Cinc maneres de fer factures ràpidament aquest 2022

Si tens un negoci petit, és important que aprenguis a fer factures. La bona notícia és que fer-ho és bastant fàcil, sobretot si fas servir les eines adequades per agilitzar el procés.

A l’hora de crear factures, hi ha moltes opcions. Si fa poc temps que en fas, has de saber que hi ha diversos serveis que ofereixen plantilles bàsiques que pots aprofitar. Tanmateix, si ja els coneixes però vols agilitzar encara més el procés de facturació, pots optar per fer servir algun programa de facturació, amb el qual tot et resultarà molt més senzill. Factures Square et permet crear i enviar factures professionals des de l’ordinador, i ara també des del telèfon mòbil. T’expliquem les cinc maneres més habituals de crear factures.

1. Crear factures amb Documents de Google

Documents de Google ofereix una opció per crear factures i compartir-les fàcilment. Mitjançant plantilles descarregables, podràs crear una factura en un moment o dissenyar-ne una de pròpia des del principi. Per fer-ho, segueix aquests passos:

1. Inicia la sessió al compte de Google i ves a Google Drive.

2. Fes clic a la pestanya + Nou i, al menú desplegable, selecciona Documents de Google. Fes clic a la fletxa i, a continuació, selecciona Des d’una plantilla. S’obrirà una pestanya amb la pàgina de les plantilles.

3. A l’espai de cerca de la pàgina de plantilles, escriu «factura». Es mostrarà una selecció de resultats relacionats. Tria la plantilla de factura que s’adapti millor al teu negoci.

4. Emplena la plantilla que has seleccionat. Pots personalitzar els camps, com ara el nom de l’empresa, l’adreça postal, el número de telèfon, l’adreça electrònica, el logotip, les condicions de pagament i el nom complet del beneficiari per a la recepció dels pagaments.

2. Crear factures amb programes gratuïts de generació de factures

Si no fas servir cap dels programes que hem esmentat ni les plantilles que ofereixen, tens l’opció de fer servir un programa gratuït de generació de factures. Square, i molts altres serveis de software de comptabilitat com Quaderno, ofereixen plantilles professionals per a factures. Si vols provar una de les plantilles de Square, segueix aquests passos:

1. A la pàgina de la plantilla de factura de Square, selecciona el color i el format de fitxer que vols crear.

2. Introdueix l’adreça electrònica a la finestra emergent; la plantilla s’obrirà en una altra pantalla. Si no s’obre immediatament, hauràs de revisar la configuració de bloqueig de finestres emergents per donar permís a Square.

3. Als camps corresponents, afegeix el nom de la teva empresa, el nom del client, les dates d’enviament i de venciment, els articles i els imports que vols facturar.

4. Descarrega la factura i envia-la al client com a document adjunt.

3. Crear factures amb Microsoft Excel

Excel ofereix una àmplia gamma de plantilles de factures senzilles i fàcils de fer servir, en funció de les teves necessitats. Tanmateix, és possible que hagis de fer front als mateixos reptes logístics que amb Microsoft Word.

1. Fes clic a l’opció Nou des d’una plantilla del menú Fitxer per obrir un llibre nou. Cerca la icona de factures al quadre de diàleg (que normalment es mostra al costat esquerre de la pantalla).

2. Tria el tipus de factura que s’adapti millor a les teves necessitats: hi tens des de factures bàsiques de productes fins a factures per a serveis específics.

3. Emplena els camps personalitzables amb dades com la raó social, l’adreça postal, el número de telèfon, l’adreça electrònica, el logotip, l’identificador de client (si escau), les condicions de pagament i el nom complet del beneficiari per a la recepció dels pagaments.

4. Assegura’t d’incloure un número d’identificació únic per a la factura, una descripció dels productes o serveis i la informació del client.

4. Crear factures amb Microsoft Word

Microsoft Word disposa de diverses plantilles de factures senzilles i professionals. Pot ser una molt bona idea fer una factura amb aquesta eina, sobretot si ja la saps fer anar. D’altra banda, amb aquesta opció el temps de resposta i el pagament es poden endarrerir, ja que imprimir les factures i enviar-les per correu postal requereix el seu temps.

