Què és una factura i com en puc fer una?

*Aquesta guia mostra detalladament com és el procés de facturació per a les petites empreses: inclou tot el que et cal saber, des de com són les plantilles de factures i el flux de treball, fins a quins tipus de factures hi ha i com es gestionen els impagaments.

---

Índex

• Introducció a la facturació empresarial
• Cinc preguntes freqüents sobre la facturació
• [En profunditat] (#EnProfunditat)
• Tipus de factures
  __________________________________

Introducció

Introducció a la facturació

Si tens un negoci que ofereix serveis, la facturació és una part molt important de la teva feina. Una factura és un document que has d’enviar als clients, en què has d’indicar els productes o serveis que has posat a la seva disposició i la manera com poden pagar-los. Aquesta guia mostra detalladament com és la facturació per a les petites empreses: inclou tot el que et cal saber, des de com són les plantilles de factures i el flux de treball, fins a com es gestionen els impagaments. Hi trobaràs molts consells i trucs que t’ajudaran a automatitzar el procés de facturació, perquè l’experiència sigui senzilla tant per a tu com per als teus clients.

Preguntes freqüents

Cinc preguntes freqüents sobre la facturació]

1. Què és una factura?

Una factura és una llista en què s’indiquen els productes o serveis que has venut als clients, la quantitat total que han de pagar i el mètode de pagament que poden utilitzar per abonar tots aquests productes o serveis. Pots enviar factures electròniques o en paper, i es poden abonar mitjançant un pagament únic o en diversos terminis. Fins i tot tens l’opció de programar diversos pagaments en una única factura. Si fas servir Factures Square, podràs filtrar i veure les factures al Tauler de control de Square, sigui online o a través de l’aplicació de TPV Square.

2. Com faig una factura?

Square disposa d’una plantilla predissenyada i d’aspecte professional que inclou tota la informació essencial que ha d’incloure una factura. Amb Factures Square, pots crear, enviar i gestionar factures i pagaments directament des del Tauler de control de Square. Consulta com crear factures.

3. Com puc enviar les factures?

Amb Factures Square, pots enviar les factures als clients en format digital per correu electrònic.

4. Com gestiono les factures?

La manera més senzilla de gestionar les factures i portar-ne un registre és mitjançant un sistema de facturació online. Aquest tipus de software et permet enviar factures professionals en un moment des de l’ordinador o des d’un dispositiu mòbil. Els clients poden pagar amb un sol clic, i tu pots fer un seguiment de qui ha pagat o qui va amb retard, tot des d’un tauler de control centralitzat. Certes tasques manuals com ara la comptabilitat i la numeració de factures són la part menys visible de l’empresa, però són importants per tenir ben controlat el flux de caixa.

5. Quin sistema de facturació escullo?

El software de facturació que triïs t’ha de servir per enviar factures i per portar-ne un registre de manera fàcil i ràpida. Tria un sistema que et permeti crear i distribuir factures per als teus clients i amb què puguis rebre els pagaments de seguida.

En profunditat

Què és una factura?

Comencem pel més bàsic. Una factura és un registre dels productes o serveis que vens als clients i que també serveix perquè et puguin pagar. És bastant probable que hagis de fer factures tard o d’hora, tant si et dediques a reparar teulades, com si ofereixes els teus serveis de maquillatge professional en sessions de fotos o acabes d’obrir una consultoria.

Per què són importants les factures?

Tenir una idea clara de tot el que comporta el procés de facturació és fonamental per a l’èxit del teu negoci. Si deixes que les coses caiguin en l’oblit i segueixes un procés poc ordenat, podries projectar una imatge poc professional. Això no beneficiarà la teva marca ni t’ajudarà a fidelitzar els clients, especialment si et dediques a projectes en què s’inverteixen molts diners (com és el cas dels planificadors d’esdeveniments o els contractistes).

