La salud financiera de un negocio pasa por llevar a cabo un balance de una empresa que incluya todos los ingresos y gastos. Se trata de un documento contable donde se refleja la situación económica y patrimonial lo más fiel posible. El balance de una empresa debe elaborarse periódicamente con el objetivo de identificar posibles desviaciones que pongan en riesgo los activos, pasivos y el capital del negocio.
Un balance de situación de una empresa es una excelente manera de evaluar objetivamente la situación financiera de tu empresa. Averigua qué es un balance de empresa, cómo configurarlo y cómo puede ayudarte a dirigir mejor tu negocio. Para facilitar tu trabajo, te proporcionamos una plantilla lista de ejemplo para usar que puedes descargar y empezar a utilizar inmediatamente.
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¿Qué es un balance de una empresa?
Un balance de una empresa es un documento financiero que ofrece una instantánea de las finanzas de tu negocio en un momento determinado. Considéralo una evaluación del estado de salud de tu negocio: ¿cuál es su estado financiero actual? ¿Está en buenas condiciones o presenta desequilibrios en algunos aspectos que requieren atención?
El balance organiza la estructura de tu empresa en tres partes fundamentales: activos, pasivos y patrimonio neto (hablaremos de ellos con más detalle más adelante). En general, un balance te ayuda a comprender mejor la salud financiera de tu negocio.
¿Qué ventajas ofrece un balance de una empresa?
Llevar un balance y revisarlo periódicamente puede ayudarte a evaluar el rendimiento de tu empresa, detectar tendencias financieras y tomar decisiones con fundamento. Esta es la razón por la que es valioso:
Te da claridad financiera
Puedes ver rápidamente si tu empresa está en una posición fuerte o si el flujo de caja anda justo. Te ayuda a identificar posibles problemas, como deudas o activos insuficientes para cubrir los gastos.
Te ayuda a tomar decisiones contables
Mientras que muchos otros informes financieros ofrecen una visión histórica de las finanzas de tu empresa, un balance de una empresa te muestra los próximos acontecimientos financieros, como las deudas que hay que pagar durante el próximo periodo. ¿Estás pensando en hacer una gran compra, contratar personal o expandirte? El balance te indica si puedes permitírtelo.
Realiza el seguimiento del progreso financiero
Comparando tu último balance con los anteriores, puedes ver el crecimiento de tu negocio (o dónde se encuentran las mayores dificultades). Esto te ayuda a comprender las tendencias a largo plazo y a tomar mejores decisiones financieras.
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Los inversores y los bancos pueden querer ver tu balance de empresa antes de invertir o prestarte dinero, ya que este mostrará si tienes un historial de gestión responsable de activos y pasivos.
Principales componentes de un balance
El balance de situación de una empresa gira en torno a tres pilares:
- Activos: lo que posee tu empresa.
- Pasivos: lo que debe tu empresa.
- Patrimonio neto: lo que queda después de cubrir las deudas.
Vamos a profundizar en estas secciones y a analizar los pasos necesarios para que puedas crear tu balance.
Cómo elaborar un balance de una empresa
1. Determina una fecha de referencia
Elige una fecha de referencia para tu balance: normalmente el último día de un trimestre financiero, aunque también podría ser el final de un mes o de un año. Esta fecha señala el instante en que harás una radiografía de la situación financiera de tu empresa. Ser coherente con los periodos elegidos facilita el seguimiento de las tendencias y la comparación del progreso de tu empresa a lo largo del tiempo.
2. Calcula el total de tus activos financieros
Los activos son todo lo que tu empresa posee y que tiene valor. Se dividen en dos categorías: activos corrientes (es decir, a corto plazo) y activos no corrientes (a largo plazo).
Para empezar, haz una lista del importe en euros de tus activos corrientes. Son las cosas que posee tu empresa y que pueden convertirse rápidamente en efectivo o consumirse en el próximo año, por ejemplo:
- Efectivo: dinero en tu cuenta bancaria o efectivo disponible.
- Cuentas por cobrar: dinero que te deben los clientes pero que aún no te han pagado.
- Inventario: tus existencias, incluidas las mercancías listas para la venta y las materias primas.
- Gastos pagados por anticipado: facturas que hayas pagado por adelantado (por ejemplo, alquiler, suscripciones). Cuentan como activos, puesto que ya has pagado por ellos.
A continuación, haz una lista de tus activos no corrientes: las cosas que posee tu empresa y que no es probable que se conviertan en efectivo en el próximo año. Aquí se incluyen los terrenos, edificios, vehículos, mobiliario, equipos y maquinaria, todo lo cual añade valor a largo plazo a tu empresa.
Suma los activos corrientes y no corrientes, y tendrás los activos totales que debes incluir en tu balance de empresa. Esta cifra muestra cuánto efectivo o valor de fácil acceso tienes, junto con los activos que respaldan tu negocio a largo plazo.
3. Suma todo el pasivo
El pasivo son las deudas u obligaciones que tu empresa tiene que pagar. Al igual que los activos, se dividen en dos categorías: pasivos corrientes (a corto plazo) y pasivos no corrientes (a largo plazo).
Empieza por hacer una lista de tus pasivos corrientes: son deudas que tendrás que pagar en el plazo de un año. Los más comunes son:
- Cuentas por pagar: dinero que debes a proveedores u otras empresas por bienes o servicios recibidos.
- Salarios por pagar: el dinero que debes a los empleados por el trabajo que han hecho pero que aún no les has pagado.
