Qu’est-ce qu’une facture en micro-entreprise ?
Commençons par brièvement définir ce qu’est une facture. La facture est un document qui établit qu’une transaction a été effectuée entre une entreprise et un client (particulier ou professionnel). Toutes les entreprises sont soumises à un devoir de facturation, y compris les petites entreprises et les micro-entreprises.
Le chef d’entreprise doit établir une facture dès lors qu’il vend des services, des produits ou des marchandises. Le document précise les conditions de la transaction.
La facture a une valeur tant commerciale que comptable. Elle a aussi une valeur légale en cas de contentieux ou de contrôle fiscal. C’est pourquoi il est important de bien établir ses factures de micro-entreprise.
Les éléments obligatoires à inclure sur une facture en micro-entreprise
Si aucun format n’est imposé pour les factures, certaines mentions sont néanmoins obligatoires. En particulier, un micro-entrepreneur doit impérativement indiquer sur ses factures certaines mentions relatives :
-
A la facturation : date d’émission, numéro de la facture
-
A l’entrepreneur : nom, prénom
-
A l’entreprise : nom commercial, adresse, numéro SIREN, numéro de TVA intercommunautaire le cas échéant
-
Au client : nom et prénom du contact, dénomination sociale et adresse de l’entreprise, numéro de téléphone ou adresse email, numéro de TVA intercommunautaire le cas échéant
-
Au paiement : délai de paiement, taux des pénalités de retard, montant de l’indemnité de retard forfaitaire en cas de règlement tardif.
Les mentions à ajouter selon le type de prestation ou de produit vendu
Le type de prestation ou de produit vendu détermine la catégorie de la micro-entreprise. Il existe trois types de micro-entreprise : artisanale, commerciale ou libérale.
Une entreprise artisanale est obligatoirement immatriculée au Répertoire des Métiers (RM), tandis qu’une entreprise commerciale est enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’entrepreneur doit obligatoirement indiquer son numéro d’immatriculation (RM ou RCS) sur les factures qu’il émet, en ajoutant également le département d’immatriculation. Dans le cas d’une entreprise libérale, la facture peut simplement indiquer la mention « Dispensé d’immatriculation au RCS et au RM ».
Par ailleurs, la facture doit préciser les prestations ou les produits qui font l’objet de la facturation. En règle générale, l’entrepreneur établit une liste numérotée de tous les produits et services vendus, en indiquant :
-
La désignation du produit ou service. La description doit être suffisamment précise pour éviter toute confusion. Ce champ doit inclure la nature de la prestation, le nom, la marque ou la référence du produit, l’étendue du service, la main d’œuvre impliquée, les matériaux requis, etc.
-
Le prix unitaire (hors taxe)
-
La quantité
-
Les éventuels rabais ou remises appliqués
-
Le prix total HT pour chaque produit ou service.
La facture doit aussi indiquer le prix total de tous les articles listés ci-dessus. Le premier total est indiqué hors taxe (HT). Le taux de TVA applicable est également précisé, ainsi que le montant de TVA qui va s’ajouter au prix HT. Enfin, le prix toutes taxes comprises (TTC) est inscrit pour indiquer le montant total à payer.
Le mode de paiement n’est pas obligatoire. Néanmoins, ces données sont précieuses pour obtenir un paiement dans les délais. C’est pourquoi les micro-entrepreneurs choisissent généralement d’indiquer les modes de paiement acceptés ainsi que tous les détails pour que le client puisse procéder au règlement.
Les règles fiscales à respecter en matière de facturation
Les factures ont un rôle essentiel et servent de pièce justificative en cas de contrôle fiscal. Il existe donc des règles auxquelles le micro-entrepreneur doit se soumettre, notamment :
-
L’établissement d’une facture est obligatoire pour toute prestation de vente ou de service avec un client professionnel. Dans le cas d’un client particulier, la facture n’est généralement pas obligatoire mais reste néanmoins conseillée.
-
Chaque facture est produite en deux exemplaires : le premier est donné au client, le deuxième est conservé pour archivage.
-
Le micro-entrepreneur doit conserver les factures pendant 10 ans.
Les outils à utiliser pour établir et gérer ses factures en micro-entreprise
De nos jours, les factures ne sont plus établies manuellement sur du papier. Les entrepreneurs disposent d’un large choix de logiciels pour les accompagner dans cette tâche parfois fastidieuse. Par exemple, Square propose un logiciel de facturation conçu pour aider les entreprises à établir, envoyer et gérer les factures. De plus, Square Factures aide les micro-entrepreneurs à être payés plus rapidement grâce au suivi des factures et à la fonction de relance automatique.
Ainsi, les chefs d’entreprises peuvent émettre et gérer plus facilement leurs factures, y compris les factures d’acompte et les factures de solde. Par ailleurs, cela leur permet d’éviter les erreurs courantes lors de l’établissement des factures. Le micro-entrepreneur dispose ainsi d’un outil précieux pour établir des factures qui répondent aux exigences légales.