont pas à faire face à des problèmes (majeurs ou mineurs).
Vous n’avez pas à dépenser énormément
Même si vous disposez d’un budget limité, il est facile de s’équiper pour accepter les cartes bancaires. Square propose des lecteurs de cartes bancaires abordables à un tarif compétitif de seulement 1,65 % par transaction.
Accepter les cartes (EMV)
Les cartes à bande magnétique (qui sont terriblement dépassées et sujettes à la fraude) disparaissent. À leur place, les banques émettent désormais des cartes bancaireEMV, qui sont équipées d’une minuscule puce informatique. Les données contenues dans cette puce changent constamment, ce qui rend extrêmement difficile pour un fraudeur d’en extraire quoi que ce soit de significatif.
Le traitement des cartes EMV est également beaucoup plus sûr. Les cartes à bande magnétique envoient les informations bancaires au terminal de paiement telles qu’elles figurent sur la carte. Les cartes EMV, en revanche, dialoguent avec le terminal de paiement dans un langage crypté pour s’assurer que rien ne semble anormal. La norme EMV, qui est la norme de traitement des cartes bancaires dans la plupart des pays depuis des décennies, a prouvé qu’elle permettait de réduire efficacement certains types de fraude.
Bien qu’aucune loi n’oblige les entreprises à accepter les cartes, c’est une bonne idée de se préparer à le faire pour deux raisons. Premièrement, c’est le moyen le plus sûr de traiter les transactions par carte. Deuxièmement, une mesure appelée “transfert de responsabilité” est entrée en vigueur le 1er octobre 2015. Les entreprises qui ne sont pas configurées pour accepter les cartes EMV pourraient désormais être tenues responsables de certains types de transactions frauduleuses (alors qu’auparavant, les banques assumaient ce coût).
Vous pouvez en savoir plus sur le transfert de responsabilité dans notre Guide du transfert de responsabilité.
Pour accepter EMV dans votre entreprise, vous avez besoin d’un nouveau lecteur compatible EMV. Le lecteur sans contact et à carte de Square accepte les cartes EMV et ne coûte que 19 €. Il accepte également les paiements NFC comme Apple Pay.
Préparez l’avenir de vos systèmes de paiement en vous assurant que vous pouvez accepter à la fois les cartes à puce EMV et les derniers paiements sans contact.
Accepter les paiements mobiles (NFC)
Bientôt, vos clients seront de plus en plus nombreux à vouloir payer “sans contact” via leurs appareils mobiles. Les paiements sans contact (NFC) ne nécessitent aucun contact physique entre l’appareil et le lecteur de paiement : les clients n’ont qu’à effleurer le lecteur ou à le tenir devant eux pour payer. Les exemples les plus populaires de solutions de paiement sans contact sont Apple Pay, Android Pay et Samsung Pay.
Les paiements NFC sont tout aussi sûrs que les paiements EMV. Ils comportent plusieurs couches de sécurité intégrées au processus pour protéger vos informations bancaires. Les données impliquées dans une transaction NFC sont cryptées et dynamiques, ce qui signifie qu’elles changent constamment. Cela signifie que les détails du compte sur votre appareil ne peuvent pas être clonés en quelque chose de précieux pour les fraudeurs. De plus, Apple Pay est protégé par Touch ID, la technologie d’empreinte digitale d’Apple. Pour lancer une transaction Apple Pay, vous devez déverrouiller votre téléphone à l’aide de votre empreinte digitale. Ainsi, même si votre appareil est volé, personne ne pourra accéder à vos données. (C’est la raison pour laquelle Apple Pay ne fonctionne que sur les modèles d’iPhone les plus récents, qui sont équipés de Touch ID). Vous pouvez tout savoir sur Apple Pay dans notre Guide complet d’Apple Pay.
Contrairement aux transactions EMV, qui peuvent être assez lentes, les paiements sans contact sont extrêmement rapides (leur traitement ne prend que quelques secondes). Et comme ils ne nécessitent pas de sortir son portefeuille pour payer, ils sont beaucoup plus pratiques. Pour offrir la meilleure expérience possible à vos clients (et sécuriser votre activité), il est donc judicieux de vous préparer à accepter les paiements NFC et EMV.