Comment démarrer la facturation pour votre studio de photographie ?

Si vous êtes un professionnel de la photographie, notamment un auto-entrepreneur, vous devez savoir impérativement comment rédiger une facture. Une facture est un document qui représente à la fois la quantité de temps consacré et les prestations fournies pour vos clients. La facturation constitue la formule idéale, en tant que chef d’entreprise ou auto-entrepreneur, afin d’être rémunéré pour la réalisation des prestations auprès de votre clientèle.

Dans une entreprise TPE-PME du secteur de la photographie, la mise en place d’une facturation relative à chaque client peut apparaître comme un charge supplémentaire de travail, notamment pour les premières factures. Cependant, si vous réalisez régulièrement des facturations auprès de vos clients, votre entreprise s’en portera mieux à long terme.

Les factures vous aident à suivre vos paiements en temps réel et à établir un tableau de bord de l’ensemble des paiements effectués par vos clients, ce qui est vraiment utile au calcul de vos revenus en fin d’année et à la gestion de votre société.

(Même s’il s’agit d’une étape supplémentaire pour créer une facture, ce n’est pas un travail considérable - surtout si vous utilisez un logiciel de facturation qui vous permet de modéliser votre facture).

6 éléments à prendre en compte lors de l’établissement d’une facture pour une photographie

Tout d’abord, la facturation comporte des mentions obligatoires quelle que soit la taille de l’entreprise (y compris les micro-entreprises) :

• les coordonnées;
• la description des produits et services;
• les ordres de paiement.

En revanche, un modèle de facture est un document qui nécessite d’être complété pour s’adapter aux services que vous proposez à la vente en tant que photographe professionnel. Tenez compte des éléments suivants lors de la création d’une facture pour des prestations en photographie :

1. Fixez votre prix

Avant de créer une nouvelle facture, vous devez déterminer vos honoraires de photographe professionnel et votre tarification pour la vente de vos photographies. Envisagez d’avoir différents types de tarifs adaptés à chaque situation rencontrée :

• un tarif pour un événement;
• un tarif à la journée;
• un tarif horaire;
• un tarif pour les heures supplémentaires.

Des projets différents peuvent exiger de vous en tant que professionnel que vous fournissiez un équipement et une quantité de travail variable selon la prestation de service à réaliser. Par exemple, vous pouvez facturer un tarif plus élevé pour la prise de vue sur pellicule plutôt que sur support numérique car la pellicule peut être plus chère. Vous pouvez également modifier vos tarifs pour les projets qui nécessitent une longue période de préparation et de post-production.

Assurez-vous que les tarifs applicables de votre micro-entreprise ou TPE-PME sont clairement indiqués, que ce soit sur votre site Web, sur une grille tarifaire ou sur un devis que vous partagez avec vos clients. Lorsque vous détaillez vos services sur votre facture, veillez à utiliser le même cadre que celui que vous avez précédemment communiqué à vos clients.

2. Demandez un acompte pour des prestations conséquentes

Si la prestation constitue une quantité de travail conséquente, au lieu de facturer le prix total applicable une fois la prestation effectuée, envisagez de demander un acompte à votre client. Cette pratique est courante pour les photographes professionnels relevant du statut d’auto-entrepreneur et qui travaillent dans l’événementiel (ex : mariages). Vous pouvez facturer l’acompte à votre client en amont ce qui vous aidera à payer le coût initial des matériaux et à fixer un calendrier pour vous aider dans la gestion financière de vos prestations.

Chaque photographe professionnel établit le taux de l’acompte, obligatoire pour réserver un créneau pour la prestation souhaitée. Ainsi, vous avez le loisir ensuite d’émettre une facturation sur le reste des coûts une fois le travail correspondant à la facturation initiale terminé.

3. Créer un modèle de facturation

Créez un modèle de factures simple ou, si vous ne voulez pas en créer un de toutes pièces, utilisez un modèle de facturation gratuit que vous pouvez personnaliser et télécharger. Si vous voulez un programme qui vous permette de suivre toutes vos factures, envisagez d’utiliser le logiciel de facturation pour la photographie qui vous permet d’envoyer des factures et de percevoir vos règlements.

4. N’oubliez pas d’inclure des éléments incontournables

Comme pour les autres factures, vous serez dans l’obligation de mentionner certaines informations utiles à la fois pour vous et votre client pour une vente en bonne et due forme. Pour commencer, il convient de faire mention de :

• votre nom ou le nom de votre entreprise;
• votre numéro de téléphone;
• votre adresse professionnelle;
• votre e-mail;

Vous devez également inclure les mêmes informations pour la personne que vous facturez.

5. Soyez précis

Dans un souci de transparence, établissez un poste pour chacune des ressources que vous leur facturez. Séparez tous vos produits, services et travail. Par exemple, si, en plus de prendre des photos, vous les imprimez et les retouchez moyennant des frais supplémentaires, n’hésitez pas à créer un poste distinct dans votre document.

6. Incluez les ordres de paiement

Dans le domaine de la photographie, vous courez le risque de ne pas être payé immédiatement ou à temps. Pour dissiper tout non-respect des délais de paiement en tant qu’auto-entrepreneur ou chef d’entreprise de votre TPE-PME, il est impératif de faire mention des modalités de règlements et du calendrier imparti en amont. A ce titre, un ordre de paiement a comme avantage de faire mention d’une date de fin de validité.