Las palabras “cumplimiento del impuesto sobre las ventas” pueden poner nervioso incluso al propietario de restaurante más experimentado (y por un buen motivo). El impuesto sobre las ventas y todo lo que conlleva es un dolor de cabeza que consume mucho tiempo, especialmente para los propietarios de restaurantes ocupados. Y hay mucho en juego. Los errores simples, el incumplimiento de los plazos y los errores de cálculo, aunque sean sin intención, pueden tener costosas consecuencias.
Evita enfrentarte a grandes multas o, peor aún, una auditoría. Sigue leyendo para conocer la información más reciente sobre el cumplimiento del impuesto sobre las ventas para los propietarios de restaurantes, lo que ocurre durante una auditoría y cómo el uso de tecnologías como Square para Restaurantes puede hacerte ahorrar dinero, simplificar el impuesto sobre las ventas y mantener una buena reputación ante tu amable auditor estatal.
Para empezar, vamos a hacer un pequeño curso intensivo de impuestos sobre las ventas.
Impuesto sobre las ventas de restaurantes para principiantes
Lamentablemente, parte de tu trabajo como propietario de un restaurante es ser el intermediario entre los clientes y tu jurisdicción fiscal estatal o local. Ellos confían en ti para que cobres y remitas la cantidad correspondiente del impuesto sobre las ventas de cada transacción.
Como si eso no fuera suficiente, también te exigen que presentes varias veces al año declaraciones del impuesto sobre las ventas que incluyan un desglose de todas tus ventas y compras gravables. En resumen, es confuso y molesto, y los errores pueden costarte mucho.
Así que, ¿cuánto dinero tienes que reservar? Determinar tu tasa de impuesto sobre las ventas no siempre es sencillo. Esta es una breve versión de los motivos:
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45 estados estadounidenses y el Distrito de Columbia exigen legalmente a los negocios que cobren el impuesto sobre las ventas.
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38 de estos 45 estados también establecen tasas de impuestos locales que se deben sumar a la tasa de impuestos estatal.
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Algunas ciudades exigen que los restaurantes sumen un impuesto adicional por comer afuera al total de la cuenta.
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Algunas cosas están sujetas a impuestos (la mayoría de los artículos tangibles) y otras no (muchos servicios).
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El impuesto recaudado por las propinas en efectivo puede ser complicado, difícil de probar y confuso de controlar.
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Los pedidos para comer en el lugar y para llevar pueden tener implicaciones fiscales y tasas diferentes.
Las confusas leyes fiscales hacen que seas tú quien tiene que hacer la tarea, conocer bien las tasas estatales y locales, y llevar un registro detallado.
Por qué todos los restaurantes (incluido el tuyo) corren el riesgo de sufrir una auditoría
En California, casi uno de cada cuatro establecimientos de servicios alimentarios no cumple la normativa. Teniendo en cuenta esta estadística, no debería sorprender que los restaurantes sean un objetivo popular para el escrutinio del cumplimiento del impuesto sobre las ventas. Pero, ¿qué es exactamente lo que hace que la autoridad fiscal local dirija su atención a tu restaurante?
Robert Schulte, antiguo auditor fiscal del estado de California, lo sabe de primera mano. A continuación, explica los tres motivos más comunes por los que los restaurantes son auditados:
- Muchas transacciones en efectivo
¿Por qué aceptar efectivo aumenta las probabilidades de ser auditado? Principalmente, porque es más difícil demostrar cuánto dinero entra y sale. También suele haber más errores humanos en los cálculos y el recuento, lo que puede dar lugar a más errores de declaración. (Consejo: si tu negocio maneja efectivo regularmente, un sistema inteligente de punto de venta como Square para Restaurantes hará que te resulte más sencillo demostrar tus ganancias).
- Alta rotación de empleados
El sector de los bares y restaurantes es conocido por su alta rotación de empleados. Además de presentar su propio conjunto de desafíos, también puede dar lugar a un escrutinio por parte de las autoridades fiscales. Si la línea telefónica de impuestos de tu estado recibe regularmente llamadas de exempleados descontentos para denunciar infracciones, tu restaurante se encontrará en la lista de lugares seleccionados para visitar inmediatamente por un auditor. No permitas que esta señal de advertencia poco conocida te tome por sorpresa.
- Inventario volátil
¿Sirves mariscos frescos o licores de alta gama? Los derrames y el deterioro significativos registrados en un inventario volátil que cuesta mucho dinero probablemente atraigan el escrutinio de un auditor.
