Conseils pour assurer la gestion du planning employé

La bonne gestion du planning de vos employés est une tâche sans fin pour les managers et les chefs d’entreprise. Même dans des circonstances normales, il peut être difficile d’anticiper avec précision les besoins en termes de personnel et de maximiser la productivité tout en restant équitable envers tous les salariés.

Les horaires de vos employés et les besoins de votre entreprise sont probablement en constante évolution. C’est pourquoi il est important de vous tourner vers un logiciel de planification RH pour vous accompagner à chaque étape. Grâce à l’essor du digital, il existe désormais une multitude de logiciels de gestion qui peuvent vous aider à gagner un temps phénoménal.

En utilisant un logiciel de planning stratégique de votre personnel, vous pourrez à la fois donner à votre équipe la flexibilité dont elle a besoin et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous neuf techniques de gestion RH des planning employés pour vous aider à planifier leurs heures de travail de manière équitable tout en répondant aux besoins de votre entreprise.

1. Réfléchissez à l’avance à vos besoins en matière d’horaires

Lorsque vous établissez un emploi du temps pour vos employés, il est essentiel de planifier à l’avance. Vérifiez l’historique des données de vente dans votre système de logiciel de caisse pour vous assurer que vous disposez d’un personnel suffisant pendant vos périodes les plus occupées et les plus calmes. Utilisez ces informations pour déterminer si vous aurez besoin de plus de personnel pour les week-ends, les soirées tardives ou la période des vacances.

2. Évaluez votre disponibilité

Pour que vos planning fonctionnent au mieux, vous aurez besoin dans un premier temps de connaître la disponibilité du personnel. L’examen de vos données de temps et de présence peut vous montrer quand votre équipe travaille généralement au cours d’une période donnée.

Il vous faut aussi savoir quand vos employés préfèrent être programmés. Une approche consiste à laisser les employés choisir leurs périodes de travail régulières ou à se positionner sur des plages horaires ouvertes via une application de planning. Selon leur situation, votre personnel peut préférer travailler tôt le jour, la nuit, en semaine ou le week-end. Parfois, les employés ne seront pas disponibles en raison d’engagements personnels en dehors du travail, comme des responsabilités en matière de garde d’enfants. Si vous utilisez Square pour votre logiciel de caisse, les fonctionnalités de planification des équipes de Gestion des employés Square permettent à votre équipe de mettre à jour leur disponibilité directement dans l’application.

Disposer de ces informations à l’avance, c’est aussi éviter deux écueils majeurs. Trop peu de personnel et votre service à la clientèle s’en retrouve affecté. Trop d’employés en service lorsque vous n’êtes pas occupé et votre résultat net s’en retrouve affecté.

3. Extra : Déployez une liste d’employés volontaires

S’il est essentiel de savoir qui n’est pas disponible, il est également essentiel de disposer d’un système de suivi des personnes disponibles pour du travail supplémentaire. Si vous savez qui est disponible, vous pourrez ainsi combler les trous à chaque fois qu’il y a des changements d’horaire de dernière minute. Créez et maintenez une liste de ces employés et de leur disponibilité afin de pouvoir leur offrir des périodes de travail supplémentaires lorsque du travail est disponible. Cela permet également de savoir facilement qui appeler si votre horaire prévu doit changer soudainement en raison d’une maladie ou d’une urgence.

Certains de vos employés apprécieront la possibilité de gagner plus d’argent. Donner la priorité aux préférences de planning de vos employés signifie aussi des employés plus heureux et des taux de turn over moindre.

4. Suivez les règles et autorisations locales

Avant de créer votre emploi du temps final, assurez-vous de connaître toutes les lois ou réglementations locales qui affectent la façon dont vous pouvez planifier le personnel. Ces lois encadrent généralement les pauses, la rémunération des heures supplémentaires, les jours fériés, etc. Il faut également prêter attention aux textes de loi qui encadrent la planification des heures dans le temps. Ces lois obligent les employeurs à donner un préavis des heures prévues et à imposer une rémunération supplémentaire pour les changements d’horaire tardifs.

