Comment créer une facture — Trois façons simples

Création d’une facture

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, il vous faut savoir comment créer une facture. La bonne nouvelle? C’est assez facile, en particulier si vous utilisez des outils qui vous simplifient la tâche. Voici trois façons de créer une facture.

Créer une facture dans Microsoft Word.

Le logiciel Word contient une foule de modèles simples, d’allure professionnelle. Créer des factures de cette façon sera une bonne option, en particulier si vous connaissez déjà le logiciel. Toutefois, cette option a son revers, notamment au moment de se faire payer. Imprimer une facture papier et l’envoyer par la poste prolonge les délais. De plus, même si vous envoyez une facture Word par courriel, il vous reste à déterminer le meilleur mode de paiement. Cela suppose habituellement l’utilisation d’un système de tiers (par exemple une application de paiement en ligne) ou l’envoi d’un chèque. Si néanmoins c’est la solution qui vous convient, voici comment procéder :

  1. Faites un choix parmi les modèles de factures en passant par l’option Nouveau du menu Fichier (bouton Office).

  2. Trouvez l’icône Facture dans la boîte de dialogue (habituellement dans le volet de gauche), puis sélectionnez le type de facture qui correspond le mieux à vos besoins.

  3. Rédigez un en-tête professionnel indiquant les coordonnées de votre entreprise : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel et logo.

  4. Sous l’en-tête, du côté opposé à celui où vous avez inscrit vos coordonnées, indiquez les coordonnées du client : nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone et courriel.

  5. Chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. Précisez toujours la date de rédaction de la facture et un délai de paiement.

  6. La facture doit aussi indiquer la méthode de paiement que devra utiliser le client.

  7. Dans le corps de la facture, décrivez en détail les produits et services fournis, ainsi que le prix de chaque élément. Indiquez le total, les taxes applicables, les frais de livraison, etc. Le total général peut ensuite apparaître en caractères gras.

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Envoyer des factures au moyen de Square
Créer une facture en ligne grâce à l’outil Factures Square.

L’outil Factures Square offre des modèles de facture prêts à l’emploi d’allure professionnelle qui permettent de bien s’organiser et de gagner du temps. Toutes les factures sont centralisées (dans le Tableau de bord Square). Il est donc aisé de savoir ce qui a été payé et ce qui demeure impayé. Les factures en ligne de Square sont personnalisables, ce qui signifie que l’on peut entre autres appliquer des remises (sans faire les calculs soi-même) et ajouter un champs de pourboire personnalisé (au cas où les clients souhaiteraient laisser un petit extra). Il est même possible d’activer la programmation des factures et les paiements récurrents, pour plus de souplesse dans l’envoi de factures.

La tarification de l’outil Factures Square est claire : seulement 2,9 % + 0,30 $ par facture payée. Si le client paie au moyen d’une carte de crédit ou de débit (carte de débit associée à Visa ou à Mastercard) enregistrée dans nos dossiers, les frais sont de 3,4 % + 0,15 $. De plus, l’envoi des factures est facile; vous n’avez qu’à les transmettre directement de votre appareil mobile ou du Tableau de bord Square.

Création d’une facture Square sur un ordinateur

  1. Inscrivez-vous pour obtenir gratuitement un compte ici.

  2. Accédez à la section Factures dans le Tableau de bord Square en ligne.

  3. Cliquez sur Créer une facture.

  4. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou entrez un nouveau nom et une nouvelle adresse courriel. Vous pouvez entrer jusqu’à neuf destinataires.

  5. Ajoutez les détails de la facture et toute remise applicable.

  6. Cliquez sur Envoyer.

  7. Lorsque vos clients reçoivent leur facture par courriel, ils peuvent vous payer virtuellement en toute sécurité. L’argent versé en ligne devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables.

Création d’une facture Square sur un appareil mobile

  1. Obtenez un compte gratuit ici et téléchargez l’application Solution PDV Square pour iOS ou Android.
  2. Sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
  3. Touchez Créer une facture.
  4. Entrez le nom et l’adresse courriel de votre client, puis touchez Ajouter à la facture.
  5. Si vous souhaitez envoyer la facture plus tard, touchez l’option Envoyer et sélectionnez une autre date d’envoi.
  6. Touchez Ajouter un article pour ajouter un ou des articles de votre catalogue d’articles, ou entrez un montant personnalisé.
  7. Touchez Envoyer.
  8. Lorsque votre client recevra la facture par courriel, il pourra vous payer virtuellement en toute sécurité. L’argent viré en ligne devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables.
Créer une facture dans Microsoft Excel.

Excel propose divers modèles de factures clairs et faciles à utiliser, en fonction de vos besoins. Cependant, vous pourriez rencontrer les mêmes soucis de logistique qu’avec l’envoi de factures Word.

  1. Ouvrez un nouveau classeur à partir du menu Fichier (bouton Office), puis repérez l’icône Facture dans la boîte de dialogue (habituellement dans le volet de gauche).

  2. Optez pour le type de facture qui correspond le mieux à vos besoins. Les modèles vont de la facture de produits à la note pour divers services particuliers.

  3. Remplissez les champs de saisie à personnaliser : nom de votre entreprise, adresse, numéro de téléphone, courriel, logo, ID du client (s’il y a lieu), conditions de paiement et nom officiel du bénéficiaire du paiement à effectuer.

  4. Assurez-vous d’indiquer un numéro de facture unique, une description des produits ou services et les coordonnées du client.

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