Quels reçus devez-vous conserver en tant que propriétaire d’une petite entreprise?
Les reçus sont problématiques et il est facile d’en perdre le contrôle. Mais que vous soyez un tout nouveau propriétaire unique ou l’heureux propriétaire d’une société S, une bonne tenue des dossiers implique de conserver vos reçus.
Mais quels sont les reçus que vous devez conserver? Et de quelle façon? Et pendant combien de temps? Nous répondons à toutes ces questions dans cette publication.
Quels sont les reçus professionnels que je dois conserver?
Selon Agence du revenu du Canada(ARC), vous êtes tenu par la loi de tenir des registres de toutes vos transactions afin de pouvoir justifier toute demande de revenus et de dépenses. Mais ce que l’ARC ne mentionne pas explicitement, c’est que si vous ne tenez pas les bons registres, vous pourriez avoir des ennuis.
Lorsqu’il s’agit de conserver vos reçus pour la tenue de dossiers, il est bon d’adopter l’attitude « mieux vaut prévenir que guérir » et de conserver tous ceux qui concernent votre entreprise. C’est aussi une bonne idée de consulter votre comptable à ce sujet. Mais, comme ligne de base, voici quelques-uns des documents que vous devez absolument conserver :
Gestion des stocks
Vous achetez des stocks pour les vendre à vos clients? Ou des matières premières à transformer en objets à vendre? Alors gardez les documents qui identifient le bénéficiaire, le montant et la preuve du paiement des articles. Dans la mesure du possible, obtenez un reçu pour ces achats. Si, pour une raison ou une autre, vous ne pouvez pas obtenir de reçu, conservez la facture et le chèque annulé (preuve que la personne à qui vous avez écrit a encaissé le chèque).
Acceptez les cartes à puce et Apple Pay partout.
Commandez le Square Reader sans contact et cartes à puce.
Les actifs
Vos actifs sont les biens que vous possédez et utilisez dans votre entreprise. Les actifs sont généralement des choses que vous conservez et utilisez d’année en année, comme des meubles, des ordinateurs, des véhicules ou des machines. Si vous avez déjà essayé de gérer les actifs sur vos impôts par vous-même, vous savez que vous devrez faire face à des concepts compliqués comme la « dépréciation ».
Pour cette raison, vous devez tenir des registres de tous les types de dépenses effectuées sur vos actifs. Par exemple, lorsque vous entretenez le four de votre boulangerie ou mettez à niveau les ordinateurs de votre entreprise. Vous devrez également tenir des registres si vous vendez l’un de vos actifs.
Autres dépenses
La plupart de vos reçus professionnels entreront probablement dans cette catégorie. La règle de base est la suivante : « Si vous prévoyez de le déduire de vos impôts, il vaut mieux avoir des documents prouvant que vous avez réellement effectué cet achat ».
Bien que chaque entreprise soit différente, voici quelques exemples d’achats associés à l’entreprise que vous pourriez faire. Conservez les reçus/factures si vous dépensez de l’argent pour :
La publicité
Il peut s’agir d’un hébergement Web, de cartes d’affaires, de publicités dans des magazines ou en ligne, de panneaux d’affichage, etc.
Les frais de voiture et de camion
Si vous pouvez déduire les frais de voiture et de camion, vous devrez peut-être conserver vos reçus pour des choses comme l’essence et l’entretien. Lisez ici pour en savoir plus sur les différentes façons de déduire les frais d’automobile de vos impôts et sur les méthodes de tenue de registres pour les deux.
Les frais de formation
Êtes-vous obligé de suivre une formation continue dans votre entreprise? Ou avez-vous suivi un cours pour apprendre quelque chose de nouveau? Conservez votre reçu ou la facture ainsi que vos relevés bancaires indiquant que vous avez payé la formation.
Divertissement
Vous invitez un client à dîner? Ces dépenses peuvent être déductibles des impôts, mais faites attention. Ne vous contentez pas de conserver le reçu. Vous devez également conserver des documents montrant que vos activités étaient directement reliées à l’entreprise. L’ARC vous en dira plus sur la déduction des frais de représentation.
Le réseautage
Si vous participez à une conférence ou à un salon professionnel, vous devez également conserver votre reçu, la facture ou vos relevés bancaires comme preuve d’achat.
Fournitures de bureau
Papier pour imprimante, agrafes, trombones. Tous ces articles sont déductibles des impôts, alors gardez les reçus lorsque vous vous rendez au magasin de fournitures de bureau.
Les services professionnels/fournisseurs
Si vous devez payer un avocat pour rédiger un contrat, ou un graphiste pour concevoir un nouveau logo, conservez votre facture et votre reçu lorsque vous payez la facture.
Les frais de déplacement
Vous pouvez sauter dans un avion pour rendre visite à un client ou prendre une chambre d’hôtel pendant quelques nuits pour assister à une conférence. Conservez les reçus ou les factures de vos frais de déplacement, car vous pourrez peut-être déduire tout ou partie d’un voyage.
La plupart du temps, un reçu suffit, mais il est parfois utile de conserver la facture. Supposons, par exemple, que vous déduisiez une partie de votre hypothèque au titre de la déduction pour bureau à domicile. Étant donné que seule une partie de votre hypothèque est déductible, vous voudrez montrer quelle part a réellement été consacrée aux coûts associés à votre bureau à domicile.
Combien de temps dois-je conserver les reçus d’affaires?
Vous devez conserver vos reçus aussi longtemps que l’ARC peut vous contrôler. La plupart des vérifications ne peuvent remonter que quatre ans en arrière (à partir de la date de production de votre déclaration de revenus), mais dans certains cas graves où l’on soupçonne une fraude ou un grave sous-paiement d’impôt, l’ARC peut remonter plus loin et il n’y a pas de limite de temps pour la réévaluation.
Dois-je conserver le reçu papier?
Six ans de reçus professionnels, c’est beaucoup de paperasse. Mais heureusement, rien ne dit que vous devez conserver le reçu sous sa forme papier originale. Vous pouvez les classer ou les numériser. C’est vous qui décidez.
Organiser vos reçus
Il existe plusieurs services qui vous aideront à organiser et à stocker vos reçus. Jetez un coup d’œil à des outils tels que Cam Scanner, NeatReceipts, Receiptmate et Shoeboxed pour voir s’ils peuvent vous être utiles dans la tenue vos registres.