Qué ocurre durante una auditoría de impuestos sobre las ventas
Los auditores realizan una investigación minuciosa para determinar la existencia de una infracción al impuesto sobre las ventas (y, en caso de encontrarla, su alcance). Los auditores utilizan dos procesos principales para lograrlo. Robert Schulte, antiguo auditor fiscal de California explica lo siguiente:
Análisis de comparación de órdenes de compra y ventas declaradas
Los ingresos no pueden existir sin un inventario, lo que significa que los restaurantes deben comprar (comida, bebidas, etc.) para vender. Los auditores saben que cada pedido de alimentos y bebidas tiene su propia orden de compra que detalla la transacción, las cantidades incluidas, los nombres de los artículos y el costo. Entonces, ¿cómo se usan estos datos para identificar las infracciones al impuesto sobre las ventas?
Para facilitar el cálculo, imagina que una tienda de embutidos compra 1,000 panecillos recién horneados por semana, pero reporta que solo vendió 450 sándwiches hechos con estos panecillos por semana. Si los auditores ven que las ventas no están alineadas con las órdenes de compra del inventario en varias ocasiones, lo más probable es que algo esté mal. Ningún propietario de restaurante tiraría a sabiendas el dinero en forma de 550 panecillos en mal estado a la basura cada semana.
Auditorías retrospectivas y las pruebas de vertido en barra
Los establecimientos que sirven cerveza, vino y licor tienen un desafío único a la hora de evitar los derrames. Incluso el barman más experimentado suele derramar un poco y verter de más cuando está apresurado para preparar las bebidas, mantener a los clientes felices y ganar propinas. Eso está bien, dentro de lo razonable. Pero si el derrame es excesivo, o las cifras de inventario e ingresos no coinciden, puede haber un problema. Para determinar si se debe un impuesto adicional, un auditor debe calcular cuántos ingresos puede generar cada botella de licor. ¿Cómo?
- Paso 1: Calcula las bebidas por botella.
Si cada bebida “individual” que se pide tiene 1.5 onzas de licor, y una botella estándar de un litro de alcohol tiene 33.8 onzas, eso equivale a 22.5 bebidas con cero derrames. Los accidentes ocurren, y los seres humanos no son perfectos, así que se espera y permite que haya cierta cantidad de derrame.
- Paso 2: Ten en cuenta el derrame permitido.
Suponiendo que la tasa de derrame promedio es del 5 al 15%, una botella de whiskey de un litro debe rendir entre 17 y 20 tragos individuales. Si el whiskey cuesta $5 por trago, cada botella debe generar entre $85 y $100 de ganancias.
- Paso 3: Compara las órdenes de compra con las ganancias.
Si se comparan las órdenes de compra de tres meses con las ventas totales de bebidas y las cifras no cuadran, es posible que se deban impuestos adicionales.
- Paso 4: Haz una prueba de vertido.
Si un auditor cree que tus informes de derrame son altos, realizará una prueba de vertido. Durante la prueba, pedirá un trago y medirá el volumen de alcohol que contiene. Por lo general, los auditores suelen hacerlo de forma encubierta durante el horario comercial pico y regresan frecuentemente dos o tres veces. El objetivo es obtener datos completos que se asemejen a los de siempre.
- Paso 5: Calcula el impuesto adicional adeudado.
Un auditor simplemente multiplicará la cantidad total de botellas compradas por la ganancia esperada por botella para conocer cuánto se debe pagar en concepto de impuestos. Por ejemplo, si un bar tiene ventas previstas de $40,000, pero solo reportó $25,000, se le pedirá que pague impuestos por la diferencia. En este caso, $40,000 – $25,000 = $15,000, por lo que el bar debería impuestos sobre esos $15,000.
Si te auditan, ser capaz de proporcionar rápidamente la evidencia que el auditor te solicite puede ayudarte a acelerar el proceso. Esto puede incluir cosas como órdenes de compra de un producto específico o informes de ventas de un intervalo de fechas en particular, por lo que la organización es clave.
Si la auditoría no se resuelve a tu favor, podrías enfrentar multas e impuestos atrasados. Estos costos pueden ser difíciles de absorber para los negocios emergentes y, si no puedes pagar, el estado puede embargarte el sueldo o recurrir a otras técnicas poco agradables para cobrar su dinero.
Como puedes ver, en lo que respecta al cumplimiento del impuesto sobre las ventas, la ignorancia no es bendición: es costosa. Entonces, ¿cómo puedes prepararte y estar siempre en cumplimiento?