Un procés de facturació i un flux de treball adequats també són fonamentals per gestionar la comptabilitat. Si deixes que s’amunteguin les factures, o si el procés resulta confús per als clients, és molt probable que al final hagis de dedicar una quantitat ingent de temps a saldar les factures. Tot això és negatiu per a la gestió del flux de caixa, i és un veritable maldecap pel que fa a la comptabilitat. La facturació també és extremament important per motius fiscals. Quan ets el propietari d’un negoci, has de portar els registres dels diners que entren i surten amb meticulositat, cosa que inclou tenir una còpia de totes les factures que emets.

Així doncs, tant si acabes de començar com si ja fa temps que portes l’empresa però tens dificultats per mantenir-te al dia de totes les tasques, és responsabilitat teva dedicar un temps a aprendre a emetre factures de manera professional i eficient. El negoci t’ho agrairà (i el gestor encara més!).

Tipus de factures

En funció del negoci que tinguis o del tipus de serveis que ofereixis, hi ha diferents tipus de factures que et podrien resultar útils. A continuació, et mostrem alguns dels tipus de factures més habituals:

• Pressupostos (o ofertes): si has d’assumir un gran volum de feina, el més habitual és crear una proposta o oferta. Hi hauries d’indicar el que costaran els serveis. Assegura’t de deixar clar que es tracta d’una estimació de la feina, no de l’import definitiu.

• Factures provisionals (o en curs): és possible que en algun moment et convingui emetre factures parcials amb què els clients puguin pagar-te part de la feina, en comptes d’emetre una única factura amb una suma enorme quan tot s’hagi completat. Després de les factures provisionals, cal emetre una factura definitiva en què s’indiqui tota la feina feta (i què s’està pagant).

• Factures per hores: aquest tipus de factures són adequades si tens un negoci en què hagis de cobrar als clients pel temps durant el qual fan ús dels teus serveis. Són molt habituals entre els consultors, els psicoterapeutes, els advocats i altres professionals que ofereixen serveis que es cobren per hores. En altres casos, es fan servir quan es lloguen certs elements durant un temps concret, com ara vehicles i eines de construcció.

• Factures proforma: es tracta d’un tipus de factures de venda preliminar que s’envien als compradors abans que es completi l’enviament, l’entrega o la feina. Es fan servir per crear vendes, en comptes de per confirmar-les. Són un compromís respecte dels productes o serveis pendents i no es poden utilitzar amb finalitats comptables. Es fan servir habitualment com si es tractés d’un pressupost.

• Factures periòdiques: si tens una empresa que fa feines regulars i recurrents per als clients (com és el cas de jardiners o massatgistes), potser has d’enviar factures periòdiques en intervals regulars (acordats prèviament), per exemple cada setmana o mes.

Els pagaments recurrents són fàcils de configurar amb Factures Square. Simplificaràs la facturació i t’asseguraràs de rebre tots els pagaments mensuals, setmanals, diaris o, fins i tot, anuals.

• Factures definitives: en una factura definitiva, s’hi inclouen tots els serveis prestats durant una feina o un projecte concrets. Si s’han emès factures provisionals durant un projecte, la factura definitiva ha d’incloure aquests serveis, a més de l’import final pendent de pagament. Més endavant ens centrarem en tot el que has d’afegir a la factura definitiva.

• Factures vençudes: si un client no ha pagat una factura, és possible que hagis d’enviar-n’hi una altra pels càrrecs derivats del pagament endarrerit (els quals hauràs d’haver detallat prèviament a les condicions de la factura).

En què es diferencien les factures dels rebuts i de les comandes?

Les factures són documents jurídicament vinculants que es fan servir per sol·licitar al client que pagui els productes o serveis que ha adquirit. Sovint inclouen una sèrie de condicions prèviament acordades, com ara la data de venciment del pagament pels serveis prestats.

Una ordre de compra és un document que crea el comprador i que envia al venedor. Es tracta d’un resum dels productes i serveis que el comprador té previst adquirir del proveïdor.

Un rebut és un document que acredita la recepció del pagament que autoritza una venda. Aquest document es pot utilitzar com a prova de propietat de l’element adquirit.

