¿Qué es una factura? Guía de facturación

¿Qué es una factura y cómo se hace?

Esta guía muestra en detalle el proceso de facturación para empresas pequeñas: todo lo que necesitas saber, desde las plantillas de facturas y el flujo de trabajo, hasta los tipos de facturas y la gestión de impagos.

---

Índice

• Introducción a la facturación empresarial
• 5 Preguntas frecuentes sobre la facturación
• En profundidad
• Tipos de facturas
  __________________________________

Introducción

Introducción a la facturación empresarial

Si tienes un negocio centrado en clientes o servicios, la facturación es una parte muy importante de tu trabajo. Una factura es un documento que tienes que enviar a tus clientes, en el que debes detallar lo que has puesto a su disposición y la forma en la que podrán pagar por esos bienes o servicios. Esta guía muestra en detalles de la facturación para empresas pequeñas: todo lo que necesitas saber, desde las plantillas de facturas y el flujo de trabajo, hasta la gestión de impagos. Aquí descubrirás multitud de consejos y trucos para ayudarte en la automatización del proceso de facturación, de forma que la experiencia os resulte sencilla tanto a ti como a tus clientes.

Preguntas frecuentes

5 Preguntas frecuentes sobre la facturación

1. ¿Qué es una factura?

Una factura es un listado en el que se detallan los productos o servicios que has prestado a tus clientes, la cantidad total que se debe y el método de pago que tienen a su disposición para abonar todos esos elementos o servicios. Puedes enviar facturas electrónicas o en papel, y estas pueden abonarse mediante un pago único o en varios plazos. Incluso tienes la opción de programar varios pagos en una única factura. Si utilizas Facturas Square, podrás filtrar y visualizar facturas en tu panel de control de Square online o en la aplicación del TPV Square.

2. ¿Cómo crear facturas?

Square dispone de una plantilla prediseñada y de aspecto profesional que incluye toda la información esencial para la facturación. Con Facturas Square puedes crear, enviar y gestionar facturas y pagos directamente desde tu panel de control de Square. Aquí puedes consultar cómo crear facturas.

3. ¿Cómo enviar facturas?

Con Facturas Square puedes enviar por correo electrónico facturas en formato digital a tus clientes.

4. ¿Cómo gestionar facturas?

La forma más sencilla de gestionar facturas y llevar un registro de estas es a través de un sistema de facturación online. Este tipo de software te permite enviar facturas profesionales rápida y fácilmente desde tu ordenador o dispositivo móvil. Los clientes pueden pagar con un solo un clic, y tú puedes llevar un seguimiento de quién ha pagado y quién paga con retraso, todo desde un panel de control centralizado. Por lo general, ciertas tareas manuales como la contabilidad y la numeración de facturas pertenecen a la parte menos visible de la empresa, para poder vigilar de cerca el flujo de caja.

5. Cómo elegir el mejor sistema de facturación

El software de facturación que elijas debería permitirte enviar y llevar un registro de tus facturas de forma fácil y rápida. Elige un sistema que te permita crear y distribuir facturas para tus clientes, y con el que puedas recibir los pagos fácilmente.

En profundidad

¿Qué es una factura?

Empecemos por lo básico. Una factura es un registro de los bienes o servicios que prestas a tus clientes, así como un método mediante el cual estos pueden pagarte. Tanto si eres albañil y arreglas tejados, como si eres un maquillador profesional que ofrece sus servicios en sesiones de fotos, o un emprendedor que acaba de comenzar a prestar servicios de consultoría, es probable que necesites emitir facturas.

Por qué son importantes las facturas

Es fundamental para el éxito de tu negocio que tengas una idea clara de todo lo que conlleva el proceso de facturación. Si dejas que las cosas caigan en el olvido y llevas un proceso poco ordenado, podrías dar la imagen de que eres poco profesional. Esto no ayudará a tu marca ni tampoco conseguirá que retengas clientes, en especial, si te dedicas a proyectos en los que se invierte mucho dinero (como es el caso de planificadores de eventos y contratistas).