5. Publiez votre planning le plus tôt possible

Les lois de planification prédictive vous obligent donc à planifier à l’avance les horaires de vos employés (7 à 14 jours à l’avance). Bien que les situations évoluent constamment, il est idéal de publier votre emploi du temps à l’avance pour que tout le monde soit au courant, même si les choses changent plus tard. Les applications de gestion des planning sont donc un moyen efficace de maintenir ces informations à jour et accessibles à tous. Cela vous évite également d’avoir à imprimer, publier ou envoyer manuellement les horaires, ce qui pourrait augmenter le risque d’erreur ou de cafouillage. Si vous utilisez Square pour gérer l’intégralité des périodes de travail, les employés sont automatiquement avertis via l’application Gestion des employés Square et par e-mail lorsque les horaires sont publiés et modifiés.

6. Communiquez efficacement le planning auprès de vos employés

Si vous voulez que vos employés se sentent bien dans leur travail, tenez-les informés de votre raisonnement. Dites-leur quand vous prévoyez du personnel supplémentaire en raison d’une augmentation attendue des ventes - pour les vacances, par exemple - ou lorsque vous réduisez le nombre de période de travail parce que vous savez que les ventes vont baisser.

Et si vous êtes amené à refuser de nouvelles périodes de travail à vos employés, votre équipe doit également le savoir. Cette approche évite toute confusion et vous permet de planifier les employés de manière équitable et transparente. De plus, de nombreux employés cumulent plusieurs emplois pour joindre les deux bouts, ce qui signifie qu’ils jonglent également avec plusieurs horaires. Les tenir informés de la façon dont les périodes de travail sont réparties peut aider à réduire une partie du stress et mieux gérer leurs agendas.

7. Adaptez régulièrement le calendrier de vos employés

Dans une entreprise, tout peut changer en quelques secondes. C’est vrai pour votre entreprise, et c’est vrai pour les employés. Si un de vos salariés se réveille un jour et qu’un membre de sa famille est malade, si sa voiture tombe en panne ou s’il doit faire face à une fuite d’eau dans son domicile, il faut que vous soyez préparé à ce que les choses puissent changer rapidement.

Accordez encore plus de flexibilité aux employés qui doivent soudainement faire face à des changements liés à la pandémie, comme des horaires scolaires échelonnés ou l’enseignement à domicile. Il est important de savoir que vous devrez peut-être modifier votre emploi du temps sans préavis, alors créez un processus qui vous permet, à vous et à votre équipe, de trouver rapidement un plan B.

8. Facilitez l’accès et la modification des horaires pour les employés

Lorsque vous planifiez les horaires de vos employés, tout le monde est gagnant si les employés peuvent facilement accéder et modifier leurs horaires et si vous pouvez rapidement vérifier que toutes les périodes de travail sont bien occupées. Il n’y a plus de confusion sur les employés au travail mais, là encore, il est important de cadrer les choses. Par exemple, vous pourriez exiger un préavis de 24 heures pour les changements d’horaires non urgents, comme lorsque les employés souhaitent échanger des périodes de travail entre eux. En cas d’urgence, vous pouvez vous rabattre sur votre liste de membres du personnel qui souhaitent des périodes de travail supplémentaires.

Adopter cette approche permet à chacun de se sentir maître de son temps et vous n’avez plus à vous soucier des changements tardifs. De plus, certaines applications de planification permettent aux employés d’apporter leurs propres modifications, c’est donc une chose en moins à craindre pour les managers. Par exemple, vous pouvez autoriser votre équipe à initier des échanges de périodes de travail entre eux ou d’échanger leurs jours de congés en attendant votre approbation, avec la fonctionnalité de planification des périodes de travail Square.

9. Adapter régulièrement le calendrier de vos employés

Lors de la création des emplois du temps de votre personnel, il peut être tentant de copier l’horaire de la semaine précédente, mais cela suppose que rien n’a changé. Votre entreprise est en constante évolution, alors revoyez régulièrement vos besoins pour vous assurer que votre emploi du temps de la semaine dernière soit toujours en adéquation avec ces derniers. Par exemple, si vos heures d’ouverture sont réduites, ou si elles sont prolongées en raison d’une grande promotion au moment des fêtes, vous devrez en tenir compte dans le calendrier.

Lorsqu’il s’agit d’optimiser le planning, trouvez un équilibre entre équité, cohérence et flexibilité. Avec autant d’incertitudes induites par la crise dans presque tous les aspects de la vie, une planification efficace est plus importante que jamais pour augmenter l’efficacité de votre équipe et réduire le stress.

Square peut vous aider à planifier, suivre et payer vos équipes, le tout à partir d’une seule et même plateforme. Apprenez-en plus sur les nouvelles fonctionnalités de planning des périodes de travail dans Gestion des employés Square pour simplifier la gestion de votre personnel.