En un lugar donde hay mucho trabajo, se pueden producir conflictos con los horarios. Ya sea que un empleado esté programado para trabajar en dos ubicaciones a la vez o que no haya suficientes empleados para operar en el piso de ventas durante un turno, estos problemas se tienen que resolver de manera rápida y sin mucho drama.
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¿Cuáles son los conflictos de horarios más comunes?
Los tres más comunes son las reservas duplicadas, la programación de turnos de empleados no disponibles y la distribución desigual de turnos.
- Las programaciones duplicadas suceden cuando se programa que un empleado trabaje en el mismo turno dos veces o en dos ubicaciones distintas durante el mismo turno. Generalmente, esto se debe a un error humano. Si se elige usar una solución tecnológica con programación de horarios inteligente, los calendarios de los empleados se agruparán en una sola ubicación para eliminar el riesgo de duplicar los horarios.
- Programar turnos a empleados cuando estos no están disponibles también afecta al calendario. Todo el trabajo que lleva crear un horario para tus empleados solo es útil si conoces su disponibilidad antes de terminar de programar sus turnos. Deberías implementar un sistema o usar un software que permita a los empleados registrar cuándo pueden trabajar y cuándo no, y así poder controlar la disponibilidad.
- La distribución desigual de turnos es lo que ocurre cuando uno o más de tus trabajadores obtienen más turnos que otros. Esto puede generar conflictos entre tú y los empleados o entre los miembros del equipo. Para evitar la frustración, implementa una solución de administración de empleados con la cual puedas distribuir de manera más equitativa los turnos o recompensar con más turnos a los trabajadores que más se esfuercen.
Cinco consejos para manejar los conflictos de horarios
Aunque sepas cuáles son los posibles errores de programación de horarios, los conflictos ocurren. Por este motivo, es imprescindible que sepas cómo evaluar la situación y resolver el conflicto con facilidad sin que nadie se enoje. Aquí encontrarás algunos consejos sobre cómo resolver un conflicto de programación de horarios.
- Respira. Como la persona responsable de manejar la situación, tu reacción y actitud afectan la respuesta de tu equipo (y su predisposición para colaborar). Mantén una actitud positiva y calmada. Esto les asegura a tus empleados que todo está bajo control y te ayuda a ver mejor cuáles son las opciones disponibles.
- Consulta tu tabla de disponibilidad. Tienes que saber quién no tiene un turno programado y quién puede venir a trabajar. Haz una lista de los empleados que estén disponibles; luego, empieza a contactarlos. Si no tienes mucho tiempo para resolver la situación, llama por teléfono. Si la necesidad no es tan urgente, envía a tu equipo un correo electrónico masivo avisando sobre el turno que es necesario cubrir.
- Ofrece beneficios a los empleados por cubrir un turno. Si te está costando conseguir empleados que te ayuden, ofréceles un almuerzo gratis u otro beneficio tentador.
- Interviene tú. Si te quedas sin un empleado para un turno y es un período de poco trabajo, puedes considerar la posibilidad de tener menos personal que lo habitual. O bien, puedes intervenir tú y ponerte a trabajar.
- Pide a un empleado que trabaje dos turnos. Habla con los empleados que ya tienen un turno programado para ese día a fin de consultarles si pueden llegar antes o irse después. Ofréceles descansos más largos para asegurarte de que brinden un trabajo y servicio de excelencia al cliente.
Cómo prevenir los conflictos de horarios desde el principio
Para evitar conflictos de horarios, uno de los pasos más importantes que puedes dar es crear un proceso para que tus trabajadores comuniquen su disponibilidad todas las semanas laborales. Es importante tener este proceso listo, ya sea enviando un correo electrónico, entregando un formulario o hablándolo en una reunión semanal.
Pero seamos honestos; muchos conflictos de horarios suceden cuando los procesos son manuales, por ejemplo, cuando una o varias personas tienen que conciliar múltiples hojas de cálculo o documentos. Por eso, la mejor manera de evitar errores es eliminar la posibilidad de que se produzca un error humano.
El software de programación del personal puede ayudarte a crear mejores horarios y a hacer un seguimiento de tus empleados. Un sistema de administración de empleados también te puede ayudar a determinar quiénes son los más productivos y cuándo lo son para maximizar el rendimiento.
Si operas un negocio basado en citas, un software de calendarización, como Citas Square puede reducir la probabilidad de que se produzcan conflictos al permitir a los clientes ver cuándo uno de los proveedores de servicios tiene disponibilidad y hacer una reserva en línea. Luego, se pueden sincronizar todas estas citas con el calendario personal de cada empleado a fin de asegurarse de que todos sepan cuándo tienen que llegar al trabajo.
Una vez que crees un horario para los empleados, asegúrate de distribuirlo por correo electrónico y también ponerlo en un área común. Esto generará comentarios con anticipación y ayudará a todos los miembros del equipo a saber cuándo deben trabajar.