Veuillez noter que cet article est destiné à des fins éducatives uniquement et ne doit pas être considéré ou utilisé comme un conseil juridique, d’emploi ou de santé et sécurité. Pour des orientations ou des conseils spécifiques à votre entreprise, consultez un professionnel qualifié.
Le Grand livre de compte est un registre commercial obligatoire où on inscrit tous les comptes d’une entreprise. C’est un document unique compilant l’ensemble des mouvements comptables d’une entreprise.
Ces flux financiers y sont classés par compte, dans l’ordre de numéro prévu par le plan comptable. Les opérations y sont notées chronologiquement, selon le principe de la comptabilité en partie double (débit/crédit).
Le Grand livre de compte peut être tenu sous forme manuscrite (cahier, classeur, etc.) ou sous format électronique. Le logiciel Solution PDV Square vous permet de le remplir plus facilement.
Le rôle du Grand livre comptable est de centraliser l’ensemble des comptes d’une entreprise figurant au Journal. On l’utilise nécessairement dès l’ouverture d’une activité commerçante pour un suivi exhaustif et exact des comptes. Autrement dit, c’est un livre de caisse fiable permettant de classer les flux financiers par compte individuel.
Le Grand livre de compte se décline parfois en 2 parties :
- Le Grand livre général : comptes des classes 1 à 7.
- Le Grand livre auxiliaire : détail des comptes 411 (grand livre auxiliaire clients) ou détail des comptes 401 (grand livre auxiliaire fournisseurs).
Les comptes figurant dans le Grand livre sont, le plus souvent :
- Les actifs à court terme ;
- Les biens d’équipement ;
- Le passif comptable ;
- Les recettes et dépenses ;
- Les profits et les pertes.
Pour remplir le Grand livre de compte général, on doit présenter :
- Le solde initial du compte ;
- L’ensemble des flux ayant affecté le compte (débit et crédit) ;
- Le solde final de ce compte.
Remplir un Grand livre de compte implique que :
-
Les comptes soient classés par numéro, dans l’ordre prévu par le plan comptable ;
-
Les opérations financières soient classées par ordre chronologique ;
-
La somme des débits soit égale à la somme des crédits.
L’utilisation de bases de données et de logiciels comptables automatisent la gestion. On doit simplement s’assurer de la fiabilité comptable en vérifiant que les informations du Grand livre correspondent à celles des Journaux comptables.
Le Grand livre comptable général peut être détaillé en livres auxiliaires si on le juge utile. L’unique condition consiste à centraliser mensuellement dans le Grand livre général. On peut avoir des livres auxiliaires « fournisseurs » et « clients. »
La réglementation impose aux entreprises de conserver leur Grand livre de compte pendant une période de 10 ans à partir de la date de la dernière inscription.
Exemples de Grand livre comptable
La réglementation n’impose aucune forme particulière pour le Grand livre de compte.
Mais les comptes sont très souvent présentés sous forme de tableau à plusieurs colonnes dont une colonne débit (à gauche) et une colonne crédit (à droite).
Il existe une alternative assez courante pour présenter les comptes : sous forme de T.
Numéro et nom du compte sont inscrits au-dessus de la barre horizontale du T ; le côté gauche constitue la colonne débit tandis que le côté droit constitue la colonne crédit.
Questions fréquentes sur le Grand livre de compte
Quelles informations doivent figurer dans le Grand livre ?
Le Grand livre comptable doit obligatoirement mentionner plusieurs éléments.
Il doit lister chaque compte, dans l’ordre de son numéro, en donnant à chaque fois les informations suivantes :
- Le numéro du compte ;
- Le nom du compte ;
- La date de l’opération ;
- Le libellé de l’opération ;
- La référence (numéro de pièce) ;
- Le journal utilisé ;
- Le montant (débit/crédit).
Quelle est la différence entre un Journal et un Grand livre ?
Le Journal comptable et le Grand livre de compte sont des documents commerciaux obligatoires. Le Journal comptable est utilisé en premier pour noter toutes les transactions financières. Celles-ci doivent être ensuite enregistrées par compte individuel dans le Grand livre. Le Grand livre reprend donc les informations du Journal mais en les présentant différemment.
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