Alors que nous vivons à l’ère du tout numérique, certaines pratiques et base de données clients sont toujours en retard. De nombreux chefs d’entreprise conservent encore des fichiers clients manuscrits - ils compilent des piles d’informations sur leurs clients comportant notamment noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, informations de carte bancaire et autres notes spécialisées. Cette méthode peut sembler faire partie intégrante de vos opérations commerciales, mais quels en sont les risques ?
Voici quelques éléments supplémentaires que vous devez savoir sur la rédaction de vos fichiers client :
Les menaces posées par la gestion manuelle des fichiers clients
Vous risquez d’exposer l’identité et les informations sensibles de vos clients
Les longues listes manuscrites peuvent créer un chaos opérationnel, en particulier lorsque vous avez besoin d’informations sur les clients rapidement. De plus, il peut y avoir des restrictions légales sur l’écriture physique des informations client dans le cadre de vos pratiques commerciales.
En tant que chef d’entreprise, vous devez vous conformer au Règlement général sur la protection des données personnels (RGPD) qui protège l’identité du client. L’utilisation et le stockage d’informations sensibles sur vos clients peut les exposer à des risques de fraude ou d’usurpation d’identité, qu’il vous faut donc éviter.
Vous risquez de perdre des informations
Si votre fichier client manuscrit est perdu ou endommagé, vous n’avez aucun moyen de le restaurer. Les informations précieuses concernant les coordonnées et les notes spécifiques à chaque client seront perdues, ce qui vous ramènera à votre point de départ. De plus, si vous perdez ce livre, vous pourriez exposer vos clients à une fuite d’informations sensibles (comme leurs coordonnées bancaires).
Vous perdez beaucoup de temps
La gestion manuelle des informations de vos clients prend beaucoup de temps que vous pourriez consacrer à d’autres tâches plus opérationnelles pour votre entreprise. Pensez au temps qu’il faut pour rechercher un numéro de téléphone dans carnet d’adresse. Pendant ce temps, vous pourriez faire d’autres choses comme gérer l’inventaire.
Répertoire client - Les avantages d’un logiciel de gestion des contacts
Il est donc temps de poser votre stylo et d’explorer les différentes solutions de gestion digitales de votre portefeuille client. Avez-vous pensé à un logiciel de bases de données clients gratuit de gestion de contacts comme le Répertoire de Clients SQUARE ? Le Répertoire de clients Square est un annuaire client en ligne qui vous permet de gérer efficacement votre portefeuille client en créant une base de données d’informations qui stocke les détails de chacun d’entre eux.
Outre les avantages évidents d’un répertoire client centralisé, voici quatre autres fonctionnalités du logiciel de Square qui vous permettront d’améliorer votre service client et par conséquent votre satisfaction client :
Les informations sur les clients sont protégées et sécurisées
Les violations de données et les failles de sécurité comptent parmi les deux principales raisons qui poussent encore certains chefs d’entreprise à utiliser la documentation manuscrite. Bien que des informations compromises puissent mettre votre entreprise en danger, sachez que le répertoire clients de Square est conforme à la norme PCI, qui est conçue pour assurer la sécurité des données clients sensibles. La PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) est une norme de sécurité des paiements qui confirme que les vendeurs protègent les informations des cartes de crédit de ses clients. Vous pouvez donc avoir l’esprit tranquille lorsque vous enregistrez des informations sensibles dans votre fichier client.
Vous pouvez envoyer des messages personnels directement à partir du profil d’un client
Passer au crible de longues listes manuscrites pour extraire une adresse e-mail et la saisir dans votre compte de messagerie est assez fastidieux. Avec un répertoire client automatisé, vous pouvez rechercher rapidement un client et lui envoyer un message personnel directement depuis le logiciel gratuit. Bien que cette fonctionnalité ne doit pas être utilisée pour envoyer des e-mails marketing, vous pouvez l’utiliser pour envoyer des rappels concernant des réservations ou demander des informations supplémentaires sur un achat récent.
Base de données clients - La segmentation clients est disponible
Grâce aux options de filtre de votre répertoire client, vous pouvez trier votre clientèle et créer des groupes répondant à des critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez identifier les clients qui ont visité votre boutique au cours des 30 derniers jours, ou trier les clients qui participent actuellement à votre programme de fidélité. Segmenter votre clientèle est un excellent moyen de mieux comprendre les habitudes de consommation, d’identifier les domaines de développement, d’améliorer votre connaissance client et de cibler votre offre vers de nouvelles perspectives.
Intégration de votre système de gestion des clients
Un fichier de clients fiable peut être ensuite intégré à votre Solution PDV Square pour créer une base d’information centrale directement dans votre tableau de bord. Lorsque vous le faites, les informations du profil d’un client apparaîtront par exemple lorsque vous appellerez un de vos clients. Vous pouvez également accéder facilement à ses informations à tout moment au cours de l’expérience d’achat. La gestion de la relation client est la clé de votre succès. Donc, si vous perdiez encore du temps à écrire des noms et des adresses manuellement, il est temps d’entamer votre transition vers un outil digital tel que le répertoire client pour vous faciliter la gestion de votre portefeuille client, repenser votre stratégie relationnelle et fluidifier le parcours client.