Te han asignado la tarea de escribir el manual para empleados de tu negocio. Quizás tu negocio creció hasta tal punto que es necesario tener las políticas por escrito. Tal vez quieras optimizar el material de incorporación para la contratación de empleados nuevos. O bien, quizás la empresa haya enfrentado una situación difícil entre compañeros de trabajo o, incluso, una demanda laboral y quieres hacer algo para protegerte de futuros problemas.
Cualquiera que sea el motivo, un manual para empleados puede garantizar que todos los empleados conozcan las reglas y las expectativas. Estas pueden protegerlos a ellos y a la empresa.
Sin embargo, redactar un manual para empleados es una tarea importante. ¿Cómo se redacta un manual para empleados y qué tipo de contenido se debe incluir?
Aquí, revisamos qué es un manual para empleados, ofrecemos consejos acerca de cómo redactarlo y te damos una idea sobre lo que se debería incluir.
Primeros pasos con Nómina Square
Procesamiento de nóminas en el que confían miles de personas.
¿Qué es un manual para empleados?
Un manual para empleados, también conocido como instructivo para empleados o manual del personal, es un documento en el que se detallan las reglas, las políticas y las expectativas que el negocio tiene en torno a sus empleados. Además, enumera lo que los empleados pueden esperar de los empleadores. A los nuevos empleados se les entrega una copia del manual para empleados con un formulario para firmar, en el que afirman haberlo leído y estar de acuerdo con los términos.
¿Por qué deberías tener un manual para empleados?
Es importante que todos tus empleados entiendan las políticas y las reglas de tu negocio. Redactar un manual para empleados les muestra que existen políticas coherentes para todos: las mismas reglas y pautas se aplican de forma generalizada, y a todos se los trata de la misma manera.
Al presentar políticas empresariales claras, los manuales para empleados pueden ayudar a promover un ambiente laboral positivo, productivo y seguro que esté libre de conductas inapropiadas o perjudiciales. Como resultado, el manual puede proteger a la empresa de acosos sexuales, despidos injustos y demandas por discriminación. También puede ayudarte con la defensa ante una demanda.
¿Es necesario tener un manual para empleados?
Dependiendo de tu negocio y el lugar donde esté ubicado, por ley, debes tener ciertas políticas escritas, por ejemplo, a los empleadores de California se les requiere una política antiacoso y un procedimiento de denuncia interna. El manual puede ser un recurso útil para mantener todas las políticas clave en un solo lugar. Consulta con tu abogado los requisitos que se aplican a tu negocio.
Un manual para empleados enumera todas las reglas y las expectativas de la empresa en un solo lugar para que se pueda acceder a ellas de manera sencilla. Si una de las personas empleadas está esperando un bebé, es posible que no se sienta cómoda para preguntar a su gerente o a Recursos Humanos acerca de la política de licencia por maternidad o paternidad de la empresa durante los primeros meses de embarazo. Si esta información estuviera en el manual para empleados, ellos mismos podrían buscarla allí.
Además, este manual puede proteger a tu empresa de las demandas. Por ejemplo, si se despide a un empleado, tener una política de empleo a voluntad claramente documentada en el manual puede ayudar a demostrar que tu empresa actuó de manera legal.
¿Cómo se redacta un manual para empleados?
Un manual para empleados tiene que estar bien organizado y escrito con claridad. Una vez que sepas cuál es el material que quieres incluir, genera una descripción general con una estructura lógica. Por ejemplo, sería bueno agrupar todos los beneficios de tu negocio en una sección. Esto no solo facilita la redacción, sino que también potencia la utilidad del manual para los empleados.
Las oraciones cortas y el lenguaje simple suelen ser más fáciles de leer. Evita la jerga del sector o palabras confusas. Básicamente, cuanto más simple y claro el contenido, mejor.
Después de haber escrito un borrador, compártelo con un abogado laboralista a fin de asegurarte de que todo cumpla los requisitos legales. Si es posible, pide a un buen redactor que edite el manual para empleados y a alguien con ojos de lince que lo revise en busca de errores tipográficos.
