Introduction à la gestion des employés.
Des stratégies pour gagner du temps et améliorer l’expérience des employés.
En tant que propriétaire ou gestionnaire d’une petite entreprise, il y a beaucoup à faire en matière de gestion d’équipe. Avec la formation et l’intégration, la planification et la coordination des tâches de paie, il est facile de passer des heures chaque semaine sur des tâches opérationnelles fastidieuses et de perdre de vue l’expérience globale des employés.
Dans ce guide, nous allons décomposer le processus de la gestion des employés et partager quelques stratégies pour libérer du temps et créer des expériences positives pour les employés qui peuvent vous aider à stimuler le moral et améliorer le maintien en poste. Remarque : Ce guide est uniquement destiné à des fins éducatives. Pour des conseils spécifiques, veillez consulter un professionnel.
Qu’est-ce que la gestion des employés?
Comme son nom l’indique, la gestion des employés consiste à mettre en place des procédures, des stratégies et des processus pour gérer votre personnel et son expérience. Cependant, il ne s’agit pas simplement du travail qui accompagne la gestion des autres; il s’agit de créer un environnement de positivité, de motivation et d’encouragement visant à stimuler la productivité et le rendement.
Le fait d’offrir une expérience de qualité aux employés permet à tous les membres de l’équipe de se sentir soutenus, appréciés et de prendre plaisir à se rendre au travail chaque jour. En outre, l’accroissement de l’engagement des employés peut avoir un impact réel sur vos résultats.
Définir le processus de gestion des employés
La gestion quotidienne d’une petite entreprise peut ressembler à processus sans fin de tâches, de personnes et de responsabilités qui se disputent constamment votre attention. Afin de créer une expérience positive pour votre personnel, il est utile de considérer la gestion des employés comme un processus composé de cinq phases distinctes : la formation et l’intégration des nouveaux membres de l’équipe, la planification de votre équipe et le suivi du temps, la communication continue, la paie et la rémunération, et enfin, l’analyse et le rendement.
Examinons plus en détail chacun de ces domaines ainsi que les outils et stratégies dont vous avez besoin pour rationaliser votre processus de travail de bout en bout.
Organiser la formation et l’intégration des nouveaux employés
Entre la découverte des documents à remplir, l’apprentissage de nouveaux outils et le processus d’acclimatation à un nouveau lieu de travail, les premiers jours et semaines d’un membre de l’équipe peuvent être accablants pour l’employé comme pour le gestionnaire. C’est pourquoi la mise en place d’un plan d’intégration documenté est une première étape importante pour améliorer l’expérience globale des employés. Ce plan vous aidera non seulement à rester organisé, mais il vous permettra également de déléguer plus facilement cette responsabilité à un autre gestionnaire à l’avenir, si vous le souhaitez.
Le processus d’intégration sera différent d’une entreprise à l’autre, mais il est bon d’avoir un plan pour recueillir les informations sur les nouveaux employés, comme leurs coordonnées et leur numéro d’assurance sociale, ainsi que d’autres documents importants, comme les formulaires W2. Votre plan doit également prévoir des mesures pour former le personnel et le doter des outils et logiciels dont il aura besoin pour faire son travail.
Rationaliser les horaires et les fiches de présence
Pour de nombreuses petites entreprises, l’établissement des horaires hebdomadaires et la gestion des fiches de présence peuvent être l’une des tâches de gestion les plus chronophages. Faire correspondre les quarts de travail à combler avec les disponibilités, tout en équilibrant les heures et les coûts de main-d’œuvre, n’est pas une mince affaire. Et une fois l’horaire publié, les employés ont besoin d’un moyen facile de visualiser leurs heures prévues, de vous informer de tout conflit de dernière minute, d’enregistrer leurs heures et de pointer pour les pauses.
Si vous utilisez une feuille de calcul ou un stylo et du papier pour gérer ce processus, il est peut-être temps d’envisager des outils de planification et de suivi du temps de travail pour vous aider à rationaliser votre processus de travail. Par exemple, les entreprises qui fonctionnent avec Square ont accès à un système unifié de gestion des employés qui leur permet de créer des horaires en ligne et de les publier directement dans une application sur le téléphone de leurs employés. Les employés peuvent pointer à partir de l’application ou du système de point de vente, et tout est synchronisé en amont.
Améliorer la communication avec les employés
Cela peut sembler évident, mais une communication efficace est un aspect essentiel de l’amélioration de l’expérience des employés. Il incombe au gestionnaire de faire en sorte que son personnel se sente soutenu et dispose de ce dont il a besoin pour réussir, et cela commence par la mise en place d’outils et de stratégies qui vous permettent de communiquer efficacement et de définir les attentes de votre équipe.
De plus en plus, les employés attendent de leur employeur qu’il utilise des méthodes numériques pour envoyer des mises à jour et partager des informations importantes. Et si le texto et le courriel peuvent être des outils de communication efficaces, il est facile de perdre ou de noyer des informations dans le flux incessant des communications. C’est là qu’intervient le logiciel de gestion des employés, qui vous aide à atteindre votre équipe dans le bon contexte et lui permet de trouver les informations qu’elle recherche, qu’il s’agisse de consulter son emploi du temps, de trouver son talon de paie ou de se déclarer malade.
Prendre des décisions plus avisées
La dernière phase du processus de gestion des employés consiste à utiliser les données et les analyses sur le rendement de vos employés pour prendre des décisions éclairées sur votre entreprise. Vos horaires et cartes de pointage, vos rapports de vente et votre paie hebdomadaire génèrent de nombreuses informations sur les employés qui peuvent vous aider à surveiller la santé de votre entreprise et à améliorer la motivation des employés. Mais la qualité des données dépend de votre capacité à y accéder.
Avec les bons outils en place, il est facile d’obtenir des informations que vous pouvez utiliser pour comprendre les activités de l’équipe, comme le nombre d’heures travaillées, les heures supplémentaires, ou qui génèrent le plus de ventes ou d’inscriptions au programme de fidélisation. Cela vous aide également à répondre à des questions comme : dois-je embaucher plus de personnel, ou dois-je modifier mes heures d’ouverture pour répondre à une demande croissante ou décroissante?
En fin de compte, les réponses à ces questions devraient alimenter le début de votre processus de gestion des employés pour vous aider à développer votre entreprise et à créer des expériences positives pour les employés.
Guide d’affaires
Comment simplifier le processus de gestion des employés avec Square.
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