Descubre por qué deberías replantearte dejar de registrar manualmente los datos personales de los clientes

CRM (en inglés, Customer Relationship Management) significa gestión de relaciones con los clientes. Pese a que vivimos en la era digital, algunos negocios aún no se han puesto al día con los nuevos sistemas de gestión de relaciones con los clientes.

Muchos propietarios de negocios siguen llevando un registro manual de información de los clientes que incluye nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono e información de tarjetas, entre otros. Puede que este método te parezca seguro y fundamental para tus operaciones empresariales, pero puede conllevar ciertos riesgos.

Aquí te explicamos algunas cosas importantes sobre la gestión manual de datos personales de los clientes:

Los riesgos que conlleva la gestión manual de los clientes

Te arriesgas a exponer información confidencial de tus clientes, como su identidad e información confidencial

Las largas listas escritas a mano pueden dar lugar a un caos operativo, sobre todo cuando necesitas encontrar información de los clientes rápidamente. Además, puede que existan restricciones legales a la hora de anotar manualmente información de los clientes como parte de tus prácticas empresariales.

Como propietario de un negocio, se espera que cumplas con el Reglamento General de Protección de Datos, que protege la identidad de los clientes. Escribir a mano información confidencial podría ponerlos en riesgo y exponerlos a posibles fraudes o robos de identidad.

Alto riesgo de perder la información

Si el documento donde tienes guardada la información se perdiese o se dañase, no tendrías forma de recuperarlo y perderías información importante sobre datos de contacto y notas específicas de cada cliente que tendrías que volver a recopilar de cero. Además, si perdieras ese documento, podrías estar poniendo los datos de tus clientes a disposición de otras personas.

Pérdida de tiempo

Gestionar la información de tus clientes de forma manual te hace perder tiempo que podrías dedicar a otros aspectos operativos de tu negocio. Piensa en la cantidad de tiempo que lleva buscar el número de teléfono de un cliente en tu agenda: en lo que tardas en hacerlo, podrías dedicarte a otras cosas como gestionar tu inventario.

Las ventajas del programa de gestión de clientes

Va siendo hora de olvidarse del papel y boli, y dejar descansar la mano explorando otras soluciones de gestión de clientes. ¿Te has planteado un software de gestión de contactos como el Directorio de clientes Square?

Un directorio de clientes online te permite gestionar eficazmente a tus clientes creando una base de datos que almacena información de cada uno de tus clientes.

Aparte de las ventajas obvias de un sistema centralizado que puedes manipular y en el que hacer búsquedas fácilmente, estas son cuatro funciones destacadas del robusto directorio de clientes de Square que harán crecer tu negocio:

La información de los clientes está protegida y almacenada de forma segura

Las filtraciones de datos y los problemas de seguridad son algunas de las razones principales por las que los propietarios de negocios siguen usando documentación manual. Pese a que la información puesta en riesgo puede hacer que tu negocio se tambalee, el directorio de clientes de Square cumple con la normativa PCI, pensada para garantizar la seguridad de la información confidencial de los clientes. PCI DSS (Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de tarjetas de pago, por sus siglas en inglés) es un estándar de seguridad de datos que confirma que los vendedores están protegiendo la información de las tarjetas de los clientes. Así pues, puedes quedarte tranquilo guardando información en tu directorio.

Puedes enviar mensajes personales directamente desde el perfil de un cliente

Ya no tendrás que rebuscar en largas listas de clientes para extraer una dirección de correo electrónico y meterla en tu cuenta de correo. Con un directorio de clientes automatizado, podrás buscar rápidamente al cliente que quieres localizar y enviar un mensaje personal directamente desde el software. Aunque esta función no debería emplearse para enviar correos con fines promocionales, sí puedes usarla para enviar recordatorios de citas o pedir información adicional sobre una compra reciente.

Puedes filtrar por clientes

Con los filtros del directorio de clientes podrás filtrar tu base de clientes y crear grupos que respondan a criterios concretos. Por ejemplo, podrás identificar a los clientes que hayan visitado tu tienda en los últimos 30 días. Filtrar tu base de clientes es una buena forma de entender mejor los patrones e identificar áreas de oportunidad.

Cómo integrar tu sistema de gestión de clientes

Un directorio de clientes fiable puede integrarse con tu software TPV para crear una plataforma de información centralizada. Cuando lo hagas, la información del perfil del cliente aparecerá cuando llames. También podrás acceder fácilmente a esta información en cualquier momento de la experiencia de compra, tanto en tu calendario de citas o mientras creas una factura.

La gestión de clientes es fundamental para triunfar, así que si sigues perdiendo el tiempo en anotar manualmente nombres y direcciones, es hora de cambiar. Más información sobre cómo gestionar tu directorio de clientes online.