Condiciones Adicionales del Servicio de Nómina

Última actualización: 12 de noviembre de 2019

Hemos incluido anotaciones en las casillas grises a continuación para enfatizar ciertas partes de nuestros términos y ayudarlo a guiarlo mientras los lee. Las anotaciones no son resúmenes,¡así que tómese el tiempo de leer todo!

Esta página detalla nuestros términos para el uso del servicio de nómina y son adicionales a los Términos generales de servicio. Mediante el uso del servicio de nómina usted y su empresa aceptan dichos términos.

Las presentes Condiciones adicionales de servicio de nómina (las “Condiciones de nómina”) rigen su uso de Nómina Square, que proporciona un cálculo de nómina, pagos y declaraciones de impuestos relacionados y otros Servicios de Nómina pertinentes (el “Servicio de nómina”) ofrecidos por Square, Inc. (“Square”, “nosotros” o “nuestros”). Al utilizar el Servicio de Nómina, usted acuerda estar sujeto a las presentes Condiciones de nómina, el Consentimiento electrónico, las Condiciones generales de servicio (“Condiciones generales”) y toda condición, política y directriz aplicables al servicio de nómina, incluidas, entre otras, las Condiciones de Pago. Si usted está utilizando los Servicios de Nómina en nombre de una empresa o entidad, usted declara tener la autoridad para obligar a esta empresa o entidad a estas condiciones y que la empresa acepta estas condiciones.

A modo de utilizar la Nómina Square usted deberá proporcionarnos información acerca de usted y de sus empleados. Usted se compromete a proporcionar únicamente información exacta y que ha sido obtenida de manera legal. Nos eximimos de toda responsabilidad en caso de que usted proporcione información imprecisa o incompleta y no llevaremos a cabo ningún tipo de contrato o relacionamiento con sus empleados en caso de que usted les proporcione acceso de cortesía al servicio.

Usted se encuentra únicamente autorizado para utilizar el servicio de nómina en Estados Unidos. Para utilizar la Nómina Square debe brindar la información que requerimos para proporcionar el servicio de nómina, incluida la información impositiva de su empresa, la información de nómina y salarial de sus empleados y contratistas independientes y otros datos que podamos solicitar. Usted asume la responsabilidad exclusiva y asegura que toda información de nómina, contenidos, datos, documentos o materiales empleados, divulgados, firmados o creados a través del servicio de nómina son precisos, confiables e íntegros, no infringen las presentes Condiciones de nómina o las Condiciones generales y cumplen con la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y toda legislación o normativa pertinente. Por la presente usted reconoce y acuerda que toda la información que usted recabe y comparta con Square con respecto al servicio de nómina se llevará a cabo de conformidad con sus obligaciones legales y en cumplimiento con toda ley aplicable.

Usted es completamente responsable de verificar la identidad y los permisos de trabajo de sus empleados y contratistas independientes conforme a las leyes pertinentes y toda la información que usted, sus empleados y contratistas independientes presenten a través del servicio de nómina, incluidas sanciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) u otras sanciones por información incorrecta, imprecisa, incompleta o desactualizada. Usted es responsable de verificar la exactitud, puntualidad e integridad de toda información personal, salarial, de nómina u otra que usted, sus empleados o contratistas independientes proporcionen o ingresen directamente a través del servicio de nómina o cualquier otro método. Estamos facultados para valernos de esta información y no estamos obligados a verificarla de forma independiente. No nos haremos responsables por cualquier sanción, interés u otra responsabilidad que resulte de información inexacta o incompleta proporcionada por usted. Usted podrá elegir brindar a sus empleados o contratistas independientes el acceso a un sitio de Nómina Square en los que puedan ingresar, ver y actualizar su información y elecciones laborales. Usted comprende y acuerda que ponemos el sitio de Nómina Square a disposición de sus empleados o contratistas independientes en su nombre solamente por conveniencia. El acceso de los empleados o contratistas independientes a dicho sitio de Nómina Square no genera ninguna relación contractual, comercial o laboral entre sus empleados o contratistas independientes y nosotros.

Usted nos proporciona permiso para llevar a cabo ciertas tareas físcales y de nómina en su nombre. La Nómina Square posee variadas herramientas a modo de brindarle ayuda, mas es su responsabilidad asegurarse de que estas sean de utilidad para su negocio y que usted cumpla con toda legislación y obligaciones de informar. Cuando usted nos proporciona información, nos garantiza que cuenta con el derecho para llevarlo a cabo.

