Qu’est-ce qu’un avoir ?

Sommaire

• Définition de la notion d’avoir
• Questions fréquentes sur la notion d’avoir
• Quand faire un avoir
• Comment faire un avoir

Il arrive que vous ayez à rectifier ou annuler une facture déjà émise. Le document que vous allez produire pour revenir sur une facture s’appelle un avoir. Faire un avoir est donc très utile pour actualiser votre comptabilité.

Définition de la notion d’avoir

Un avoir (ou note de crédit) est un document commercial émis par un vendeur à son client ou sa cliente. Ce document légal explicite le remboursement partiel ou total d’une facture émise précédemment. Ce remboursement prend souvent la forme d’un bon de réduction sur un futur achat. Autrement dit, un avoir est l’inverse d’une facture.

Du point de vue de la personne vendant, c’est une facture au montant négatif. Un avoir est un texte légal nécessairement lié à une facture mais aussi un document comptable. Une facture, même erronée, est définitive une fois publiée et transmise. Il faut donc faire un avoir pour rester en règle.

L’avoir est envoyé par une entreprise à son client ou sa cliente en spécifiant à quelle facture le nouveau document fait référence. Par exemple, si un client ou une cliente vous retourne un produit acheté , un avoir doit être émis, peu importe s’il consiste en un crédit total ou partiel. Il s’agit donc d’un document indispensable à la tenue d’une comptabilité complète.

L’avoir permet ainsi d’enregistrer les fonds remboursés et de prouver la modification ou l’annulation de la facture initiale.

Questions fréquentes sur la notion d’avoir

Quand faire un avoir ?

On peut faire un avoir dans cinq cas distincts :

• un retour de bien ou service vendu avec demande de remboursement : si un·e client·e reçoit une marchandise insatisfaisante, un avoir permet d’annuler le paiement sur un plan comptable. Selon les modalités commerciales convenues, vous pourrez rembourser le montant total de la facture ou offrir un bon d’un montant équivalent ;

• une ristourne, c’est-à-dire une réduction de prix ponctuelle : fidélité récompensée sur une période donnée (réduction annuelle en cas de bon CA, par exemple). Dans ce cas, l’avoir sera un bon d’achat pour une vente future ;

• un rabais, c’est-à-dire une réduction de prix exceptionnelle en cas de défaut de qualité ou de date de péremption courte. Un rabais peut entrainer un avoir sous forme de remboursement partiel ou de bon d’achat (en guise de geste commercial). Un rabais peut aussi donner lieu à un avoir en cas de litige (livraison trop tardive, etc.)

• une remise, c’est-à-dire une réduction de prix courante en cas de gros volume de vente ou de promotions. Le plus souvent, la remise intervient dès la facture d’origine (comme pour certains rabais). Mais il arrive qu’on oublie de facturer une promotion… Dans ce cas, un avoir permet d’y remédier ;

• une erreur sur la facture d’origine. Il peut arriver à n’importe qui de se tromper sur le montant ou le produit facturé. Dans ce cas, faire un avoir est fondamental pour rectifier.

Il ne faut pas confondre un avoir et une facture d’acompte. L’avoir corrige ou annule une facture tandis que la facture d’acompte matérialise le paiement d’une partie de la vente.

Comment faire un avoir ?

L’avoir étant un document comptable juridiquement indispensable, il y a des mentions obligatoires à respecter :

• le mot « avoir » doit apparaitre clairement ;

• la mention « à payer » de la facture doit être remplacée par la mention « à déduire » ;

• la modalité de règlement doit être spécifiée (remboursement ou bon d’achat) ;

• la référence à la facture concernée par l’avoir (et les mêmes coordonnées sont à utiliser) ;

• la numérotation est libre mais nécessaire (elle peut suivre celle des factures ou pas).

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