Un proceso de facturación y un flujo de trabajo adecuados también resultan fundamentales para gestionar tu contabilidad. Si dejas que se amontonen las facturas, o si el proceso resulta confuso para tus clientes, es muy probable que se necesite una excesiva cantidad de tiempo para saldar tus facturas. Todo esto no deja de ser negativo para la gestión del flujo de caja, y un verdadero quebradero de cabeza en lo que a tu contabilidad se refiere. La facturación también es tremendamente importante por motivos fiscales. Cuando eres el propietario de tu propio negocio, necesitas ser meticuloso con los registros del dinero que entra y sale, lo que incluye llevar una copia de todas las facturas que emites.

Así que, tanto si acabas de empezar, como si ya estás establecido pero tienes dificultades para mantenerte al día con todas las tareas, es tu responsabilidad dedicar un tiempo a aprender cómo emitir facturas de forma profesional y eficiente. Tu negocio (y tu contable) te lo agradecerán.

Tipos de facturas

En función del negocio que tengas o del tipo de servicios que ofrezcas, existen distintos tipos de facturas que podrían serte de utilidad. A continuación, te mostramos algunos de los tipos más comunes de facturas:

• Presupuestos (u ofertas): si vas a asumir un gran volumen de trabajo, lo habitual es crear una propuesta u oferta. En ella, deberías detallar lo que, en definitiva, van a costar los servicios. Asegúrate de dejar claro que se trata de una estimación del trabajo, no el cargo definitivo.

• Facturas provisionales (o en curso): puede que tenga sentido emitir facturas provisionales con las que los clientes puedan pagar parte del trabajo en un momento dado, en vez de en una suma enorme cuando todo se haya completado. Las facturas provisionales tendrán que venir seguidas de una factura definitiva en la que se detalle todo el trabajo (y qué se está pagando).

• Facturas por horas: este tipo de facturas se dan si tienes un negocio en el que tengas que cobrar a tus clientes por el tiempo que usan tus servicios. Son muy comunes entre consultores, psicoterapeutas, abogados y otros profesionales cuyos servicios se cobran por horas. En otros casos, se utilizan cuando se alquilan ciertos elementos por una cantidad específica de tiempo, como vehículos y equipamiento de construcción.

• Facturas proforma: se trata de una factura de venta preliminar que se envía a los compradores antes de que se complete el envío, entrega o trabajo. Se utilizan para crear ventas, en vez de para confirmarlas. Se trata de un compromiso con respecto a los bienes o servicios pendientes y no puede utilizarse con fines de contabilidad. Al contrario, una factura proforma se utiliza habitualmente como una especie de presupuesto.

• Facturas periódicas: si tienes una empresa que realiza trabajos regulares y recurrentes para tus clientes (por ejemplo, en el caso de jardineros o masajistas), es probable que desees enviar facturas periódicas a intervalos regulares (acordados previamente) semanales o mensuales, por ejemplo.

Los pagos recurrentes son fáciles de configurar con Facturas Square. Simplificarás la facturación y te aseguras de recibir tus pagos mensuales, semanales, diarios o incluso anuales.

• Facturas definitivas: en una factura definitiva, se detallan todos los servicios prestados por un trabajo o proyecto particular. Si se emitieran facturas provisionales durante el proyecto, la factura definitiva debería incluir estos servicios, además de la cantidad final pendiente de pago. En otra sección a continuación, nos centraremos en lo que tienes que añadir en la factura definitiva.

• Facturas vencidas: si un cliente no ha pagado una factura, es posible que tengas que enviarle otra por los cargos derivados de un pago retrasado (los cuales deberás haber detallado previamente en las condiciones de la factura).

###¿En qué se diferencian las facturas de los recibos y órdenes de compra?

Las facturas son documentos jurídicamente vinculantes que se utilizan para solicitar el pago de clientes. A menudo, se les incorporan una serie de condiciones previamente acordadas, como la fecha de vencimiento del pago por los servicios prestados.

Una orden de compra es un documento que crea el comprador y que este envía al vendedor. Se trata de un resumen de los bienes y servicios que el comprador planea adquirir del proveedor.

Un recibo es un documento que acredita la recepción del pago que autoriza una venta. Este documento puede utilizarse como prueba de propiedad del elemento adquirido.

