Comment stimuler l’activité grâce à un logiciel de planification

Un logiciel de planification peut vous aider à recevoir vos paiements plus rapidement et dans les délais impartis, notamment grâce à des fonctionnalités comme la protection contre les non-présentations. Découvrez comment stimuler l’activité grâce à un logiciel de planification en ligne.

TABLE DES MATIÈRES

• Présentation des logiciels de planification
• Pourquoi opter pour un logiciel de planification en ligne
• Mettre en place un logiciel de planification pour améliorer l’expérience client
• Ajouter votre calendrier de rendez-vous à votre site Web
• Consulter votre calendrier de rendez-vous où que vous soyez
• Simplifier le processus de planification pour réaliser plus de ventes
• Réduire le nombre de non-présentations grâce à un logiciel de planification
• Demander un prépaiement aux clients dans votre logiciel de planification

PRÉSENTATION

Présentation des logiciels de planification

Si vous possédez un salon, vous devez gérer un calendrier de rendez-vous. Et il ne suffit pas de l’annoter. Pour que votre planning de rendez-vous soit complet et fluide, vous devez y consacrer votre attention en permanence. Heureusement, un certain nombre d’outils et de stratégies de planification peuvent vous faciliter la tâche. Dans ce guide, nous allons vous présenter certains de ces outils et vous proposer une stratégie pour remplir votre planning, et donc augmenter vos ventes.

EN PROFONDEUR

Pourquoi opter pour un logiciel de planification en ligne

Passez-vous plusieurs heures chaque semaine à jongler avec le téléphone pour essayer de proposer des rendez-vous à vos clients ? Avant un rendez-vous, vous êtes-vous déjà arraché les cheveux en essayant de déchiffrer des notes manuscrites illisibles dans votre agenda papier ?

Avez-vous déjà noté par erreur un rendez-vous pour un client dans votre agenda papier, en regrettant ensuite de ne pas avoir de meilleure solution ? Un agenda en ligne peut résoudre tous ces problèmes.

En plus de réduire les incompréhensions et le temps de gestion, un logiciel ou une application de réservations en ligne apporte d’autres avantages essentiels. Nous vous expliquons ci-dessous comment utiliser un logiciel de planification pour remplir votre planning et simplifier sa gestion.

Un logiciel de planification en ligne réduit le temps de gestion et améliore l’expérience client.

Mettre en place un logiciel de planification pour améliorer l’expérience client

La commodité est l’un des facteurs les plus importants lorsque l’on souhaite améliorer l’expérience client. À l’ère du numérique, il est essentiel de permettre aux clients de gérer leurs différentes tâches (comme la prise de rendez-vous chez le coiffeur) en ligne. En l’absence de solution en ligne, le processus est pesant pour vos clients et se solde souvent par d’innombrables appels téléphoniques.

Un logiciel de planification tel que Rendez-vous Square vous permet de créer un site de réservation en ligne sur lequel les clients peuvent prendre rendez-vous dans votre salon, au moment qui leur convient le mieux. C’est comme si vous aviez un service de secrétariat, mais sans avoir à lui verser de salaire et avec une disponibilité 24h/24, 7j/7.

Vous pouvez même inviter vos clients à prendre rendez-vous en ligne en leur envoyant par e-mail un lien vers votre site de réservation. Ainsi, s’ils n’ont pas le temps de prendre un nouveau rendez-vous lorsqu’ils sont dans votre salon, ils pourront le faire ultérieurement.

Ajouter votre calendrier de rendez-vous à votre site Web

Il est conseillé d’ajouter un calendrier de rendez-vous en ligne à votre site Web. Rendez-vous Square vous facilite la tâche. Vous devez simplement ajouter un extrait de code HTML directement sur votre site Web.

Placez votre calendrier de rendez-vous à un endroit visible et accessible sur votre site Web afin que vos clients puissent prendre rendez-vous de manière rapide et facile. Cela sera particulièrement utile pour les nouveaux clients, qui sont moins susceptibles d’appeler votre entreprise pour prendre rendez-vous.

Rendez-vous Square est également optimisé pour une utilisation sur mobile : les clients peuvent ainsi prendre rendez-vous directement sur leur téléphone, où qu’ils soient. C’est un avantage non négligeable, car nous avons constaté que la majorité des clients prennent rendez-vous de cette manière.

Consulter votre calendrier de rendez-vous où que vous soyez

En plus d’être pratique pour vos clients, un logiciel de planification vous simplifie la tâche. La mise en place d’un logiciel et d’une application de rendez-vous vous permet de vérifier votre disponibilité même quand vous n’êtes pas au salon. Le fait de pouvoir consulter votre planning où que vous soyez vous permet de le gérer plus facilement et de gagner un temps précieux.

Le logiciel et l’application Rendez-vous Square vous fournissent toutes les informations dont vous avez besoin pour faire tourner votre entreprise. Vous pouvez configurer et modifier votre calendrier de rendez-vous où que vous soyez, et accepter automatiquement ou manuellement les rendez-vous pris par des clients en ligne.

Vous pouvez également traiter des paiements où que vous soyez : l’application permet à vos clients de payer directement sur votre téléphone ou votre iPad.

Jillian Seagraves, coiffeuse chez Third Street Salon à Tipp City, dans l’Ohio, a trouvé l’application Rendez-vous Square extrêmement utile pour simplifier ses tâches du quotidien.

