Chacun dispose dans une journée du même nombre d’heures, mais certaines personnes arrivent à accomplir beaucoup plus que les autres en 24 heures. La clé serait de maîtriser le temps pour éviter qu’il ne vous maîtrise. Autrement dit, ce qui change tout, c’est la gestion du temps.
Qu’est-ce que la gestion du temps?
Savez-vous gérer votre temps?
Les pièges courants de la gestion du temps
Sept compétences de gestion du temps qu’utilisent les gens qui réussissent
Qu’est-ce que la gestion du temps?
La gestion du temps est une technique d’utilisation plus efficace du temps. Organisez vos tâches professionnelles et personnelles en fonction de l’urgence qu’elles représentent ou de l’importance qu’elles ont. Les tâches urgentes ou importantes passeront avant celles qui le sont moins. L’établissement de priorités permet de consacrer temps et énergie là où ils sont le plus nécessaires.
Le graphique ci-dessous présente une matrice d’Eisenhower. Il s’agit d’un populaire outil d’évaluation des tâches et d’établissement de priorités. Chaque quadrant contient ici des exemples de types d’activités et indique l’ordre dans lequel les accomplir.
Matrice d’Eisenhower Urgent Non urgent Important 1. À résoudre d’abord : - Crises et problèmes- Enfant blessé- Rencontre avec supérieur- Colmater fuite de gaz- Travail à rendre aujourd’hui 2. À planifier :- Importants projets en cours- Embauche d’un nouvel employé- Prise de rendez-vous dentiste- Sport- Temps avec les proches Non important 3. À déléguer si possible : - Réunions de moindre importance- Appels téléphoniques- Interruptions inutiles- Courriels non prioritaires 4. À faire s’il reste du temps :- Lire fil d’actualité Facebook- Regarder la télévision- Activités chronophages inutiles- Tri des pourrielsSavez-vous gérer votre temps?
Une bonne gestion du temps suppose une planification attentive et des décisions réfléchies. Il faut que vous respectiez les priorités établies et ne vous laissiez pas distraire par les choses sans importance.
Vous voulez savoir si vous gérez bien votre temps? Commencez par vous poser ces questions :
- Est-ce que je sais établir efficacement les priorités en fonction de l’importance et de l’urgence des tâches?
- Est-ce que je sais combien de temps je consacre à chaque tâche?
- Suis-je contraint de rapporter du travail à la maison?
Une fois vos compétences évaluées, élaborez un plan d’amélioration. Changer n’est pas facile, mais c’est possible, en gestion du temps comme en toute autre chose. Les personnes qui réussissent emploient divers outils de gestion du temps pour améliorer la productivité et l’efficacité de leur vie personnelle et professionnelle.
Les pièges courants de la gestion du temps
Il est facile de se laisser distraire lorsque l’on essaie de respecter son emploi du temps. Afin de progresser, tâchez d’éviter les écueils courants que voici :
- Piège no 1 : Ne pas faire de liste de choses à faire. Si vous ne savez pas ce qu’il y a à faire, comment pourriez-vous en établir les priorités?
- Piège no 2 : Faire plusieurs tâches à la fois. Contrairement à ce que l’on croit, faire plusieurs tâches à la fois est en réalité moins productif que de se concentrer sur une tâche, puis de passer à la suivante. En effet, le cerveau n’est pas équipé pour effectuer en même temps deux tâches exigeant des fonctions cérébrales élevées. Des études indiquent même que l’accomplissement simultané de tâches multiples réduirait le QI, en raison de la division de l’attention, et pourrait même endommager le cerveau (ouch!).
- Piège no 3 : Ne pas savoir le temps qu’exige une tâche. Pourrez-vous écrire ce rapport en une heure, ou vous faudra-t-il trois jours? Si vous ne connaissez pas la durée des tâches à accomplir, vous ne saurez ni gérer votre temps ni établir vos priorités.
Sept compétences de gestion du temps qu’utilisent les gens qui réussissent
La productivité est source de rentabilité : voilà un fait établi. Ainsi, de bonnes compétences en gestion du temps influeront directement sur vos résultats financiers. Nous avons donc rassemblé, pour vous aider à améliorer votre efficacité, quelques lignes de conduite qu’ont adoptées les personnes qui réussissent.
Commencer sa journée tôt.
