La calendarización del personal es una tarea interminable para los gerentes y los propietarios de negocios. Incluso en circunstancias normales, puede ser difícil prever con precisión las necesidades del personal y maximizar la productividad sin dejar de ser justos con los empleados.
Debido a la COVID-19, es probable que los calendarios de tus empleados y las necesidades del negocio estén en constante cambio. Ahora tienes que tener en cuenta los requisitos de salud y seguridad, como la desinfección y las pruebas, junto con las restricciones de capacidad de tus instalaciones. De acuerdo con una investigación de Tsheets, más del cincuenta por ciento de los propietarios de negocios afirma que, antes de la pandemia, dedicaba al menos dos horas a la semana a elaborar los calendarios de sus equipos. Todos estos factores destacan la importancia de ser estratégico y sistemático con la calendarización del personal.
Mediante la combinación de software de calendarización de los empleados y planificación estratégica, puedes dar a tu equipo la flexibilidad que necesita y mantener tu negocio funcionando sin problemas.
Cómo crear un calendario de trabajo para el personal
A continuación, hay nueve técnicas para la calendarización de los empleados que te ayudarán a programar a los empleados de forma justa y a cubrir las necesidades de tu negocio.
Piensa en tus necesidades de calendarización con antelación
A la hora de crear los calendarios de los empleados, la planificación temprana es clave.
Revisa los datos históricos de ventas en tu sistema de Punto de venta para asegurarte de que cuentas con el personal adecuado en los momentos de mayor actividad y en los más tranquilos. Utiliza esta información para evaluar si necesitarás más personal para los fines de semana, las tardes o la época de festividades.
Evalúa la disponibilidad y los niveles del personal
Para que un calendario de personal funcione, tendrás que conocer la disponibilidad de los empleados. La revisión de tus datos de tiempo y asistencia puede mostrarte cuándo suele trabajar tu equipo en un período determinado.
Además, sería conveniente que conozcas la preferencia horaria de tu equipo. Una estrategia sería dejar que los empleados elijan sus turnos habituales o soliciten turnos abiertos a través de una aplicación de calendarización. Según sus situaciones, los empleados tal vez prefieran trabajar temprano en el día, por la noche, durante los días de la semana o durante los fines de semana. A veces, los empleados no estarán disponibles debido a compromisos personales ajenos al trabajo, como más responsabilidades de cuidado de niños. Si usas Square para tu Punto de venta, las funciones de calendarización de turnos en Administración de empleados Square permiten a tu equipo actualizar su disponibilidad en la aplicación Mi Equipo Square directamente.
Contar con esta información de manera anticipada también permite evitar dos dificultades considerables. Contar con muy poco personal afecta inevitablemente el servicio de atención al cliente. Tener demasiados empleados trabajando cuando no se está ocupado afecta los resultados.
Crea una lista de los empleados que quieran tomar turnos extra
Si bien es esencial saber quién no está disponible, contar con un sistema que te permita saber quién está disponible para realizar horas extra también es fundamental. Si sabes quién está disponible, puedes cubrir los turnos desocupados cuando haya cambios de última hora en el calendario.
Algunos empleados valorarán la posibilidad de ganar dinero adicional, sobre todo teniendo en cuenta que muchos hogares se ven afectados por las suspensiones, los despidos y el desempleo. Dar prioridad a las preferencias de calendarización de tu equipo significa que los empleados estarán más contentos y las tasas de retención serán más altas.
Crea y actualiza una lista de estos empleados y su disponibilidad para que puedas ofrecerles turnos extra cuando haya trabajo disponible. Esto también te permite saber con facilidad a quién llamar si el horario previsto tiene que cambiar repentinamente debido a una enfermedad o a una emergencia.
Sigue las normas y los reglamentos locales
Antes de crear el horario final, asegúrate de conocer las leyes o los reglamentos locales que afectan la forma en que preparas los horarios del personal. Existen leyes federales, estatales y locales en torno al personal. Dichas leyes abordan los descansos obligatorios, la calendarización de horas extras, el pago de horas extras y las vacaciones. Por ejemplo, en algunas jurisdicciones, tienes que pagar a los empleados la doble jornada si trabajan más de un determinado número de horas al día.
Otra cuestión a la que hay que prestar atención son los reglamentos de calendarización predictiva. Se trata de leyes que obligan a los empresarios a avisar con antelación sobre las horas previstas e imponen un pago adicional por los cambios de horario a último momento. También cubren los patrones de turnos y los descansos. Además, exigen registros más detallados de calendarización de los empleados.
Publica el calendario con antelación
Las leyes de calendarización predictiva también te obligan a crear planes con antelación. Por ejemplo, tienes que comunicar a los empleados con siete a catorce días de antelación cuáles serán sus turnos previstos.