Facturación en línea y facturación en papel

Enviar facturas en papel a nuestros clientes es una de las opciones disponibles. Sin embargo, la facturación en línea es mucho más ágil, conveniente y ecológica. El software de facturación en línea tiene muchas ventajas para los propietarios de pequeños negocios. A continuación, te mostramos algunos:

Pagos más rápidos

Enviar una carta tradicional puede ser un proceso lento. Así que, por su naturaleza, el tiempo necesario para recibir un pago por correo postal es bastante prolongado. Y, lo que es más importante, si un cliente paga una factura mediante un cheque, es posible que se necesite un cierto periodo para recibir los fondos, mientras que los cargos realizados mediante tarjeta de crédito o débito normalmente se depositarán en tu cuenta en un plazo de varios días laborables.

Con Facturas Square, podrás enviar facturas electrónicas de aspecto profesional directamente al correo electrónico de tus clientes, desde donde tendrán la opción de pagarte con un solo clic. También puedes enviar facturas con Square directamente desde tu dispositivo móvil, a través de la aplicación de facturación, lo cual es muy útil cuando estés fuera de la oficina. La posibilidad de enviar facturas justo después de que hayas finalizado un trabajo te ahorra pasar tiempo delante del ordenador para tareas administrativas, y acelera el tiempo necesario para que te paguen tus clientes. Las facturas enviadas a través de Square se pagan, de media, al siguiente día laborable.

La facturación online puede reducir significativamente las tareas administrativas que consumen mucho tiempo , y contribuyen a que recibas el pago a tiempo.

Mejoras en el flujo de caja

Ya hemos mencionado antes el tema del flujo de caja, pero lo cierto que otra de las maneras de mitigar posibles problemas al respecto es optar por la facturación online. Si se agilizan tus pagos, tendrás más posibilidades de que tu saldo se mantenga siempre en positivo.

Fácil de gestionar y de llevar un registro

Las facturas en papel tienden a amontonarse o, peor aún, a perderse entre un montón de archivadores. Facturas Square guarda automáticamente todas las facturas en tu panel de control de Square, para que puedas encontrarlas fácilmente siempre que necesites consultarlas. Así, también será mucho más fácil llevar un registro de todas ellas. Esta herramienta permite filtrar automáticamente las facturas entre las que ya se han abonado y las que están pendientes de pago, para que puedas ver rápidamente con qué clientes tienes que hacer seguimiento.

Reducción del gasto de materiales

Es posible que solo se trate de un par de euros aquí o allá, pero lo cierto es que los costes relacionados con el envío de facturas en papel pueden aumentar rápidamente. Este tipo de gastos pueden parecer bajos, pero si envías facturas por correo postal con cierta regularidad, el importe podría llegar a suponer una gran parte de tu presupuesto. Al enviar facturas por correo electrónico, te ahorras los gastos derivados de la impresión, el papel y la tinta.

Cómo empezar a utilizar la facturación

Comienza por utilizar una plantilla profesional de factura

Facturas Square ofrece plantillas de aspecto profesional en las que podrás incluir toda la información relacionada con el proyecto o trabajo. Pero además incluimos un apartado en el que el cliente podrá dejar una propina, o incluir sus comentarios fácilmente.

Qué debes incluir en tus facturas

El contenido de tu factura puede variar según el tipo de negocio que tengas (por ejemplo, es posible que un dentista quiera incluir los códigos de los procedimientos realizados, debido a que trabaja con seguros médicos). En ese sentido, existen unas prácticas recomendadas que son comunes a todos los negocios.

Siempre deberías incluir la siguiente información en tus facturas:

• El nombre de tu negocio y tus datos de contacto
• El nombre de tu cliente
• El número de la factura o número de referencia (para que puedas llevar tu registro)
• La fecha y condiciones de pago (en las que se especifiquen especialmente el plazo de tiempo en el que quieres que se te abone la factura)
• El precio y la descripción de los elementos de la factura (así como la cantidad de los mismos)
• La cantidad total que se te debe
• Los impuestos, cargos y descuentos aplicables

Si todo esto aparece detallado con claridad, conseguirás que tu contabilidad sea más eficiente y facilitarás la lectura y comprensión de la factura por parte de tu cliente. Lo que incluyas podría variar, dependiendo del tipo de negocio que tengas. Por ejemplo, las facturas de una empresa de fotografía pueden cubrir áreas diferentes que aquellas que se emiten desde un negocio de fontanería.

