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Comment créer une facture — Cinq façons simples

Kaitlin Keefer, Editor

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous devez savoir comment créer une facture. La bonne nouvelle est qu’il est assez facile de le faire, surtout si vous utilisez les outils appropriés pour simplifier le processus.

Quand vient le temps de créer une facture, vous avez des options. Si vous n’êtes pas familier avec la facturation, de très nombreux services offrent des modèles. Si vous faites de la facturation depuis un moment déjà et que vous souhaitez améliorer vos processus, il existe également des logiciels de facturation qui peuvent rendre la facturation de vos clients simple et sans problèmes. Factures Square vous permet de créer et d’envoyer des factures d’allure professionnelle à partir de votre ordinateur et maintenant à partir de votre téléphone. Voici cinq des méthodes les plus populaires utilisées pour la création d’une facture.

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1. Comment créer une facture dans Google Docs.

Google Docs est une option facile à partager pour créer un modèle de facture. Les modèles de facture sont facilement téléchargeables et vous permettent de créer une facture rapidement, ou d’en créer une entièrement à votre image. Pour utiliser un modèle Google Docs :

  1. Connectez-vous à votre compte Google et accédez à votre Google Drive.
  2. Cliquez sur le bouton « + Nouveau » et faites défiler le menu déroulant dans Google Docs. Cliquez sur la flèche adjacente et sélectionnez « À partir d’un modèle ». Vous serez redirigé à la page des modèles.
  3. Entrez le terme « facture » dans la barre de recherche de la page des modèles. Une sélection de modèles de facture apparaîtra indiquant les résultats. Consultez les différentes options et sélectionnez le modèle de facture qui correspond le mieux à vos activités.
  4. Remplissez la nouvelle page du modèle que vous avez sélectionné. Les champs de saisie personnalisés comprennent le nom de votre entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le logo de votre entreprise, les modalités de paiement et le nom officiel du bénéficiaire du paiement à effectuer.

2. Comment créer une facture avec un modèle de facture gratuit.

Vous pouvez utiliser le logiciel de modèle gratuit si vous n’utilisez pas déjà un des programmes ou des modèles ci-dessus. Square, et bon nombre de services de logiciel de facturation tels que QuickBooks, proposent des modèles de facturation gratuits. Pour utiliser un modèle de facture gratuit de Square, procédez comme suit :

  1. Sur la page de modèles de facture Square, sélectionnez la couleur et le format de fichier pour la facture que vous voulez créer.

  2. Saisissez votre adresse courriel dans la fenêtre contextuelle et le modèle va alors s’ouvrir dans un nouvel onglet. Si vous n’apercevez pas immédiatement la fenêtre contextuelle de modèle, vérifiez vos paramètres de blocage des fenêtres contextuelles pour le site Web de Square.

  3. Remplissez les champs de saisie suivants : nom de votre entreprise, nom de votre client, dates d’envoi et d’échéance, articles et montants.

  4. Téléchargez ce modèle et envoyez-le à votre client en tant que pièce jointe.

3. Comment créer une facture dans Microsoft Word.

Le logiciel Word contient une foule de modèles simples, d’allure professionnelle. Créer des factures de cette façon sera une bonne option, en particulier si vous connaissez déjà le logiciel. Toutefois, cette option a son revers, notamment au moment de se faire payer. Imprimer une facture papier et l’envoyer par la poste prolonge les délais.

De plus, même si vous envoyez une facture Word par courriel, il vous reste à déterminer le meilleur mode de paiement. Cela suppose habituellement l’utilisation d’un système de tiers (comme une application de paiement en ligne) ou l’envoi d’un chèque. Si néanmoins c’est la solution qui vous convient, voici comment procéder : 

  1. Faites un choix parmi les modèles de factures de Word en passant par l’option Nouveau du menu Fichier.

  2. Trouvez l’icône Facture dans la boîte de dialogue (habituellement dans le volet de gauche), puis sélectionnez le type de facture qui correspond le mieux à vos besoins.

  3. Rédigez un en-tête professionnel indiquant les coordonnées de votre entreprise : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel et logo.

  4. Sous l’en-tête, du côté opposé à celui où vous avez inscrit vos coordonnées, indiquez les coordonnées du client et assurez-vous d’inclure le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel.

