Formulario 941: Lo que hay que saber como empleador

Este artículo contiene información general. Para obtener consejos específicos para tu negocio, asegúrate de consultar con un profesional.

Si es la primera vez que eres propietario de un negocio, o incluso si no lo eres, es posible que no sepas que tienes que presentar impuestos trimestrales si pagas a los empleados. Para ello, el Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) te exige que presentes el formulario 941. Aunque la presentación de este formulario de impuestos no se aplica a todos los propietarios de negocios, sí se aplica a la mayoría. Por lo tanto, es esencial entender las instrucciones del formulario 941 para saber cómo presentar, interpretar y enviar el formulario.

Para guiarte, aquí tienes un resumen de todo lo que necesitas saber sobre el formulario 941.

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¿Qué es el formulario 941?

Los empleadores utilizan el formulario 941, también conocido como “formulario trimestral de impuestos del empleador”, para declarar los salarios de los empleados y los impuestos sobre la nómina. El formulario requiere que los empleadores informen el número de empleados que tienen y los montos retenidos del salario de cada empleado, incluido el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de la seguridad social y el impuesto de Medicare.

¿Dónde se envía el formulario 941? Para presentar el formulario de impuestos 941, puedes optar por enviarlo al IRS por correo en papel o archivo electrónico mediante un software aprobado por el IRS. Si corresponde, los propietarios de los negocios también deben indicar los anticipos de los créditos sobre la renta del trabajo que se pagan a los empleados.

¿Cuándo hay que completar el formulario 941?

El formulario 941 es un formulario trimestral, lo que significa que los empleadores están obligados a presentarlo trimestralmente. Debes presentar el formulario 941 en las siguientes fechas de vencimiento para cada trimestre:

  • Primer trimestre: 30 de abril
  • Segundo trimestre: 31 de julio
  • Tercer trimestre: 31 de octubre
  • Cuarto trimestre: 31 de enero

Si las fechas de vencimiento trimestrales caen en un fin de semana o en un día festivo, el formulario debe presentarse el siguiente día hábil. Para evitar sanciones, presenta el formulario y los pagos de impuestos antes de las fechas de vencimiento trimestrales.

¿Quién está obligado a completar el formulario?

Como norma general, cualquier propietario de negocio con empleados debe completar el formulario 941. Sin embargo, hay unas pocas excepciones. Estás exento de completar el formulario si realizas lo siguiente:

  • Presentas un formulario 944. Si eres empleador cuya responsabilidad anual por el impuesto federal sobre la renta, Medicare y la seguridad social es inferior a $1,000, entonces debes presentar el formulario 944, anualmente, no trimestralmente.

  • Eres empleador por temporada. Si tus empleados trabajan por temporada, no necesitas presentar el formulario 941 en los trimestres en los que los empleados no trabajan (es decir, en los trimestres en los que no tienes obligaciones fiscales). Sin embargo, si esto se aplica a ti, tendrás que indicar que eres empleador por temporada cuando presentes el formulario 941.

  • Tienes empleados domésticos. Aunque los empleados domésticos no tienen que ser incluidos en el formulario 941, deben presentarse dentro del Anexo H del formulario 1040. Esta sección está reservada específicamente a los impuestos sobre el empleo doméstico.

  • Tienes empleados agrícolas. Como los empleados agrícolas tienen reglas distintas para los impuestos, que son diferentes de las reglas típicas de impuestos y retenciones, están obligados a completar el formulario 943 en lugar del formulario 941.
  • Pagas a trabajadores independientes. Técnicamente, los trabajadores independientes no son empleados. Por este motivo, debes presentar un formulario 1099-MISC para declarar lo que les pagaste a tus trabajadores independientes ese año calendario.

¿Qué ocurre si el formulario 941 se completa de forma incorrecta?

Al igual que con cualquier formulario de impuestos, existe la posibilidad de cometer errores al completar el formulario 941, especialmente si es la primera vez que presentas los impuestos de tu negocio. En caso de que te des cuenta de que tu formulario 941 tiene errores, puedes enmendarlos utilizando el formulario 941-X. Este formulario puede utilizarse para corregir tanto los impuestos que no se declararon como aquellos que se declararon excesivamente.

Si has declarado menos impuestos de los que deberías en un formulario 941 anterior, el IRS te permite corregir esos errores con el formulario 941-X, siempre que sea dentro de un periodo de tres años desde la fecha en que lo presentaste incorrectamente. Junto con el formulario 941-X, tendrás que pagar los impuestos antes de la fecha de vencimiento del trimestre en el que descubriste el error.

Square está aquí para ayudar.

Mantenerse al día con los formularios de impuestos trimestrales puede parecer un trabajo a tiempo completo para los propietarios de pequeños negocios, pero no hay que preocuparse. Estamos aquí para ayudar. Nómina Square prepara y presenta tu formulario 941, y los formularios estatales aplicables, electrónicamente. Una vez que hayamos presentado tu formulario 941 trimestral, puedes descargar, guardar e imprimir fácilmente cada presentación, para tenerla en tus archivos.