Facturació online i facturació en paper

Tens l’opció d’enviar factures en paper als clients. Tanmateix, la facturació online és molt més àgil, pràctica i ecològica. El software de facturació online té molts avantatges per als propietaris de petits negocis. A continuació, te n’indiquem uns quants:

Pagaments més ràpids

Enviar una factura per correu postal pot ser un procés lent. Així doncs, degut a la seva naturalesa, el temps necessari per rebre un pagament per correu postal és força llarg. I el que és més important: si un client paga una factura mitjançant un xec, és possible que calgui un cert període de temps per rebre els fons, mentre que els càrrecs fets amb targeta de crèdit o dèbit normalment es dipositen al teu compte en un termini d’uns quants dies feiners.

Amb Factures Square, pots enviar factures electròniques d’aspecte professional directament al correu electrònic dels clients, des d’on tindran l’opció de pagar-te amb un sol clic. També pots enviar factures amb Square directament des d’un dispositiu mòbil, mitjançant l’aplicació de facturació, la qual cosa és molt útil quan ets fora de l’oficina. La possibilitat d’enviar factures just després d’acabar una feina t’estalvia temps davant l’ordinador fent tasques administratives i fa que els clients et paguin més de pressa. Les factures que s’envien a través de Square es paguen, de mitjana, el dia feiner següent.

La facturació online pot reduir significativament les tasques administratives que consumeixen molt temps i t’ajuda a rebre els pagaments a temps.

Millores en el flux de caixa

Ja hem esmentat abans el flux de caixa, però el cert és que una altra de les maneres de mitigar possibles problemes relacionats amb aquest tema és optar per la facturació online. Si s’agilitzen els pagaments, tindràs més possibilitats que el teu saldo es mantingui sempre en positiu.

Fàcil de gestionar i de portar-ne un registre

Les factures en paper tendeixen a amuntegar-se o, encara pitjor, a perdre’s entre un munt d’arxivadors. Factures Square desa automàticament totes les factures al Tauler de control de Square, perquè les puguis trobar fàcilment sempre que necessitis consultar-les. D’aquesta manera, també et serà molt més fàcil portar-ne un registre. Aquesta eina permet filtrar automàticament les factures en funció de les que ja s’han abonat i de les que estan pendents de pagament, de manera que puguis veure ràpidament de quins clients has de fer un seguiment.

Reducció de la despesa en materials

Potser sembla que parlem d’un parell d’euros amunt o avall, però la veritat és que els costos relacionats amb l’enviament de factures en paper es poden disparar. Si envies factures per correu postal amb certa regularitat, aquestes despeses suposadament baixes podrien arribar a menjar-se una gran part del pressupost. En enviar factures per correu electrònic, t’estalvies les despeses derivades de la impressió, el paper i la tinta.

Com començo a facturar els meus serveis o productes?

Comença amb una plantilla professional per a factures

Factures Square ofereix plantilles d’aspecte professional en què pots incloure tota la informació relacionada amb el projecte o la feina que has dut a terme. I, a més, hi hem afegit un apartat que el client pot utilitzar per deixar-te propina o per fer-te arribar els seus comentaris.

Què he d’incloure a les factures?

El contingut de la factura pot variar segons el tipus de negoci que tinguis (per exemple, és possible que un dentista vulgui incloure-hi els codis dels procediments duts a terme, ja que treballa amb assegurances mèdiques). En aquest sentit, es recomana seguir unes pràctiques que són comunes en tots els negocis.

Cal que sempre incloguis la informació següent a les factures:

• El nom del teu negoci i les dades de contacte.
• El nom del client.
• El número de la factura o el número de referència (perquè puguis portar-ne un registre).
• La data i les condicions de pagament (s’hi ha d’especificar especialment el termini en què vols que se t’aboni la factura).
• El preu i la descripció dels elements de la factura (així com la quantitat d’elements).
• L’import total que se’t deu.
• Els impostos, els càrrecs i els descomptes aplicables.

