Cómo gestionar las órdenes de compra como un profesional

Los hilos de correo electrónico y las promesas verbales con tus proveedores pueden haber funcionado cuando estabas empezando. Pero ahora que tu negocio está en pleno auge, la búsqueda de suministros puede ser más difícil de gestionar.

Si esa es la situación actual de tu negocio, podrías considerar el uso de órdenes de compra. Esto es lo que debes saber.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento oficial entre un proveedor y un comprador que comunica las especificaciones del producto y define las expectativas de la transacción comercial. Las órdenes de compra pueden detallar una variedad de requisitos, incluidos el tipo de producto, la cantidad, el precio y un esquema de entregas.

Tanto si eres el comprador como el vendedor, este contrato jurídicamente vinculante pretende proteger a todas las partes implicadas. El vendedor está protegido en caso de que el comprador se niegue a pagar. También protege al comprador en el caso de que el vendedor no entregue los bienes o servicios.

Puedes usar una orden de compra para comprar productos o servicios a un proveedor externo. También puedes ser el proveedor externo y recibir una orden de compra cuando alguien te compre algo.

¿Por qué debes usar órdenes de compra?

Las órdenes de compra comunican las necesidades del comprador y definen las expectativas de la transacción comercial. Como es un contrato vinculante, protege al vendedor en el caso de que el comprador se niegue a pagar. También protege al comprador en el caso de que el vendedor no entregue los bienes o servicios (o si proporciona los bienes o servicios incorrectos). Dado que una orden de compra es jurídicamente vinculante, asegúrate de consultar con un experto jurídico para cerciorarte de que la orden de compra con la que trabajas satisface tus necesidades específicas.

¿Cómo funciona una orden de compra?

Por lo general, el comprador prepara una orden de compra. Debe incluir el número de orden de compra asociado con el pedido, la fecha de envío, la dirección de facturación, la dirección de envío, la solicitud del producto, la cantidad, el precio y cualquier otra información que sea fundamental para completar el pedido.

Si eres el comprador, debes crear una orden de compra y enviársela a tu proveedor. Una vez que recibas el inventario o los servicios del proveedor, debes registrarlos en tu sistema y marcarlos como procesados. Por último, si el inventario o los servicios cumplieron tus expectativas, paga al proveedor para completar el proceso de orden de compra.

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¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?

Las órdenes de compra y las facturas son documentos importantes para cualquier negocio y, aun así, las personas suelen confundirlas.

La diferencia clave entre las órdenes de compra y las facturas es quién crea el documento. Un comprador crea una orden de compra que el proveedor debe cumplir. Un proveedor o vendedor prepara una factura por el servicio, y luego recibe el pago por dicho servicio.

Cuando se utilizan correctamente, las facturas pueden hacer que tu negocio reciba los pagos más rápido. Una factura es un registro de los bienes o servicios que proporcionaste a tu cliente, y es un método para que te pague por tu trabajo.

Es importante enviar las facturas con prontitud para que se facture a tiempo. Pero dado que las facturas ahora se pueden hacer en línea, es más fácil que nunca.

Gestión de las órdenes de compra

Aunque parece bastante sencillo, una orden de compra puede complicar el proceso de la cadena de suministro. Como comprador, es importante invertir en tu control de inventario de la tienda y aprender a gestionar tus proveedores de forma eficaz.

Estos son algunos consejos que pueden ayudarte a lograrlo:

  • Utiliza la tecnología
    Invierte en un punto de venta específico para tiendas con administración de órdenes de compra. El Punto de venta de Square para Tiendas realiza un seguimiento de las órdenes de compra en curso y, una vez cumplidas, el sistema marca el pedido de compra como realizado. Crear y recibir órdenes de compra es fácil y garantiza que toda la información de las órdenes de compra pueda almacenarse en un solo lugar y sea fácilmente accesible.

  • Hazlo a lo grande
    Pedir al por mayor puede ayudarte a aprovechar los descuentos y ahorrar mucho dinero. Si lo haces correctamente, podrás reducir el costo por unidad de tus artículos. Por supuesto, pedir al por mayor significa gastar más dinero por adelantado, así que hazlo solo si tu negocio es estable.

  • Actúa a tiempo
    Envía tus facturas, órdenes de compra y contratos de servicio de proveedores a tiempo. Es importante que estos documentos estén en manos de tus socios, ya que definen los términos del acuerdo y protegen tu negocio. Además, el envío oportuno de los documentos muestra un grado de profesionalismo que infundirá confianza a tus socios.

  • Empodera a los empleados
    Prueba implementar un sistema de solicitudes de compra en tu negocio. Esto permite que los empleados soliciten los materiales que necesitan para hacer su trabajo. Esto no solo empodera a tu equipo, sino que también te proporciona una mejor idea de los materiales necesarios para dirigir tu negocio.