Vous avez besoin de main-d’œuvre supplémentaire, mais vous ne savez pas comment procéder pour recruter des employés? D’abord, félicitations! Le fait d’embaucher du personnel marque une étape importante pour votre entreprise.
Lorsque vous envisagez d’embaucher votre premier employé, votre cinquantième ou des travailleurs saisonniers, il y a quelques éléments importants à prendre en compte. Vous devez trouver les bons candidats et vous assurer que tout a été mis en place correctement (et sur le plan juridique).
Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous présenter les étapes essentielles du recrutement d’un employé. (Cet article propose des conseils généraux. Pour obtenir des conseils adaptés à votre entreprise, n’hésitez pas à consulter un professionnel.) Voici une liste de contrôle pour l’embauche d’employés, avec des instructions sur ce que vous devez faire avant et après l’embauche.
Avant d’embaucher des employés
1. Assurez-vous d’avoir un numéro d’entreprise (NE) canadien ou un numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous faites des affaires aux États-Unis.
Avant d’embaucher des employés, vous devez obtenir un dossier d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Il existe trois façons de l’obtenir :
- S’inscrire en ligne.
- Remplir le formulaire RC1 et le retourner au bureau ou centre des impôts le plus proche.
Appeler l’ARC au 1 800 959-5525. - Au Québec, le NE ne comprend pas vos comptes de TPS/TVH, qui doivent être enregistrés séparément auprès de Revenu Québec.
2. Ouvrir un compte de retenues sur la paie.
Un numéro de compte de retenues sur la paie est attribué à un employeur afin de l’identifier auprès de l’Agence du revenu du Canada.
- Le numéro de compte de retenues sur la paie est composé de :
- Un numéro de dossier d’entreprise à neuf chiffres
- Un code à deux lettres
- Un numéro de référence à quatre chiffres
Les entreprises peuvent disposer de plus d’un compte de retenues sur la paie. Ainsi, si vous exercez vos activités dans différentes villes, vous pouvez disposer de comptes de retenues sur la paie distincts pour chaque lieu.
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3. Définissez les fonctions du poste pour lequel vous recrutez.
Si vous ne savez pas quel type de profil vous recherchez, il sera difficile d’arrêter votre choix sur un candidat ou un autre. Avant d’entamer le processus d’embauche, déterminez la nature de vos besoins. Dressez une liste des tâches les plus importantes pour lesquelles vous avez besoin de recruter une personne. S’agit-il de quelqu’un qui sera attitré à la gestion des stocks, au marketing par courriel ou à la cuisson du pain?
Ensuite, réfléchissez aux responsabilités que vous aimeriez confier à la personne qui occupera ce poste. Le taux de rémunération de votre nouvel employé sera fonction du type de travail à effectuer, de son expérience et de votre budget.
Enfin, réfléchissez au type de formation, aux compétences et à l’expérience que vous recherchez chez le candidat.
Une fois ce travail préparatoire terminé, vous êtes prêt à rédiger une description de poste. Une description de poste claire et mûrement réfléchie sera très utile pour recruter la bonne personne.
Processus d’embauche
4. Trouver des candidats.
Demandez à vos meilleurs employés s’ils connaissent quelqu’un qui pourrait convenir au poste. Les recommandations vous font gagner du temps, car elles constituent en quelque sorte une présélection et peuvent vous éviter d’avoir à trier une montagne de CV.
Cependant, comme les gens ont tendance à s’associer à des personnes qui leur ressemblent, le fait de se fier aux recommandations du personnel peut faire en sorte qu’il y ait moins de diversité dans votre environnement de travail. Ce n’est pas une simple question d’être politiquement correct. La diversité de la main-d’œuvre est profitable à votre entreprise. Par ailleurs, de nombreux employés estiment qu’il devrait y avoir davantage de diversité au sein de leur entreprise.