  5. Chaque facture doit comporter un numéro de facture unique, la date de rédaction de la facture et un délai de paiement.

  6. Indiquez le mode de paiement pour établir des attentes non ambiguës.

  7. Dans le corps de la facture, décrivez en détail les produits et services fournis, ainsi que le prix de chaque élément. Indiquez le total, les taxes applicables, les frais de livraison, etc. C’est une bonne idée que d’indiquer le total général en caractères gras afin qu’il soit facilement repérable sur la facture.

4. Comment créer une facture dans Microsoft Excel.

Excel offre toute une variété de modèles de facture simples et faciles à utiliser, en fonction de vos besoins. Cependant, vous pouvez être confronté aux mêmes défis logistiques qu’avec l’envoi de factures par Word.

  1. Ouvrez un nouveau classeur à partir du menu Fichier, puis repérez l’icône Facture dans la boîte de dialogue (habituellement dans le volet de gauche).

  2. Optez pour le type de facture qui correspond le mieux à vos besoins. Les modèles vont de la facture de produits à la note pour différents types de services.

  3. Remplissez les champs de saisie à personnaliser : nom de votre entreprise, adresse, numéro de téléphone, courriel, logo, ID du client (s’il y a lieu), conditions de paiement et nom officiel du bénéficiaire du paiement à effectuer.

  4. Assurez-vous d’indiquer un numéro de facture unique, une description des produits ou services et les coordonnées du client.

5. Comment créer une facture en ligne avec l’outil Factures Square.

L’outil Factures Square offre des modèles de facture prêts à l’emploi d’allure professionnelle qui permettent de bien s’organiser et de gagner du temps. Toutes les factures sont centralisées (dans le Tableau de bord Square). Il est donc facile de savoir ce qui a été payé et ce qui demeure impayé. Les factures en ligne de Square sont personnalisables, ce qui signifie que l’on peut notamment appliquer des remises (sans faire les calculs soi-même) et ajouter un champ de pourboire personnalisé (au cas où les clients souhaiteraient laisser un petit extra). Il est même possible d’activer la programmation des factures et les paiements récurrents, pour plus de souplesse dans l’envoi de factures.

La tarification de l’outil Factures Square est claire : seulement 2,9 % + 0,30 $ par facture payée. Si le client paie au moyen d’une carte de crédit ou de débit enregistrée dans nos dossiers, les frais sont de 3,4 % + 0,15 $. De plus, l’envoi des factures est facile; vous n’avez qu’à les transmettre directement de votre appareil mobile ou du Tableau de bord Square.

Création d’une facture Square sur un ordinateur

  1. Inscrivez-vous ici pour obtenir un compte gratuit.

  2. Accédez à la section Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  3. Cliquez sur Créer une facture.

  4. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou entrez un nouveau nom et une nouvelle adresse courriel. Vous pouvez entrer jusqu’à neuf destinataires.

  5. Ajoutez les détails de la facture et toute remise applicable.

  6. Cliquez sur Envoyer.

  7. Lorsque vos clients reçoivent leur facture par courriel, ils peuvent vous payer en ligne en toute sécurité. L’argent versé en ligne devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables.

**Création d’une facture Square avec l’application de facturation **

  1. Téléchargez l’application Factures Square sur votre appareil iOS ou Android.
  2. Créez votre compte Square gratuit ou inscrivez-vous avec votre compte Square existant.
  3. Touchez le symbole + dans la barre de navigation et sélectionnez Facture.
  4. Touchez Ajouter un client et sélectionnez un client existant dans votre répertoire ou touchez Créer un client pour saisir le nom et l’adresse courriel de votre client.
  5. Touchez Ajouter un article pour ajouter un article de votre catalogue d’articles ou pour ajouter un montant personnalisé.
  6. Ajoutez un message personnalisé, définissez des rappels automatiques ou exigez un acompte, selon le besoin.
  7. Touchez Envoyer.
  8. Lorsque vos clients reçoivent leur facture par courriel, ils peuvent vous payer en ligne en toute sécurité. L’argent versé en ligne devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables.

Renseignez-vous davantage au sujet de l’application Factures Square.

Kaitlin is an editor at Square where she covers everything from how small businesses can start, run, and grow, to how enterprise companies can use tools and data to become industry leaders.