- Otros pasivos corrientes: aquí se incluyen impuestos adeudados (como el IVA para negocios como restaurantes), facturas impagadas, deudas de tarjetas de crédito y préstamos a corto plazo.
A continuación, pasa al pasivo no corriente. Se trata de deudas que se extienden más allá de un año, como los préstamos a largo plazo (por ejemplo, hipotecas o financiación de equipos).
Una vez que hayas sumado tu pasivo corriente y no corriente, tendrás tu pasivo total. Dicho valor te dice cuánto debe tu empresa, lo cual te permite ver qué parte de los recursos de tu empresa están inmovilizados en reembolsos y compromisos financieros continuos.
4. Calcula tu patrimonio neto en el balance de una empresa
Ahora que sabes lo que tu empresa posee (activos) y lo que debe (pasivos), puedes calcular tu patrimonio neto, es decir, el valor que queda después de pagarlo todo. Es lo que te quedas como propietario del negocio. Calcúlalo de este modo:
- Capital: dinero que has invertido personalmente en la empresa.
- Beneficios no distribuidos: beneficios que reinviertes en la empresa en lugar de retirarlos.
- Retirada de efectivo: dinero que has sacado para uso personal (resta esta cantidad).
La cantidad restante es tu patrimonio neto total, que también debes incluir en el balance de situación de una empresa
5. Analiza los resultados de tu balance
Ahora es el momento de ver cómo encaja todo. Utiliza la fórmula:
Activo = Pasivo + Patrimonio neto
Esto significa que todo lo que posee tu empresa (activos) está financiado por deuda (pasivos) o por tu propia inversión (patrimonio neto).
Si el total de tus activos es superior al total combinado de tus pasivos y fondos propios, es una señal positiva: ¡tu negocio va muy bien! Significa que tienes más activos que lo que debes, lo que te da un margen de seguridad. Pero si tus activos son inferiores a tus pasivos y patrimonio neto, eso podría significar que tu empresa tiene demasiadas deudas. En ese caso, puede que tengas que hacer algunos ajustes, como centrarte en reducir la deuda o encontrar formas de aumentar tus activos o ingresos.
Otros datos clave que tu balance puede revelar
Tu balance también puede descubrir tendencias ocultas y posibles áreas problemáticas. Te mostramos algunos ejemplos de ideas que podrías descubrir:
- ¿Los gastos superan a los ingresos? Si los gastos aumentan pero tus ingresos no lo hacen, puede que haya llegado el momento de revisar los gastos e identificar áreas en las que recortar. La función de gestión de caja de Square permite tener un mayor control del flujo de efectivo para identificar dónde un negocio puede estar perdiendo dinero.
- ¿Tienes demasiadas existencias inmovilizadas? El exceso de existencias inmoviliza el efectivo y podría indicar que los productos se mueven con lentitud. Una herramienta de gestión de inventarios puede ayudarte a controlar los niveles de existencias y qué artículos no se venden bien. Plantéate ajustar tu estrategia de compras o realizar promociones para eliminar el exceso de existencias.
- ¿Los clientes tardan más en pagar? Unas cuentas por cobrar en aumento podrían significar retrasos en los pagos, lo que puede perjudicar el flujo de caja. Puede que tengas que cultivar tu relación con los clientes o reforzar las condiciones de pago. Con Facturas Square, puedes ver fácilmente el estado de las facturas y enviar recordatorios automáticos a los clientes para ayudarles a mantener los pagos al día.
- ¿Tu saldo de caja está disminuyendo? Si el efectivo disponible disminuye constantemente, podría ser una señal de que necesitas definir una nueva estrategia de precios, reducir costes o encontrar formas de obtener ingresos más rápidamente.
- ¿Dependes demasiado del crédito? Un aumento del pasivo puede indicar que estás recurriendo demasiado a financiamiento externo para dirigir tu empresa. Controlar esto puede ayudarte a evitar dificultades económicas.
Errores comunes en un balance de una empresa que debes evitar
Como cualquier documento financiero, un balance solo es útil si es exacto. Los errores más comunes que hay que evitar son:
- Sobreestimación del valor de los activos: no caigas en la tentación de inflar tus activos para que tu empresa parezca mejor. Sé realista al estimar el valor de los activos.
- Olvidar el pasivo: los pequeños pasivos, como las facturas impagadas, pueden pasarse por alto fácilmente. Incluye todo, por insignificante que parezca, para que tu balance sea exacto.
- Mezclar finanzas personales y empresariales: mantén separadas tus finanzas personales de las empresariales. De lo contrario, tu perspectiva de la verdadera situación financiera de tu empresa se verá distorsionada.También podría interesarte conocer cómo funciona la Ley Antifraude 2025 para asegurar el cumplimiento de la normativa para pymes.
El balance es una herramienta útil para estar al tanto de tus finanzas. Al examinarlos junto con otros informes, como los estados de pérdidas y ganancias y de flujo de caja, obtienes una visión más completa de la situación financiera de tu empresa.
Una herramienta todo en uno como Punto de Venta Square puede ayudarte aún más en la supervisión de tus finanzas con informes en tiempo real, análisis de ventas y gestión de inventario, ayudándote a controlar el rendimiento de tu negocio en un solo lugar. Además, se sincroniza con programas de contabilidad como QuickBooks, Xero y MYOB, simplificando el proceso de gestión de tus ingresos y gastos. Con las herramientas adecuadas, tomar decisiones empresariales inteligentes es mucho más fácil.