Gestion de factures en ligne : 5 solutions incontournables

Vous êtes auto-entrepreneur et vous avez besoin de faire une facture en ligne pour votre entreprise. Nous vous présentons 5 formules pour la facturation.

En tant qu’auto-entrepreneur, il est impératif de savoir comment faire une facture et comment gérer les finances d’entreprise. Et vous pouvez le faire très facilement. Par exemple, si vous optez pour la facture en ligne, vous pouvez optimiser à la fois le processus de facturation et les coûts associés.

En effet, il existe plusieurs manières de créer une facture. Ainsi, si vous êtes novice en matière de facturation, de nombreux services fournissent des modèles de factures classiques à utiliser avec le logiciel de votre choix. De la même façon, si vous facturez depuis un certain temps, mais que vous cherchez à moderniser ce processus, des logiciels de facturation automatisés peuvent vous y aider.

Dans le but de vous faciliter la tâche, Factures Square propose un outil de création et d’envoi de facture en ligne professionnel et intuitif. En fait, ce format est idéal pour la micro-entreprise, car vous pouvez l’utiliser à partir de votre ordinateur et de votre téléphone. Toutefois, le choix du système de facturation vous revient. À cette fin, nous vous présentons les cinq méthodes les plus populaires pour créer une facture en ligne et une facture traditionnelle chez les auto-entrepreneurs.

Factures en ligne personnalisées, devis et options de paiement récurrentes avec Square Factures.

La création et l’envoi de nos factures sécurisées sont gratuits grâce à notre logiciel de facturation.

1. Créer une facture à l’aide de Google Sheets

Tout d’abord, si vous souhaitez mettre en place un système de facturation auto-entrepreneur gratuit avec une application web, Google Sheets est une solution à évaluer. En effet, elle vous permet de créer facilement un document de facturation. Ensuite, grâce à ses modèles téléchargeables, vous pouvez générer rapidement une facture personnalisée.

Étapes à suivre pour utiliser un modèle de facture Google Sheets

  • Connectez-vous à votre compte Google et accédez à votre Google Drive.
  • Cliquez sur le bouton « + Nouveau » et faites défiler le menu déroulant jusqu’à Google Sheets. Veillez à cliquer sur la flèche située à côté et non directement sur Google Sheets. Sélectionnez « À partir d’un modèle ». Accédez ainsi à la galerie des modèles.
  • Faites défiler le contenu jusqu’à la rubrique « Professionnel » et sélectionnez « Facture ».
  • Personnalisez le modèle en modifiant les champs de saisie, notamment avec des éléments tels que le nom de l’entreprise, le numéro SIRET, l’adresse, le numéro de téléphone, l’e-mail, le logo, le nom et le numéro SIRET du client. N’oubliez pas d’ajouter la mention de « TVA non applicable, article 293B du CGI » propre aux auto-entrepreneurs. Utilisez le champ « Remarques » pour détailler les conditions de paiement.

2. Créer une facture en ligne avec un générateur de factures gratuites pour auto entrepreneur

En vue de faciliter vos démarches administratives, vous devriez accorder une attention particulière à la facturation. Si vous n’utilisez pas l’un des programmes ou modèles précédemment cités, vous pouvez utiliser un générateur de factures gratuit. Square et une poignée de logiciels de comptabilité, comme QuickBooks, proposent des échantillons de factures professionnels et pratiques pour les auto-entrepreneurs.

Marche à suivre pour utiliser un modèle de facture gratuit Square

  • Sur la page du modèle de facture, sélectionnez la couleur et le format de fichier de la facture que vous souhaitez créer, PDF, Word ou Excel.
  • Une fois que vous êtes satisfait du modèle, téléchargez-le.
  • Vous pouvez ensuite le personnaliser en modifiant le champ de saisie correspondant aux coordonnées de votre entreprise, au nom du client, aux dates d’envoi et d’échéance, aux articles et aux montants. Ajoutez également les mentions obligatoires et celles spécifiques à votre entreprise.
  • Enregistrez votre facture et envoyez-la à votre client en pièce jointe ou par la poste.

3. Faire une facture micro entreprise sur Microsoft Excel

Afin de vous aider à trouver le modèle de facturation adapté à vos besoins, Excel offre une variété d’outils efficaces et faciles à utiliser. Toutefois, cette solution n’a pas que des avantages. Créer une facture sur Excel n’est pas nécessairement intuitif.

Méthode pour faire une facture micro entreprise avec Excel

  • Cliquez sur « Fichier », puis sur « Nouveau à partir d’un modèle ». À noter que cette procédure peut différer selon la version du logiciel.
  • Faites défiler le menu proposé jusqu’au modèle de facture. Sélectionnez-le.
  • Remplissez les champs de saisie personnalisés en précisant le nom de l’entreprise, le numéro SIRET, l’adresse, le numéro de téléphone, l’e-mail, l’adresse électronique, le logo, le nom et le numéro SIRET du client ainsi que les conditions de paiement.
  • Veillez à utiliser un numéro de facture unique et à ajouter une description des produits ou des services ainsi que la mention TVA non applicable pour une auto-entreprise.