« J’étais tout le temps au téléphone, à essayer de caser des rendez-vous pour les clients, explique-t-elle. Vu que je ne pouvais pas consulter mon planning avant d’arriver au salon, il n’était pas rare que je commence la journée sans clients, alors que j’aurais pu profiter de ma famille. Avec l’application Rendez-vous Square, c’est comme si mon entreprise était ouverte 24h/24, 7j/7. J’adore le fait de ne plus être obligée de me connecter à mon ordinateur pour gérer les rendez-vous. C’est tellement pratique de pouvoir consulter mon calendrier directement sur mon téléphone. »

Une application de réservation de rendez-vous peut vous faire gagner plusieurs heures chaque semaine, ce qui signifie que vous pouvez recevoir davantage de clients.

Simplifier le processus de planification pour réaliser plus de ventes

La centralisation à un seul endroit, accessible où que vous soyez, simplifie les opérations pour vos employés et vous-même. Vous pourriez même gagner plusieurs heures par semaine.

Avant d’utiliser Rendez-vous Square, Camille Libao, qui travaille chez Glow & Go Lashes, consacrait 30 à 45 minutes par jour à la gestion de son calendrier, depuis son bureau. Ses clients peuvent désormais prendre rendez-vous sur son site Web, via la page Rendez-vous personnalisée.

Une fois les rendez-vous confirmés par Camille, ses clients reçoivent des notifications automatiques par SMS et par e-mail, ainsi que des rappels. Elle n’a donc plus besoin d’effectuer un suivi manuel. Grâce au temps gagné, elle peut recevoir 10 clients de plus chaque mois.

Cette tendance se confirme chez tous les vendeurs qui utilisent le logiciel de réservation en ligne de Square. Les vendeurs qui utilisent le logiciel Rendez-vous Square fixent deux fois plus de rendez-vous que ceux qui ne l’utilisent pas. Ils réalisent ainsi beaucoup plus de ventes.

Réduire le nombre de non-présentations grâce à un logiciel de planification

Les RDV non honorés sont un fléau. En plus de perturber votre agenda, elles créent aussi un moment creux où vous restez à attendre, au lieu de gagner de l’argent. Heureusement, un logiciel de planification de rendez-vous peut fortement aider à réduire les non-présentations dans votre salon de beauté. Voici comment :

Activez les fonctionnalités de protection contre les non-présentations dans votre logiciel de planification de rendez-vous

Le logiciel Rendez-vous Square intègre une protection contre les non-présentations. Vous pouvez ainsi exiger que vos clients saisissent leur numéro de carte de crédit lors de la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez également choisir d’appliquer des frais en cas de non-présentation ou d’annulation à la dernière minute.

Les entreprises qui utilisent Rendez-vous Square ont constaté que la mise en place d’une politique suffisait à réduire le nombre de non-présentations. Le simple fait de saisir les informations de carte de crédit dissuade souvent les clients de ne pas honorer un rendez-vous. Découvrez d’autres méthodes pour réduire le nombre de non-présentations.

Demander un prépaiement aux clients dans votre logiciel de planification

La fonctionnalité de prépaiement dans Rendez-vous Square vous permet de demander aux clients de prépayer lorsqu’ils prennent rendez-vous en ligne. Ils sont donc beaucoup plus susceptibles de se présenter à leur rendez-vous.

En plus de vous aider à réduire le nombre de non-présentations, l’option de prépaiement offre deux autres avantages. Tout d’abord, elle facilite le flux de trésorerie. Si vous avez besoin d’acheter des fournitures ou du matériel à l’avance, les acomptes des clients vous permettent de ne pas avoir sortir le financement de ces achats de votre poche.

Par ailleurs, le prépaiement simplifie l’expérience client. Si les clients ont déjà payé, ils peuvent se détendre et profiter de vos services au cours du rendez-vous.

Réduisez le nombre de non-présentations grâce au prépaiement dans votre logiciel de planification.

Envoyer des rappels au bon moment grâce à votre logiciel de réservation

Les rappels de rendez-vous sur papier sont archaïques. Pour vous assurer que vos clients n’oublient pas leur rendez-vous, envoyez des rappels par e-mail et par SMS .

La démarche est très simple dans Rendez-vous Square. Vous pouvez envoyer des rappels à vos clients directement depuis le logiciel et définir combien de temps à l’avance vous souhaitez les envoyer. (En règle générale, nous avons constaté que définir un rappel un à trois jours avant le rendez-vous constituait la stratégie la plus efficace.)

Communiquer les changements de planning à vos clients

Parfois, il peut arriver que vous soyez en retard ou deviez repousser le rendez-vous. Au lieu de perdre du temps à appeler vos clients pour leur expliquer la situation, vous pouvez signaler les changements de planning directement depuis votre logiciel de réservation de rendez-vous.

Rendez-vous Square propose une fonctionnalité de notifications qui vous permet d’envoyer des communications personnalisées aux clients, afin de les prévenir de tout changement. Vous pouvez sélectionner la manière dont vous souhaitez les prévenir, par SMS, e-mail ou les deux.

Vous pouvez ajouter un message personnalisé que votre client ne manquera pas d’apprécier. « Toutes mes excuses, j’ai 20 minutes de retard… Laissez-moi vous offrir un verre pour me faire pardonner ! » sera bien mieux accueilli qu’un message rigide semblant tout droit issu d’un système automatisé.

Voici quelques autres conseils sur la planification de rendez-vous qui peuvent vous permettre de stimuler votre activité et d’améliorer votre efficacité.