Si al principio dedicas algo de tiempo a poner en práctica un flujo de trabajo de facturación que pueda aplicarse a todas las facturas que emitas, ahorrarás tiempo y dinero a largo plazo.

Cómo hacer el seguimiento de tus facturas

En lo que al proceso de facturación de tu negocio respecta, tendrás que llevar el timón con mano firme. Esto implica poner en práctica una serie de sistemas que garanticen que estás enviando y recibiendo pagos de forma puntual y organizada. A continuación, te presentamos algunos consejos que podrán ayudarte a gestionar el flujo de trabajo de facturación de tu negocio.

Envía tus facturas rápidamente

Está claro que tus clientes no van a pagarte hasta que no presentes tu factura. Por eso, la primera regla dentro de la gestión de este tipo de documentos es que lo envíes justo después de finalizar tu trabajo. Con Facturas Square, podrás hacerlo rápidamente, pues tienes la posibilidad de crear y enviar facturas directamente desde la aplicación de facturación de Square, donde quiera que estés.

Envía tus facturas a quien corresponda

A veces, será tu propio cliente quien también lleve la contabilidad; otras, tendrá un contable que se dedique a ello. Con Facturas Square, podrás enviar un correo electrónico tanto a tu cliente como a aquella persona encargada de abonarte la factura, para que puedas recibir el dinero lo antes posible.

Utiliza la facturación online

La facturación online,o electrónica, evita que los documentos «se pierdan entre el correo postal». Desde que existen las facturas digitales, los clientes pueden encontrarlas más rápidamente: todo lo que tienen que hacer es buscarlas en su bandeja de entrada (en vez de hacerlo entre un montón de propaganda).

Establece unas condiciones de pago claras

Necesitarás establecer claramente cuáles son tus condiciones, tanto antes de realizar el trabajo como en la factura definitiva. Dentro de esas condiciones, tendrás que incluir los cargos por retrasos en los pagos. Disponer de todas las condiciones por escrito es fundamental para prevenir mensajes incómodos entre las partes.

Disponer de un sistema de organización

Deberías mantener un registro ordenado de todas las facturas que emitas en una misma ubicación. Esto resulta fundamental, no sólo con fines de contabilidad y fiscales, sino también para estar al día de todas las tareas pendientes. Con Facturas Square, tendrás todas tus facturas guardadas directamente en el panel de control, y podrás clasificarlas por estado.

Cómo recibir pagos rápidamente

Hasta la fecha, se han resuelto facturas por valor de millones de euros a través de Facturas Square. A continuación, y basándonos en las tendencias y en los datos a disposición de Square, te presentamos algunas estrategias inteligentes para que puedas asegurarte de que tus facturas se pagan rápidamente y sin ningún problema.

*Envía las facturas a tus clientes los jueves Hemos descubierto que las facturas que se envían los jueves tienen más probabilidades de ser abonadas en los siguientes dos días.

• Personaliza la fecha de vencimiento de cada factura Con Facturas Square, podrás incluir un mensaje para el destinatario de la factura, en el que solicites el abono de la misma tras la recepción de la factura. Esto puede agilizar el tiempo en la realización del pago.
• Evita enviar tus facturas durante el fin de semana Es poco probable que un cliente pague una factura si la recibe durante el fin de semana; después de todo, los fines de semana están para relajarse.

Cómo gestionar impagos

Que hay gente que se olvida de pagar sus facturas, no es nada nuevo. Existen varias formas de estar al día con las cuentas por cobrar. En el panel de control, podrás filtrar las facturas por aquellas que ya han sido pagadas y por las que no, de modo que tengas la opción de reenviar rápidamente aquellas cuyo receptor necesite un recordatorio de pago. Así, conseguirás ahorrarte el tiempo de redactar unos cuantos correos incómodos.