Aunque las situaciones evolucionan constantemente, lo ideal es publicar el calendario con antelación para que todo el mundo esté al tanto, incluso si se producen cambios más tarde. Una aplicación de calendarización es una forma efectiva de mantener esta información actualizada y accesible para todos. También evita que tengas que imprimir manualmente el horario, publicarlo o enviarlo por correo electrónico, lo que puede incrementar las posibilidades de que un empleado no lo vea. Si utilizas Square para la calendarización de turnos, los empleados recibirán una notificación automática a través de la aplicación Mi Equipo Square y del correo electrónico cuando se publiquen y modifiquen los calendarios.
Comunica eficazmente la lógica de calendarización de tus empleados
Si quieres que tus empleados estén contentos, mantenlos informados sobre tus decisiones y sus motivos. Diles si vas a contratar a más personal porque se espera un aumento en las ventas (para las festividades, por ejemplo) o si vas a hacer recortes porque sabes que las ventas van a bajar.
Además, si das prioridad a los empleados existentes en los nuevos turnos (lo que se espera según algunas normas de calendarización predictiva), tu equipo tiene que estar al tanto de esto también. Este enfoque evita la confusión y te permite preparar los horarios de los empleados de forma justa y transparente. Además, muchos trabajadores por turnos tienen varios trabajos para llegar a fin de mes, lo que significa que también hacen malabares con varios horarios. Mantenerlos informados sobre cómo se asignan los turnos puede ayudar a reducir parte del estrés.
Prepárate para los cambios
Si los recientes acontecimientos mundiales nos han demostrado algo, es que todo puede cambiar en segundos. Eso también es válido para tu negocio y los empleados. Si se enferma un miembro de la familia, se estropea el automóvil o se necesita hacer una reparación urgente en casa, es posible que los empleados tengan que cambiar de plan rápidamente.
Tendrás que ser aún más flexible con los empleados que repentinamente tengan que hacer frente a cambios relacionados con la pandemia, como el escalonamiento de los horarios escolares o la educación en casa. Es importante ser consciente de que tal vez tengas que cambiar el calendario con muy poco tiempo de anticipación, así que crea un proceso que les permita a ti y a tu equipo encontrar una alternativa con rapidez.
Permite a los empleados acceder a sus calendarios y modificarlos con facilidad
Cuando se piensa en cómo preparar un calendario para los empleados, hay mucho menos estrés para todos si los empleados pueden acceder a sus calendarios y modificarlos con facilidad.
Como empleador, no tienes que preocuparte tanto por si los turnos están cubiertos ni por los problemas del servicio de atención al cliente que se producen cuando no lo están. Y ya no hay confusión sobre quién trabaja y cuándo.
Brinda a los empleados la posibilidad de cambiar sus calendarios con algunas reglas básicas, por supuesto. Por ejemplo, puedes exigir un aviso anticipado de 24 horas para los cambios en el horario que no se deban a emergencias, como cuando los empleados quieren intercambiar turnos. En el caso de una emergencia, puedes recurrir a tu lista de empleados que quieren turnos extra.
Este enfoque hace que todos sientan que tienen control sobre su tiempo, y no hay que preocuparse por los cambios de última hora. Además, algunas aplicaciones de calendarización permiten que los empleados realicen sus propios cambios, lo que implica un asunto menos del que se tienen que preocupar los gerentes. Por ejemplo, puedes permitir que tu equipo inicie intercambios de turnos sujetos a tu aprobación con la funcionalidad de Programación de turnos de Square.
Revisa regularmente los horarios de tus empleados
Al crear un calendario para el personal, puede ser tentador copiar el calendario de la semana anterior, pero esto supone que nada ha cambiado. Tu negocio está en constante cambio, así que revisa tu calendario regularmente para asegurarte de que refleje la información más reciente sobre tu trabajo y las necesidades de tus empleados.
Por ejemplo, si tus horarios de trabajo se reducen debido a la pandemia o se amplían porque hay una gran promoción por las festividades, tendrás que tener en cuenta estos factores en el calendario.
Cuando se intenta optimizar la calendarización del personal, hay que encontrar un equilibrio entre la equidad, la coherencia y la flexibilidad. Con tanta incertidumbre en casi todos los aspectos de la vida, preparar los calendarios de manera eficaz es más importante que nunca para aumentar la eficiencia de tu equipo y reducir el estrés.
Square puede ayudarte a preparar el calendario de tu equipo, hacer un seguimiento de sus miembros y pagarles sus sueldos, todo desde un solo lugar. Obtén más información sobre las nuevas funciones de calendarización de turnos en Administración de empleados Square y elimina las molestias en torno a la gestión de tu equipo.