Quatre façons de réduire le temps consacré à l’administration et d’augmenter le temps consacré aux soins des patients au sein de votre pratique médicale

En tant que médecin-entrepreneur, diriger et gérer sa propre pratique peut prendre beaucoup de temps. Selon le Sondage national sur la santé des médecins de l’Association médicale canadienne, 30 % des médecins présentent de niveaux élevés d’épuisement professionnel, et l’une des principales causes est l’inefficacité des méthodes de travail. Comme c’est le cas pour de nombreux professionnels de la santé qui gèrent une pratique privée, la gestion du volet administratif de la pratique peut commencer à prendre plus de temps que la raison pour laquelle a été créée la pratique au départ : les patients.

Les médecins et les professionnels de la santé fondent des pratiques privées afin de favoriser le resserrement des liens avec leurs patients, pour se souvenir d’eux, de leurs familles et de leurs antécédents médicaux, puis pour établir un niveau de confiance que plusieurs recherchent dans une relation médecin-patient. Une montagne de paperasse ne doit pas vous empêcher de soigner vos patients. Grâce à un système de gestion de pratique qui s’intègre aux outils dont vous avez besoin, votre entreprise peut se gérer en coulisses pour que vos patients puissent occuper l’avant-scène.

Voici quatre façons de simplifier votre activité et de libérer du temps pour les soins aux patients.

Centralisez votre fonctionnement d’entreprise avec un système de gestion de pratique médicale.

L’avantage de gérer sa propre pratique est de pouvoir passer plus de temps avec les patients, d’apprendre à les connaître et à connaître leur état de santé, puis d’instaurer une relation de confiance entre le patient et le médecin. Vous êtes également en mesure de privilégier l’écoute des besoins et des commentaires de vos patients afin de créer la meilleure expérience client possible, ce qui les incitera à revenir et à vous recommander à leurs amis et à leur famille.

Que vous démarriez ou que vous soyez déjà à la tête d’une pratique, la première étape pour gérer une entreprise prospère est de l’envisager dans une optique centralisée.

En gérant votre pratique par le biais d’un système de gestion de pratique médicale, vous pouvez gérer toutes les composantes de votre activité grâce à un seul système intégré, vous offrant une vue à 360 degrés de votre pratique. Vous pouvez donc veiller à ce que tous les éléments fonctionnent correctement. Ainsi, il est plus facile de déceler les domaines pour lesquels vous pourriez améliorer l’efficacité opérationnelle et administrative, ce qui vous permettra de consacrer plus de temps à la croissance de votre pratique et de bonifier les soins aux patients.

Grâce à un logiciel spécialement conçu pour les professionnels de la santé et les pratiques privées, un système de gestion des soins de santé vous aide à automatiser les tâches d’enregistrement des patients et de gestion de la facturation des assurances, à faire le suivi des dossiers des patients grâce aux dossiers médicaux électroniques, à gérer la communication avec les patients, à vous occuper de la comptabilité et à veiller à la conformité réglementaire. Tout cela se fait grâce à un système unique qui s’intègre aux programmes de tous les points de communication de votre pratique, simplifiant ainsi vos opérations.

Automatisez les mises à jour par courriel et le marketing pour faire prospérer votre pratique.

La communication et la confiance entre les patients et les médecins sont plus importantes que jamais. Une communication uniforme à propos des directives en matière de santé et de sécurité ainsi que des mises à jour et des annonces régulières contribuent à établir un lien avec vos clients. Cela augmente le niveau de confiance, surtout si vous ne voyez un patient que quelques fois par année. Des outils tels que les logiciels de marketing par courriel vous aident à établir une communication active et régulière avec les clients, ce qui permet d’instaurer la confiance et la fidélité.

Bien que le bouche-à-oreille soit un moyen courant de générer de nouvelles affaires dans le secteur des soins de santé, le fait de dépendre uniquement des recommandations des patients limite vos objectifs et peut ralentir votre croissance potentielle. Grâce à un programme automatisé de marketing par courriel, vous pouvez élargir le type et le niveau de communication de votre pratique, qu’il s’agisse d’annoncer des promotions, d’atteindre des clients potentiels, d’envoyer des annonces ou des rappels aux patients existants, ou de distribuer des sondages de satisfaction pour demeurer à l’écoute de vos patients quant à leur expérience. Toutes ces tactiques combinées font croître votre entreprise et renforcent la satisfaction et la fidélité des clients.