Si inclous totes aquestes dades de forma clara i detallada a les factures, podràs portar els números del negoci d’una manera molt més eficient. A més, per als clients també serà més fàcil llegir i entendre tota la informació. Les dades que hi has d’afegir poden variar en funció del tipus de negoci que tinguis. Per exemple, les factures d’una empresa de fotografia poden incloure camps o dades que no encaixarien en les d’un negoci de lampisteria.

Si al principi dediques una mica de temps a posar en pràctica un flux de treball de facturació que es pugui aplicar a totes les factures que emets, estalviaràs temps i diners a llarg termini.

Com faig un seguiment de les factures?

Has de portar les regnes de la facturació del teu negoci i no perdre’n cap detall. Per fer-ho, pots posar en pràctica una sèrie de sistemes que garanteixin pagaments puntuals, tant els que emets com els que reps, i de manera organitzada. A continuació, et donem alguns consells que et podran ajudar a gestionar el flux de treball de facturació del teu negoci.

Envia les factures immediatament

És evident que els clients no et pagaran fins que no els presentis la factura. Per això, la primera regla relativa a la gestió d’aquest tipus de documents és enviar la factura just després d’acabar la feina. Amb Factures Square, podràs fer-ho de seguida, ja que tens la possibilitat de crear i enviar factures directament des de l’aplicació de facturació de Square, siguis on siguis.

Envia les factures a qui correspongui

En alguns casos, serà el client mateix qui portarà la seva comptabilitat, mentre que en d’altres tindrà un gestor que ho farà en nom seu. Amb Factures Square, podràs enviar un correu electrònic tant al client com a la persona encarregada d’abonar-te la factura, perquè puguis rebre els diners al més aviat possible.

Passa’t a les factures online

La facturació online o electrònica evita que els documents es perdin entre el correu postal. Gràcies a la facturació digital, els clients poden trobar les factures més ràpidament: només han de cercar-les a la safata d’entrada (en comptes de buscar-les entre un munt de paperassa).

Estableix unes condicions de pagament clares

Hauràs d’establir clarament quines són les teves condicions de pagament, tant abans de fer la feina com a la factura definitiva. Com a part d’aquestes condicions, hauràs d’especificar els càrrecs per retards en els pagaments. Disposar de totes les condicions per escrit és fonamental per prevenir missatges incòmodes entre les parts.

Disposar d’un sistema d’organització

Has de mantenir un registre ordenat de totes les factures que emetis en un mateix punt de venda. Això és essencial, no només per a finalitats fiscals i de comptabilitat, sinó també per estar al dia de totes les tasques pendents. Amb Factures Square, totes les factures es desaran directament al Tauler de control, i podràs classificar-les per estat.

Com puc rebre els pagaments ràpidament?

Fins ara, s’han pagat factures de milions d’euros a través de Factures Square. Basant-nos en les tendències i les dades a disposició de Square, et presentem algunes estratègies que et poden ajudar a aconseguir que et paguin més de pressa i sense complicacions.

*Envia les factures als clients els dijous. Hem descobert que les factures que s’envien els dijous tenen més probabilitats d’abonar-se en els dos dies següents.

• Personalitza la data de venciment de cada factura. Amb Factures Square, podràs incloure a la factura un missatge per al destinatari en què se li sol·liciti l’abonament de la factura després de la recepció. Això pot agilitzar els temps de pagament.
• Evita enviar les factures durant el cap de setmana. És poc probable que un client pagui una factura durant el cap de setmana, ja que, al cap i a la fi, els caps de setmana són per desconnectar.

Com gestiono un impagament?

Sempre hi ha algú a qui s’oblida pagar una factura. Hi ha diverses maneres d’estar al dia dels comptes a cobrar. Al Tauler de control, pots filtrar les factures en funció de les que ja s’han pagat i les que no, la qual cosa et permet reenviar ràpidament les que estan pendents de pagament al receptor com a recordatori. D’aquesta manera, t’estalviaràs haver d’escriure uns quants correus incòmodes.