Demandez aux personnes qui connaissent le succès à quelle heure elles se lèvent, et vous leur trouverez un point commun : elles sont debout au petit matin, pour tirer pleinement avantage de la journée.
La société de finances d’entreprise Fleximize a effectué un sondage au sujet de leurs habitudes matinales auprès de personnes très réputées. Voici ce qu’elle a découvert.
- Le chef de la direction d’Apple, Tim Cook, se lève à 5 h.
- La rédactrice en chef de Vogue, Anna Wintour, se lève à 5 h 45 pour aller jouer au tennis avant de se rendre au bureau.
- Enfin, la célèbre Oprah se lève à 6 h pour méditer et courir sur son tapis roulant avant de se rendre en studio.
À retenir également de ce sondage : l’exercice compte beaucoup dans la vie des personnes qui connaissent le succès.
Se fixer des objectifs et des priorités en début de journée.
La planification de la journée permet de déterminer son orientation et de progresser vers des objectifs. (Certains grands projets de longue haleine comme la rédaction d’un plan de marketing pour votre entreprise feront partie du deuxième quadrant de la matrice d’Eisenhower. Ils sont importants, mais on peut les mettre temporairement de côté pour accomplir les tâches urgentes.)
Les gens d’affaires prospères savent qu’il y a chaque jour des urgences et des tâches importantes. Ils abordent leur journée de manière à créer l’équilibre entre les deux et se réservent les tâches mineures pour plus tard.
Rob Rawson, le chef de la direction de TimeManagement.com, se consacre aux tâches prioritaires en début de journée, avant que les courriels et autres tâches secondaires viennent le distraire. La division des objectifs en étapes facilite les progrès en vue de leur atteinte.
Certains accompagnateurs en gestion de carrière suggèrent de répartir le temps entre journées « ciblées » et journées « tampons ». Les premières serviront aux projets de longue haleine tels que l’expansion de l’entreprise et la gestion des ressources humaines. Les secondes serviront aux tâches concrètes telles que la paperasserie et la comptabilité.
Se concentrer sur une tâche à la fois.
On pense souvent que l’accomplissement de plusieurs tâches à la fois est efficace dans la gestion du temps. Or, s’attaquer à plusieurs choses simultanément entraîne en réalité des pertes de temps. Selon le spécialiste des neurosciences Earl Miller, il est globalement impossible de se concentrer sur plus d’une chose à la fois.
« On ne peut pas accomplir plusieurs tâches à la fois. Les gens qui affirment pouvoir le faire se bercent d’illusions, explique-t-il. »
La vraie efficacité consiste à se concentrer sur une chose à la fois et à la terminer avant de passer à la tâche suivante.
Apprendre à déléguer.
On peut avoir plusieurs casquettes, mais on ne peut pas être partout à la fois. Prenez le temps d’étudier les candidats et d’embaucher les meilleurs employés, afin d’avoir confiance en votre équipe. Ainsi, au lieu de tenter de tout faire vous-même, vous pourrez lâcher prise et attribuer des tâches aux gens qui travaillent pour vous.
Appliquer la règle des 80/20.
Selon le principe de Pareto (c.-à-d. la règle des 80/20), 20 pour cent des actions donnent 80 pour cent des résultats, et 80 pour cent des actions donnent 20 pour cent des résultats. Autrement dit, les gens qui réussissent savent que les (20 pour cent de) tâches prioritaires donneront les plus importants résultats. Le reste, ils le délèguent.
Prévoir du temps pour les distractions et interruptions.
Si vous planifiez chaque journée à la seconde près, vous n’aurez jamais de temps pour les défis imprévus. Essayez de garder une heure de libre chaque jour pour les événements non planifiés. Prévoir des heures au bureau sans tâche précise ou pour les collègues et les collaborations est aussi une bonne idée. Si vous surchargez votre horaire, vous aurez toujours du retard.
Dire non plus souvent et maîtriser l’art des réunions courtes.
La chef de la direction de NewBrand Analytics, Kristin Muhlner, croit que dire non est l’une des clés pour éviter le surmenage tant professionnel que personnel.
Dire oui à trop de réunions est une erreur que commettent de nombreuses entreprises. Les personnes qui réussissent savent reconnaître une réunion essentielle et disent non aux autres ou en limitent la durée.
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