Dans l’e-commerce, les transactions entre entreprises représentent près de 2 000 milliards d’euros par an en France, avec plus de 4,5 millions de clients professionnels ou d’entreprises. Cet exemple témoigne des défis de taille dans le suivi, la gestion et le processus de facturation entre entrepreneurs. D’autant plus que la gestion de la facturation est strictement encadrée par la réglementation en vigueur.
Ces défis couvrent de nombreux aspects dans le processus de facturation. D’autant plus que les tâches peuvent être répétitives et fastidieuses et générer du stress dans le quotidien de l’entrepreneur. Les dirigeants doivent prendre en considération de nombreux aspects dans la gestion des factures entre entreprises, comme les mentions obligatoires, l’outil qui va servir à générer les factures ou encore la classification des factures.
Mise en situation de la gestion des factures fournisseurs en 2022
Les entrepreneurs doivent faire face à des obligations légales concernant le processus de facturation. Vous avez ainsi une obligation de facturation dans le traitement des factures fournisseurs. La réglementation concernant le processus de facturation et la réglementation en vigueur entre professionnels a changé à propos du traitement des factures fournisseurs.
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Les nouvelles règles du 1er octobre 2019 : l’État a énoncé de nouvelles règles depuis le 1er octobre 2019 concernant les mentions obligatoires. Cependant, les obligations légales ne sont pas le seul défi auquel les entreprises doivent faire face dans le traitement des factures fournisseurs. On dénombre également d’autres enjeux à prendre en considération dans le processus de facturation.
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État des lieux pour l’année 2022 : ces enjeux couvrent de nombreux aspects comme la dématérialisation, avec la suppression des factures papier qui est l’enjeu central de l’année 2022. L’entrepreneur doit également prendre en considération d’autres enjeux de taille comme le suivi et le rapprochement des différentes factures fournisseurs.
Les défis de la gestion des factures fournisseurs
On dénombre pour l’année 2022 plusieurs défis dans la gestion des factures fournisseurs. Ainsi, l’entrepreneur doit prendre en considération ces aspects dans son processus de facturation :
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Dématérialiser ses factures : on ne parle plus seulement de générer des factures en format PDF pour les envoyer par mail, mais de mettre en place une gestion dématérialisée de la facturation. Vous devez ainsi envisager la suppression totale des factures papier avec un processus d’archivage et de traitement des paiements pour accompagner ces changements profonds.
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Rapprocher les factures : lorsque le carnet des commandes est rempli, il est essentiel de pouvoir rapprocher la facture fournisseur avec la transaction dans ses moindres détails (quantités, TVA, délais de paiement…).
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Évolution du traitement de la facture : une visibilité optimale de l’état d’avancement dans le traitement est cruciale. L’entrepreneur doit savoir si le paiement est en cours, réglé ou bien s’il y a un retard de paiement ou encore un impayé.
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Suivre les paiements : il s’agit d’un autre enjeu pour votre processus de facturation à savoir le suivi de la facturation. Vous devez être en mesure d’effectuer un suivi optimal des différents paiements des factures fournisseurs.
Simplifier le processus de facturation pour surmonter ces défis
Les entreprises françaises sont encore fortement attachées aux factures imprimées sur papier. Cependant, imprimer une facture sur papier implique des tâches administratives répétitives et fastidieuses. L’entreprise doit également saisir à la main les données de facturation et s’occuper des envois par courrier. Sans compter effectuer un classement et un archivage des documents. Voici quelques conseils pour simplifier le processus de facturation afin de surmonter ces différents défis :
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Dématérialiser les factures : la dématérialisation est désormais incontournable grâce aux solutions et logiciels disponibles sur le marché. Un entrepreneur peut opter pour la dématérialisation des factures fournisseurs. Cela permet de gagner un temps précieux et d’économiser un budget dans l’envoi des factures. Par ailleurs, l’entrepreneur peut optimiser et automatiser son processus de facturation en réduisant les délais de paiement.
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Centraliser la gestion des factures fournisseurs : il peut être problématique d’éparpiller les factures dans sa boîte mail, les différents espaces de stockage en ligne ou encore en format papier. Il sera judicieux de regrouper toutes les factures en un seul et même endroit grâce à un logiciel de facturation dédié à cet emploi.
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Protéger les accès aux factures : il est nécessaire de séparer les accès des différentes factures. Cela permet de lutter efficacement contre la fraude. Ainsi, l’entrepreneur peut délimiter les accès pour les employés chargés de la saisie et les équipes qui doivent effectuer le paiement. Une solution dédiée permet de moduler l’accès aux différentes factures.
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Respect de la réglementation : la réglementation en vigueur stipule que des mentions obligatoires doivent apparaître sur les factures fournisseurs pour qu’elles soient conformes. Par ailleurs, il est désormais obligatoire depuis le 1er janvier 2018 via l’article 88 de la loi de finances pour 2016 d’utiliser un logiciel de gestion qui dispose d’un certificat délivré par un organisme accrédité pour lutter contre la fraude.
L’entrepreneur doit également prendre en compte l’acquisition d’un logiciel de facturation fournisseur, une solution qui permet de respecter les différents délais de paiement.
Les solutions pour simplifier le processus de facturation
L’entrepreneur dispose de logiciels comme Factures Square qui est un logiciel de facturation conçu pour gagner du temps et être payé plus rapidement. Le logiciel propose l’envoi de factures très rapidement avec des estimations électroniques et de nombreuses autres fonctionnalités.
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Un logiciel de facturation intelligent : il est ainsi possible d’envoyer un nombre illimité de factures avec [Factures Square]. L’entrepreneur peut également programmer des factures récurrentes, des rappels de paiement automatiques et effectuer un suivi des factures en temps réel. De nombreuses autres fonctionnalités sont également disponibles, comme l’envoi de reçus électroniques pour tous les paiements.
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Se faire payer rapidement : le client peut payer la facture en ligne, en personne, depuis un téléphone ou avec une carte bancaire.
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Gestion de la relation client : le logiciel est notamment compatible avec la Solution PDV Square qui est un logiciel de caisse simple à configurer et à utiliser. Factures Square propose notamment la gestion des relations clients avec un suivi des estimations, des factures et des paiements sur un seul tableau de bord.