Consejo: aprovecha las asociaciones inteligentes de Square con expertos en impuestos sobre las ventas para presentar tus declaraciones de impuesto sobre la venta y cumplir todos los plazos.
Haz la tarea
Para cumplir con el impuesto sobre las ventas, tienes que comprender qué significa para tu negocio. Haz una investigación de las leyes locales y determina lo siguiente:
- Tus tasas de impuestos del estado, la ciudad y el condado y responsabilidades
- Si tienes más de una ubicación, cómo calcular las tasas de impuestos para cada ubicación
- Qué sistema de Punto de venta es el más adecuado para las necesidades de tu bar, restaurante, café o cafetería
- Los calendarios fiscales y los plazos de todas las autoridades fiscales locales aplicables
- Qué formularios fiscales debes completar y dónde debes enviar tus declaraciones de impuestos en papel
- Cómo configurar correctamente las tasas de impuesto sobre las ventas en tu software de caja registradora
Parece tedioso porque lo es. Pero la buena noticia es que no tienes que hacerlo todo solo.
Obtén un software inteligente
Muy pocos propietarios de restaurantes conocen bien las leyes estatales de cumplimiento del impuesto sobre las ventas, lo cual está bien. En el mundo actual impulsado por la tecnología, puedes invertir en herramientas de software diseñadas para simplificar cada aspecto de tus operaciones diarias, incluido el cumplimiento. Entonces, ¿por dónde debes comenzar? Invierte en un sistema de Punto de venta creado para restaurantes.
Idealmente, el sistema de Punto de venta debe tener lo siguiente:
- Herramientas intuitivas para diseño de menús con modificadores y categorías para simplificar los pedidos
- Registros de transacciones fácilmente disponibles y consultables para todos los tipos de formas de pago
- Informes de Punto de venta en tiempo real que te permitan acceder a la información que necesitas cuando la necesites
- La capacidad de ver y administrar los pedidos para comer en el lugar, para llevar y para entregar en un solo lugar
- Integraciones inteligentes con herramientas de terceros que te permitan tercerizar procesos complejos
Gracias a su programación intuitiva, a sus amplias capacidades de elaboración de informes y a sus asociaciones estratégicas, Square para Restaurantes cumple todos los requisitos mencionados y algunos más. Este Punto de venta tan completo permite a los restaurantes de todos los tamaños y formas crear un sistema personalizado que cumpla sus necesidades específicas. Pero ¿qué ocurre con el cumplimiento? Square está totalmente integrado a LumaTax, lo que significa que los ocupados propietarios de negocios pueden dejar los asuntos fiscales complejos a los expertos, como las declaraciones de impuestos, que se automatizan con LumaTax.
Cuando piensas en todo el tiempo que ahorrarás, es fácil ver por qué vale la pena invertir en un software inteligente.
Consideraciones fundamentales para tener un cumplimiento continuo
Ahora ya sabes:
- Qué da lugar a las auditorías y cómo mitigar los riesgos
- Cómo y por qué un software inteligente te ayuda a mantenerte organizado y en cumplimiento
El cumplimiento del impuesto sobre las ventas no es un proceso que actúa solo. Una vez que te prepares para el éxito, procura estar atento a los cambios en las leyes estatales y locales que puedan afectar tus tasas, haz regularmente copias de seguridad de tus archivos digitales, escanea y organiza el papeleo no digital todos los días. También establece recordatorios para comprobar las actualizaciones del software de Punto de venta de forma mensual para cumplir la normativa y procurar que todo funcione sin problemas.
Ya tienes suficiente con estar al tanto de todas las tareas que tienes que abordar para mantener las puertas abiertas cada día. No es necesario cargar además con una auditoría. Sigue las directrices mencionadas y considera la posibilidad de usar Square para Restaurantes para simplificar el cumplimiento del impuesto sobre las ventas.
Nada de lo incluido en este artículo constituye asesoramiento legal. Si tienes preguntas sobre el cumplimiento de los impuestos, consulta con un abogado o contador en tu estado o localidad.
Acerca de LumaTax
LumaTax automatiza completamente el cumplimiento del impuesto sobre las ventas (preparación y presentación de impuestos y remisión de pagos) al conectarse directamente con tu cuenta de Square. Con LumaTax, nunca más tendrás que preocuparte por presentar otra declaración, pagar otra multa o defenderte de la temida auditoría de impuestos sobre las ventas.