Pour trouver des candidats hautement qualifiés et favoriser la diversité, élargissez votre champ d’action. Publiez votre description de poste sur des sites d’offres d’emploi comme Indeed ou LinkedIn. Incluez une mention au bas de l’offre au fait que votre entreprise promeut l’égalité des chances, et que vous encouragez les candidats qualifiés de tous les genres, ethnies, races, orientations sexuelles, etc., et les personnes handicapées à postuler. Instagram est également un endroit idéal pour publier des offres d’emploi.
Envisagez un recrutement à l’aveugle, en cachant le nom des candidats (et peut-être même leur formation) et leurs années d’expérience, afin de mettre de côté les préjugés inconscients et de promouvoir une plus grande diversité sur le lieu de travail.
5. Mener des entrevues.
Si possible, essayez de faire en sorte qu’au moins deux employés reçoivent les candidats pour une entrevue. Chaque personne travaillant dans votre entreprise abordera l’entrevue avec des objectifs différents, ce qui donnera lieu à une évaluation plus équilibrée.
Si vous dirigez une entreprise de plus grande taille, vous pouvez envisager de mettre en place un comité de sélection où chaque personne est invitée à se concentrer sur un aspect en particulier pendant l’entrevue. Par exemple, une personne pourrait se concentrer sur le travail d’équipe, tandis qu’une autre s’intéresserait aux compétences techniques du candidat. L’avantage de cette approche est double : vous obtenez une évaluation des compétences assez exacte d’un candidat et vos employés ont le sentiment de faire partie du processus.
Une fois que vous savez qui rencontrera les candidats, vous devez penser à ce que chacun va demander. Il sera utile de vous informer au sujet des antécédents professionnels des candidats pour vous assurer qu’ils sont qualifiés. Vous veillerez aussi à poser des questions qui vous donneront une idée de la façon dont ils interagiraient avec le reste de votre personnel et vos clients.
Comment abordent-ils la résolution de problèmes? Peuvent-ils vous donner un exemple précis de la façon dont ils ont résolu un problème professionnel dans le passé? Comment réagissent-ils s’ils doivent travailler sous pression? Si un client est mécontent ou en colère, comment gèrent-ils cette situation?
6. Faire une vérification des antécédents.
Une fois que vous avez choisi un candidat pour le poste et que vous lui avez fait une offre, ce sera le moment de vérifier ses antécédents. Également connue sous le nom de « vérifications préalables à l’emploi », la vérification des antécédents est une étape importante pour assurer la sécurité de votre entreprise, de vos employés et de vos clients. (C’est ainsi que l’on embauche des employés qui sont bien ceux qu’ils prétendent être.) Les candidats doivent toujours donner leur autorisation avant qu’une entreprise effectue une vérification des antécédents.
Sachez qu’il existe des exigences et des restrictions d’ordre légal complexes en matière de vérification des antécédents, et cela varie d’une province à l’autre. Certaines provinces et certains territoires n’autorisent que certains types d’enquête sur les antécédents criminels et exigent que ces enquêtes soient effectuées à un moment précis du processus de demande d’emploi. Si vous avez l’intention de vérifier les antécédents en matière de crédit, certaines provinces exigent que le poste occupé par la personne impose des exigences en ce sens. (Certaines provinces interdisent carrément aux employeurs de poser des questions sur les antécédents criminels dans les demandes d’emploi.) Pour se conformer à toutes ces exigences, les entreprises font généralement appel à un organisme tiers pour vérifier les antécédents.
Il existe également des réglementations sur la manière dont vous pouvez utiliser les renseignements issus d’une vérification des antécédents. Pour obtenir des instructions ou des conseils particuliers sur la vérification des antécédents, consultez un professionnel du droit.
7. S’assurer que le candidat est autorisé à travailler au Canada.
Il est de votre responsabilité de vous assurer que tous vos employés sont légalement autorisés à travailler au Canada. Si vous embauchez quelqu’un qui n’a pas le droit de travailler, vous vous exposez à des sanctions.