Fins i tot si envies el fitxer de Word per correu electrònic, encara et faltaria decidir quin és el millor mètode per rebre els pagaments. Al final, se sol optar per un sistema extern (per exemple, una aplicació de pagaments en línia) o que els teus clients t’enviïn un xec en paper. Si, malgrat tot, prefereixes fer les factures amb Word, t’expliquem com pots fer-ho:

1. Tria una de les plantilles de factures de Word, des de l’opció Nou des d’una plantilla del menú Fitxer.

2. Selecciona la icona de factura del quadre de diàleg (el qual es mostra normalment a la part esquerra) i, a continuació, selecciona el tipus de factura que s’adapti millor a les teves necessitats.

3. Dissenya una capçalera professional en què figuri la informació de contacte de l’empresa: la raó social, l’adreça postal, el número de telèfon, l’adreça electrònica i el logotip.

4. Introdueix-hi la informació del client (normalment s’afegeix al costat oposat de la informació de contacte de la teva empresa, a un nivell inferior). Assegura’t d’incloure-hi el NIF, el DNI, l’adreça postal, el número de telèfon i l’adreça electrònica.

5. Inclou-hi un número d’identificació únic per a la factura, la data d’emissió i la data de venciment.

6. Indica el mètode de pagament perquè quedi ben clar.

7. Inclou un desglossament dels productes o serveis a la descripció, juntament amb els imports pertinents. Calcula el total, sense oblidar els impostos corresponents sobre les vendes, les despeses d’enviament, etc. Pots escriure l’import total en negreta perquè destaqui sobre la resta del contingut. Ara ja pots descarregar la factura.

5. Factures en línia amb Factures Square

Factures Square ofereix plantilles de factures professionals a punt per fer servir perquè puguis organitzar-te i estalviar temps. Totes les factures estaran organitzades en un sol lloc (al Tauler de control de Square), perquè et resulti molt fàcil portar un registre de les que ja s’han abonat i dels pagaments pendents. Les factures en línia de Square es poden personalitzar; per exemple, pots aplicar-hi descomptes (sense haver de fer els càlculs manualment) o afegir-hi un camp addicional per a les propines. A més, pots activar la programació de factures o els pagaments recurrents per gaudir d’una flexibilitat més gran a l’hora d’enviar les factures.

Factures Square ofereix unes tarifes transparents: només has de pagar el 2,5 % de cada factura abonada. A més, les factures són fàcils d’enviar: podràs fer-ho directament des del dispositiu mòbil o des del Tauler de control de Square.

Crear una factura Square des de l’ordinador

1. Registra’t aquí i crea un compte gratuït.

2. Ves a Factures des del Tauler de control de Square.

3. Fes clic a Crea una factura.

4. Selecciona un client del directori de clients, o bé introdueix un nom i una adreça electrònica nous. Pots incloure-hi fins a nou destinataris diferents.

5. Afegeix les dades de la factura i els descomptes que corresponguin.

6. Fes clic a Envia.

7. Quan els clients rebin la factura al seu correu electrònic, tindran l’opció de pagar-te online de manera segura. Normalment, els diners es transfereixen al teu compte bancari en un o dos dies feiners.

Crear una factura amb Square des de l’aplicació de facturació

1. Descarrega l’aplicació Factures Square al teu dispositiu Android o iOS.
2. Crea un compte gratuït de Square o, si ja en tens un, inicia-hi la sessió.
3. A la barra del navegador, toca el signe + i selecciona Factura.
4. Toca Afegeix un client i selecciona un client del directori o toca Crea un client per introduir el nom i l’adreça electrònica del client.
5. Toca Afegeix un article per afegir un objecte des de la col·lecció d’articles o afegeix una quantitat personalitzada.
6. Inclou-hi un missatge personalitzat, afegeix recordatoris automàtics o sol·licita una transferència, si cal.
7. Toca Envia.
8. Quan els clients rebin la factura al seu correu electrònic, tindran l’opció de pagar-te online de manera segura. Normalment, els diners es transfereixen al teu compte bancari en un o dos dies feiners.

Obtén més informació sobre l’aplicació Factures Square.