Descobreix per què és recomanable deixar de registrar manualment les dades personals dels clients

CRM (en anglès, Customer Relationship Management) significa «gestió de la relació amb els clients». Malgrat que vivim a l’era digital, alguns negocis encara no s’han posat al dia amb els nous sistemes de gestió de la relació amb els clients.

Molts propietaris de negocis continuen portant un registre manual de la informació dels clients (els noms, les adreces electròniques, els números de telèfon i la informació de les targetes, entre altres dades). Pot ser que aquest mètode et sembli segur i essencial per a les teves operacions empresarials, però pot comportar certs riscos.

A continuació t’expliquem algunes coses importants sobre la gestió manual de les dades personals dels clients:

Riscos que comporta la gestió manual dels clients

T’arrisques a exposar informació confidencial dels clients,

com ara la seva identitat
Les llargues llistes escrites a mà poden donar lloc a un caos operatiu, sobretot quan necessites trobar informació dels clients ràpidament. A més, pot ser que hi hagi restriccions legals sobre les dades dels clients que pots anotar manualment com a part de les pràctiques empresarials.

Com a propietari d’un negoci, s’espera que compleixis el Reglament general de protecció de dades, que protegeix la identitat dels clients. Escriure informació confidencial a mà podria posar en risc els clients i exposar-los a possibles fraus o robatoris d’identitat.

Alt risc de perdre la informació

Si el document on tens anotada la informació es perdés o es malmetés, no hi hauria manera de recuperar-lo i perdries informació important, com ara dades de contacte i notes específiques de cada client, de manera que hauries de tornar a recollir-ho tot des de zero. A més, si perdessis aquest document, podries estar posant les dades dels teus clients a disposició d’altres persones.

Pèrdua de temps

Gestionar la informació dels clients manualment et fa perdre temps que podries dedicar a altres aspectes operatius del teu negoci. Pensa en la quantitat de temps que et cal per buscar el número de telèfon d’un client en una agenda de paper: el temps que tardes a trobar-lo podries dedicar-lo a altres coses, com ara gestionar l’inventari.

Avantatges del programa de gestió dels clients

És hora d’oblidar-se del paper i del boli, i de deixar descansar la mà: explora altres solucions de gestió dels clients. T’has plantejat fer servir un software de gestió de contactes com el Directori de clients de Square?

Amb un directori de clients online, pots gestionar els teus clients de forma eficaç, ja que et permet crear una base de dades que emmagatzema informació de cadascun d’ells.

A part dels avantatges obvis de tenir un sistema centralitzat que pots gestionar i on pots fer cerques fàcilment, a continuació esmentem quatre funcions destacades del Directori de clients de Square que t’ajudaran a fer créixer el teu negoci:

La informació dels clients està protegida i emmagatzemada de manera segura

Les filtracions de dades i els problemes de seguretat són alguns dels motius principals pels quals els propietaris de negocis continuen fent servir el paper. Posar en risc la informació dels clients pot fer que el teu negoci trontolli. Tanmateix, el directori de clients de Square compleix amb la normativa de seguretat de dades per al sector de les targetes de pagament (PCI DSS), que està pensada per garantir la seguretat de la informació confidencial dels clients. Aquesta normativa serveix per garantir que els venedors estan protegint la informació de les targetes dels clients. Així doncs, pots desar aquestes dades al teu directori amb tota tranquil·litat.

Pots enviar missatges personals directament des del perfil d’un client

Ja no hauràs de buscar una adreça electrònica en llargues llistes de clients i després introduir-la al teu compte de correu. Amb un directori de clients automatitzat, podràs cercar ràpidament el client que t’interessi i enviar-li un missatge personal directament des del software. Aquesta funció no s’hauria de fer servir per enviar correus amb finalitats promocionals, però sí que la pots fer servir per enviar recordatoris de cites o demanar més informació sobre una compra recent.

Pots filtrar el directori per clients concrets

Amb els filtres del directori de clients podràs filtrar la teva base de clients i crear grups que responguin a criteris concrets. Per exemple, podràs identificar els clients que hagin visitat la teva botiga en els darrers 30 dies. Filtrar la base de clients és una bona manera d’entendre millor els patrons i d’identificar àrees d’oportunitat.

Com integrar el sistema de gestió dels clients?

Un directori de clients fiable es pot integrar amb el teu sistema de TPV per crear una plataforma d’informació centralitzada. Si ho fas, sempre que truquis a un client es mostrarà la informació del seu perfil. També podràs consultar aquesta informació en un tres i no res en qualsevol moment de la compra, per exemple des del calendari de cites o mentre prepares una factura.

La gestió dels clients és fonamental per triomfar; per tant, si encara perds temps anotant noms i adreces a mà, és hora de fer un canvi. Aquí tens més informació sobre com gestionar el teu directori de clients online.