Pour vous assurer d’embaucher les bonnes personnes, vous devez vérifier leur numéro d’assurance sociale (NAS). Les NAS qui commencent par « 9 » sont généralement attribués à des personnes qui ne sont pas citoyennes du Canada ou qui n’ont pas la résidence permanente. Cela peut également signifier qu’elles ne sont autorisées à travailler que pour un employeur en particulier.
Si un candidat est autorisé à travailler au Canada, mais qu’il n’a pas encore de NAS, il peut présenter une demande auprès de Service Canada pour en obtenir un.
L’employé doit remplir le formulaire TD1. Celui-ci sert à déterminer le montant de l’impôt qui sera déduit du salaire de l’employé. Les employés du Québec doivent remplir le formulaire TD1 fédéral et le formulaire provincial TP-1015.3 (version anglaise TP1015.3-V).
Après l’embauche des employés
8. Souscrire une assurance contre les accidents du travail.
Si vous avez des employés, vous devez vous inscrire auprès de la commission des accidents du travail (CAT) de votre province. Vous aurez à payer des primes d’assurance contre les accidents du travail.
Les exigences en matière d’assurance contre les accidents du travail pour les employeurs varient selon la province ou le territoire. Dans les Territoires du Nord-Ouest, par exemple, toutes les entreprises doivent s’inscrire auprès de la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs dans un délai de 10 jours suivant le début de leurs activités.
9. Passez en revue l’ensemble du processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.
Vous trouverez ici une liste de contrôle complète pour l’intégration des employés à distance et en personne, qui comprend notamment :
- Ajouter l’employé à vos systèmes de gestion internes
- Remplir les documents relatifs aux nouvelles embauches
- Mettre à disposition votre manuel de l’employé
- Fournir les outils nécessaires
- Offrir une formation
- Mettre en place un programme de formation par observation
- Faire parvenir un guide de référence
10. Choisir un mode de gestion de paie.
Après avoir embauché votre premier employé, vous devez mettre en place un système de gestion de paie et vous acquitter des cotisations sociales. Vous pouvez gérer la paie vous-même, par l’intermédiaire d’un comptable ou d’un service de la paie.
De nombreuses personnes choisissent un service de la paie pour économiser du temps et éviter de devoir gérer toutes les formalités liées à la paie (comme les impôts). Certains services de la paie offrent également la gestion des primes d’assurance en lien avec votre assureur et s’occupent de la déclaration des nouveaux employés, ce qui contribue à éliminer ces tracas.
Même si vous choisissez de recourir à un service de la paie (ou de confier la paie à un comptable), il est bon de connaître les bases de son fonctionnement. La paie se divise en trois volets : le paiement des employés, la gestion de paie et le traitement des formulaires fiscaux.
La rémunération des employés va du suivi des heures travaillées à l’envoi des chèques, en passant par le calcul des retenues fiscales. La gestion et la déclaration des cotisations sociales sont des tâches qui doivent généralement être effectuées chaque mois et chaque trimestre, en fonction de la taille de votre entreprise.
Si vous embauchez des employés qui travailleront à distance, voici un guide de démarrage sur la façon de gérer la paie et les taxes dans plusieurs provinces.
11. Placer des affiches sur le lieu de travail.
Les lieux de travail couverts par la loi sur la santé et la sécurité au travail doivent afficher :
- une affiche sur la santé et la sécurité au travail
- une copie de la loi sur la santé et la sécurité au travail
- le nom et l’adresse des membres du comité paritaire sur la santé et la sécurité de votre lieu de travail
Si votre personnel compte régulièrement plus de cinq personnes, vous devrez également gérer et afficher chaque année des politiques en matière de santé et de sécurité, de violence au travail et de harcèlement au travail.
Comme pour tous nos articles, les conseils présentés ici sont ordre général et ne sauraient remplacer un avis juridique ou fiscal. Pour obtenir des conseils précis concernant votre région ou votre entreprise, veuillez contacter un professionnel qualifié.