4. Créer un modèle de facture gratuit pour auto entrepreneur avec Microsoft Word

En matière de facturation, il existe toute une série de modèles professionnels faciles à utiliser dans Word. Cependant, le logiciel ne permet pas de suivre vos factures ni d’effectuer des relances à vos clients. Ce n’est donc pas grâce à une facture Word que vous pourrez obtenir des paiements plus rapides. Par ailleurs, la meilleure méthode pour être payé rapidement est d’utiliser un système de facturation automatisé incluant une application de paiement en ligne.

Procédure à suivre pour créer une facture avec Word

  • Rendez-vous sur le site de Microsoft 365, dans la rubrique « Modèles de conception de facture ». Vous pouvez aussi cliquer sur « Fichier », puis « Nouveau à partir d’un modèle », dans Word. À noter que la procédure peut varier en fonction de la version du logiciel.
  • Sélectionnez le type de facture qui correspond le mieux à vos besoins et personnalisez-le.
  • Définissez un en-tête professionnel qui mentionne les informations de contact de votre entreprise : nom de l’entreprise, numéro SIRET, adresse postale, numéro de téléphone, e-mail et logo de l’entreprise.
  • Insérez les informations du client (généralement en dessous et à l’opposé des coordonnées de votre entreprise). Veillez à inclure le nom de l’entreprise, le numéro SIRET, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’e-mail.
  • Indiquez le numéro de facture unique, la date d’établissement de la facture et la date d’échéance du paiement.
  • Indiquez le mode de paiement en vue d’être clair en matière de délai de règlement et de frais de retard.
  • Décomposez les produits ou services en rubriques, ainsi que les frais associés à chacune d’elles. Calculez le montant total, y compris les frais de livraison, etc. Il est utile d’indiquer le montant total en caractères gras pour qu’il ressorte clairement. Ensuite, téléchargez votre facture.
  • N’oubliez pas d’ajouter toutes les mentions légales.

5. Créer une facture en ligne avec Factures Square

Comme vous le savez probablement, la facturation peut être un véritable casse-tête pour un chef d’entreprise. C’est pourquoi Factures Square propose des modèles de factures professionnels prêts à l’emploi que vous pouvez utiliser pour vous organiser et gagner du temps. Toutes vos factures sont, en effet, regroupées en un seul endroit, votre Tableau de bord Square. Il devient donc plus facile pour un auto-entrepreneur de suivre ce qui a été payé et ce qui reste à payer.

De plus, le système de Square de factures en ligne est personnalisable, ce qui signifie que vous pouvez, par exemple, appliquer des remises (sans avoir à faire de calcul de votre côté) et ajouter un champ pourboire personnalisé (au cas où les clients seraient enclins à vous laisser un pourboire). Vous pouvez même activer la programmation des factures ou les paiements récurrents pour ne plus y penser.

Enfin, la tarification de Factures Square est claire : l’envoi de la facture en ligne est gratuit, vous payez seulement 2,5 % par facture payée en ligne. Les factures sont faciles à envoyer : vous pouvez les transmettre directement depuis votre appareil mobile ou votre Tableau de bord Square.

Facture en ligne Factures Square : mode d’emploi

À l’aide de Square, accédez à une solution facile de facture en ligne pour auto-entrepreneur. Suivez ces étapes pour créer votre première facture :

  • Inscrivez-vous pour obtenir un compte gratuit.
  • Rendez-vous sur « Factures » dans votre Tableau de bord Square.
  • Cliquez sur « Créer une facture ».
  • Sélectionnez un client dans votre répertoire de clients, ou saisissez un nouveau nom et un nouvel e-mail pour créer un nouveau client.
  • Ajoutez les détails de la facture et les éventuelles remises applicables.
  • Cliquez sur « Partager via email » ou « Partager le lien ».
  • Lorsque vos clients reçoivent la facture dans leur boîte de réception, ils peuvent vous payer en ligne en toute sécurité. L’argent est généralement transféré sur votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables.

Facture en ligne auto-entrepreneur avec l’application mobile Factures Square : marche à suivre

  • Téléchargez l’application Factures Square sur votre appareil iOS ou Android.
  • Créez votre compte Square gratuit ou connectez-vous avec votre compte Square existant.
  • Sélectionnez le pictogramme « Factures » en bas de l’écran, puis sur le signe « + » en haut à droite ou sur « Créer une facture ».
  • Appuyez sur « Ajouter un client » et sélectionnez un client existant dans votre répertoire ou appuyez sur « + » pour saisir les coordonnées d’un nouveau client.
  • Appuyez sur « Ajouter un article ou une réduction » pour ajouter un article de votre Bibliothèque d’articles ou ajouter un montant personnalisé.
  • Ajoutez un message dans un champ personnalisé, définissez les rappels automatiques, les factures récurrentes, l’échéance, le mode de paiement, les conditions de paiement, etc.
  • Appuyez sur « Envoyer » ou programmez un envoi.
  • Lorsque vos clients reçoivent la facture dans leur boîte de réception, ils peuvent vous payer en ligne en toute sécurité. L’argent est généralement transféré sur votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables.

En savoir plus sur l’application Factures Square.

Envie d’essayer la facture en ligne ?

En résumé, vous pouvez maintenant simplifier votre quotidien en optant pour un outil automatisé, pratique et facile à utiliser. Non seulement vous gagnerez du temps, mais vous serez aussi payé plus rapidement par vos clients. Pour découvrir d’autres moyens d’optimiser vos activités, consultez notre guide de l’automatisation pour les entrepreneurs.