A los efectos de utilizar el servicio de nómina con respecto a sus empleados W-2, debe completar el formulario 8655 del Servicio de Impuestos Internos (Autorización de agente para presentar informes) y nombrar a “Square Payroll, Inc.” como su agente autorizado para presentar informes, así como completar cualquier otro formulario o autorización que le solicitemos. Asimismo, usted autoriza a Square y sus empresas afiliadas a tomar medidas en su nombre según sea necesario para efectuar el servicio de nómina. Al utilizar Square Payroll, Inc. para pagarle a contratistas independientes, usted autoriza a Square Payroll, Inc. a realizar pagos y presentar documentos, incluido el Formulario 1099-MISC, en su nombre. Usted declara y garantiza que ha obtenido todos los consentimientos necesarios para proporcionarnos la información requerida para brindar el servicio de nómina, incluido el consentimiento para acceder a las cuentas bancarias de sus empleados y contratistas independientes para el procesamiento de depósitos directos de pagos y el débito de sobrecargos y errores de pago. Usted reconoce y acepta que los Servicios de Nómina pueden no incluir todas las características y funciones de nómina necesarias para administrar su empresa y cumplir con todas las obligaciones de informes de nómina federales, estatales y locales aplicables a su empresa. Usted es responsable de determinar si los Servicios de Nómina cumplen con los requisitos de informes y nómina de su empresa, y acepta que nosotros no brindamos ningún tipo de asesoramiento legal, financiero, contable, fiscal o cualquier otro tipo de consejo profesional al proporcionarle los Servicios de Nómina. Por más información acerca de la Nómina, visite nuestro sitio de Atención al cliente.

A modo de gestionar la nómina necesitamos obtener fondos de su cuenta bancaria. En caso de que usted no cuente con suficientes fondos en dicha cuenta, nos proporciona permiso para retirar los fondos desde otras fuentes.

Usted debe contar con una Cuenta Square (conforme a lo estipulado en las Condiciones generales) con una cuenta bancaria asociada, verificada y con ACH habilitado. Usted autoriza a Square y a otros terceros autorizados para realizar débitos de su cuenta bancaria asociada en las cantidades necesarias para (i) proveer de fondos sus depósitos directos; (ii) pagar cualquier cargo o comisión asociados con el servicio de nómina; (iii) pagar sus impuestos de nómina; (iv) pagar cualquier débito, corrección o anulación de ingreso iniciado; y (v) pagar cualquier otra cantidad que se adeude, incluido por los Servicios que le proporcionamos no relacionados a Nómina Square. Mantendrá un saldo suficiente en su cuenta bancaria asociada para pagar desembolsos, comisiones, impuestos de nómina o cualquier otra cantidad a pagar que se requieran según el plazo.

Si tiene fondos insuficientes en su cuenta bancaria asociada para pagar las cantidades a pagar que se requieran según el plazo, o si se rehúsa a pagar, podremos (i) debitar las cantidades de su Reserva (conforme a lo definido en las Condiciones de pago), impuestos de nómina retenidos en su nombre o cualquier otro fondo asociado con su Cuenta Square, incluido pero no limitado a cualquier fondo que usted haya depositado, que se le deba o cualquier otro instrumento de pago registrado con nosotros; (ii) rehusarnos a pagar cualquier impuesto de nómina que no haya sido remitido; (iii) descontinuar los Servicios de Nómina; y/o (iv) congelar, suspender o rescindir de inmediato su Cuenta Square o el acceso al Servicio.

Los empleados pueden obtener el pago de sueldo de manera anticipada por un arancel del 1%.

Sus empleados o contratistas independientes estarán facultados, a su solo criterio, para depositar sus pagos por adelantado de forma instantánea. En caso de que su empleado o contratista independiente seleccione la opción de depósito instantáneo, (1) se les cobrará una tasa del 1 % por el servicio; y (2) usted dispone que Square le transmita un 1 % menos a su pago.

En caso de que un empleado o contratista le solicite información acerca de la nómina, usted acuerda compartir dicha información. Adicionalmente, usted acuerda resarcirnos en caso de cualquier responsabilidad que surgiere en caso de que no comparta dicha información.

Usted acuerda proporcionar a sus empleados o contratistas independientes toda información que dichos empleados o contratistas independientes le hayan solicitado directamente a usted o a Square. Usted acuerda indemnizar y liberar a Square de toda responsabilidad que resulte de su incumplimiento con dicha solicitud de información.

Si bien nosotros le brindamos ayuda con la presetaciónde sus impuestos, en última instancia, el pagarlos y asegurarse de que se registren de manera correcta y a tiempo, es su responsabilidad.

Información impositiva importante: sea consciente de que usted será responsable de presentar declaraciones de impuestos y pagar los impuestos de sus empleados de manera oportuna, incluso aunque nos haya autorizado para presentar las declaraciones y realizar los pagos. Por lo tanto, el Servicio de Impuestos Internos recomienda que usted se inscriba en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS, por sus siglas en inglés) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos para controlar su cuenta y asegurarse de que se realicen oportunamente los pagos de impuestos en su nombre. Puede inscribirse en el EFTPS en línea a través de www.eftps.gov o llamar al (800) 555-4477 para solicitar un formulario de inscripción. Las autoridades impositivas estatales generalmente ofrecen medios similares de verificación del pago de impuestos. Sírvase contactar directamente a las oficinas estatales pertinentes para obtener más detalles.

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