¿Qué se debería incluir en un manual para empleados?
Este debe incluir las políticas de tu negocio, lo que esperas de tus empleados y lo que tus empleados pueden esperar de tu negocio. Debe explicar tus obligaciones legales como empleador y los derechos de tus empleados.
En la primera lista que aparece abajo se incluyen los temas que, por lo general, tienen que estar por escrito por motivos legales y, por lo tanto, pueden incluirse en el manual para empleados a fin de que toda la información esté detallada en un solo lugar. En la segunda lista, se incluyen los asuntos que puedes agregar según tu criterio.
¿Qué políticas laborales deberían incluirse por escrito en un manual?
Por lo general, las políticas que se indican a continuación deben incluirse en un manual para empleados que el empleado reconozca por escrito. Además, es posible que quieras celebrar con el empleado distintos contratos escritos en torno a otras políticas, por ejemplo, arbitraje de conflictos, acuerdos de confidencialidad, asignación de derechos de propiedad intelectual, acuerdo de no solicitación y pacto de no concurrencia. Consulta con un abogado laboralista a fin de determinar cuáles son las políticas y los acuerdos apropiados para tu negocio.
- Igualdad en las oportunidades laborales (antidiscriminación)
- Antiacoso
- Antirrepresalias
- Empleo a voluntad
- Código de conducta
- Información de empleo general
- Seguridad y protección
- Políticas de pago, como información sobre los días de pago, la puntualidad, la elegibilidad para trabajar horas extras, las comidas, los períodos de descanso y comida, etc.
- Beneficios
- Política de licencia por enfermedad
- Política de vacaciones pagadas
- Licencia médica y familiar: si un negocio tiene 50 empleados o más, por lo general, tiene que tener una política por la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés).
- Proceso de evaluación para ascensos y mejoras salariales
- Proceso para presentar un reclamo
- Descargo de responsabilidad: en el manual para empleados se incluyen las políticas y las pautas, pero no hay una garantía ni un contrato que garantice trabajo continuo. Además, menciona que las políticas en el manual para empleados pueden cambiar según el criterio del empleador.
¿Qué más tienes que incluir en tu manual para empleados?
- Carta de bienvenida del director ejecutivo (CEO) o del fundador
- Declaración de la misión de la empresa
- Cultura ideal de la empresa
- Cierres anuales de la oficina
- Expectativas sobre la conducta, lo que incluye la asistencia y el código de vestimenta, si fuesen relevantes
- Horas de trabajo estándares: incluye todas las reglas sobre los empleados que estén en sus puestos de trabajo después de estas horas.
- Revisión del proceso y la manera en que se consiguen un ascenso o una mejora salarial
- Disciplina progresiva o política para cuando el comportamiento no es el que se espera
- Un formulario para firmar en el que se da fe de haber leído el manual del personal y se aceptan los términos
Recursos adicionales para la investigación del manual para empleados
Estos son algunos lugares donde puedes obtener más información acerca de qué incluir en el manual para empleados:
- Departamento de Trabajo de Estados Unidos: obtén información acerca de las leyes de igualdad en las oportunidades laborales, licencia médica y familiar, entre otros beneficios.
- Administración de Salud y Seguridad Ocupacional: aquí encontrarás buenos recursos sobre las responsabilidades del empleador
Publicación de tu manual para empleados
Una vez que hayas redactado tu manual para empleados, tienes que publicarlo en un formato al cual puedan acceder con facilidad todos los empleados. Muchos negocios guardan sus manuales como archivos PDF o los tienen disponibles en el sitio de intranet de la empresa. También tienes la opción de imprimir copias, pero la versión digital es más ecológicamente responsable y más fácil de mantener actualizada.
Asegúrate de guardar las versiones anteriores y las fechas de todas las actualizaciones de tu manual. Es posible que necesites consultar este material en caso de una litigación.
Las leyes laborales pueden ser complicadas y variar según el tipo de negocio y la ubicación. Como empleador, es fundamental que entiendas tus obligaciones.