De plus, les informations que vous pouvez amasser grâce à un programme de marketing par courriel peuvent vous aider à mieux comprendre vos clients. Des informations telles que les taux d’ouverture, les taux de clics et les désabonnements vous aident à comprendre quels messages ont un effet auprès de votre clientèle. À partir de là, vous pouvez segmenter votre public et affiner votre message pour vous assurer que vous envoyez les informations les plus pertinentes et les plus utiles à vos patients en tout temps.

L’utilisation d’un logiciel de marketing par courriel vous permettra de passer moins de temps à gérer les différents points de communication de votre pratique, libérant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur la communication en personne et par téléphone.

Donnez aux patients les outils nécessaires pour gérer eux-mêmes leurs rendez-vous.

Fournissez aux patients les outils nécessaires pour gérer eux-mêmes leur prise de rendez-vous afin de réduire les tâches administratives et les frictions, surtout si vous avez une petite pratique sans personnel de soutien. Grâce à un logiciel de prise de rendez-vous qui s’intègre à votre fournisseur de paiements et à votre logiciel de gestion des clients, vous pouvez accepter automatiquement les paiements et envoyer tout document et toute inscription avant ou après le rendez-vous.

Que ces rendez-vous soient en mode présentiel ou virtuel, un système de gestion des rendez-vous est essentiel au bon fonctionnement d’une pratique médicale. Votre logiciel de gestion de pratique aura probablement un outil de réservation en ligne, ou vous pouvez l’intégrer à un autre logiciel de rendez-vous en ligne comme Rendez-vous Square ou Acuity Scheduling (qui s’intègre à Paiements Square).

Quel que soit le programme que vous choisissez, un des avantages qu’offre un programme de rendez-vous en ligne est l’autonomie et la responsabilité que vous donnez à vos patients. Lorsque les clients peuvent réserver et gérer leurs propres rendez-vous, vous réduisez le risque d’absences et d’annulations tardives.

L’utilisation d’un logiciel qui mémorise également les informations sur le patient, ainsi que l’historique et les données de paiement, vous permet de réduire au minimum la double saisie de données pour vos patients, ce qui peut créer une expérience client désagréable pour eux, augmentant ainsi le risque de perte de clientèle.

Une fois toutes ces tâches effectuées avant le rendez-vous, vous pouvez consacrer toute votre attention à vos patients durant la visite.

Facilitez les paiements et intégrez-les aux outils de comptabilité.

Trouver le meilleur moment pour encaisser les paiements peut s’avérer difficile, surtout si vous dirigez votre propre pratique avec un personnel de soutien réduit (ou inexistant). Grâce à une solution de paiement sécurisé offrant diverses options de paiement et s’intégrant à votre système de gestion de pratique, vous pouvez déterminer la meilleure option de paiement afin d’accélérer et de simplifier les transactions pour vous et vos patients.

Pour les visites en personne, vous pouvez proposer des modes de paiement sans contact par le biais de diverses options matérielles sur place, si le rendez-vous n’est pas payé d’avance.

Pour les rendez-vous télésanté, vous disposerez déjà des informations nécessaires grâce à votre logiciel intégré de prise de rendez-vous pour effectuer des paiements sécurisés en ligne. Si vous préférez émettre les factures après la visite du patient, Factures Square se connecte à votre logiciel de télésanté et de gestion de pratique pour faciliter la gestion des factures, tant pour vous que pour vos patients. Avec un fournisseur de paiements qui s’intègre à votre logiciel de comptabilité), tous vos paiements seront comptabilisés automatiquement.

L’intégration de tous vos paiements à votre système de gestion de pratique vous permet de déceler facilement les points de communications que les patients préfèrent, puis d’adapter votre pratique en conséquence.

Porter deux chapeaux en tant que propriétaire d’une petite entreprise et professionnel de la santé est tout un défi. Cependant, avec les bons outils qui vous donnent une vue centralisée de votre activité en temps réel, être propriétaire d’une entreprise peut passer au second plan lorsque votre pratique médicale fonctionne bien. Cela vous laisse donc plus de temps pour traiter vos patients, établir des relations et faire prospérer votre pratique.