Business glossaire

Qu’est-ce qu’un reçu de paiement ?

Lorsqu’un entrepreneur génère une vente, il doit transmettre au client un reçu de paiement. Un entrepreneur peut se demander en quoi consiste un reçu de paiement. En effet, il s’agit d’un document indispensable aux transactions commerciales.

Ce document permet de justifier le règlement financier entre deux parties. Également nommé « reçu », il atteste du paiement du client à l’entrepreneur. Considéré comme une preuve de paiement, le reçu implique deux parties :

  • Le destinataire : ou autrement dit, le client acquérant le produit ou service de la part de l’émetteur en échange du paiement.

  • L’émetteur : ou l’entrepreneur chargé de rédiger le reçu de paiement pour le destinataire. L’émetteur pourra également générer une facture.

Le reçu de paiement peut également être utilisé par un particulier ou une association. Il permet aux deux parties de faire valoir leurs droits. Il est essentiel de ne pas confondre reçu de paiement avec reconnaissance de dette ou facture.

Pour résumer, voici les trois objectifs principaux du reçu de paiement :

  • Procurer une confirmation du paiement : les deux parties pourront faire valoir leurs droits en cas de désaccords ou de litiges commerciaux.

  • Fournir une preuve du solde restant : il peut ainsi permettre aux deux parties d’attester des sommes déjà versées. Le reçu de paiement sera très utile en cas de versement d’un acompte et servira de calcul pour le montant du solde à verser.

  • Assurer un suivi des entrées d’argent : les différents reçus donnent la possibilité de déterminer le montant des recettes de l’entreprise. Ils peuvent servir à des fins de comptabilité comme la tenue d’un livre de recettes par exemple.

Informations devant apparaître sur le reçu de paiement

L’entrepreneur peut acquérir un modèle de reçu de paiement à partir d’un document Excel ou vierge. Il n’y a pas de mentions obligatoires, mais des informations de facturation doivent figurer sur le modèle de reçu de paiement comme :

  • Le titre du reçu pour indiquer la nature de la transaction

  • Le nom de l’entreprise et/ou logo

  • Les coordonnées de l’entreprise : numéro de téléphone, e-mail, adresse ou encore dénomination sociale (SARL, EURL, SAS…)

  • La date de paiement

  • Le mode de paiement : espèces, cartes bancaires, chèques

  • Le numéro du reçu de paiement

  • Le montant total

  • Le montant de la TVA

Il faut indiquer la date de paiement et non la date du jour sur le reçu de paiement.

De ce fait, le chef d’entreprise peut acquérir un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse pour générer des reçus de paiement.

En savoir plus sur le reçu de paiement

Le reçu de paiement peut être envoyé par courriel au client après le paiement. L’entrepreneur doit conserver un exemplaire à des fins de comptabilité et de fiscalité. Le reçu doit être créé dès réception du paiement et peut être présenté sous forme papier ou dématérialisé.

Il est essentiel de conserver le reçu pour effectuer les différentes déclarations fiscales. Il permet également de justifier des revenus de l’entreprise pour contracter un prêt ou un crédit immobilier pour l’achat d’une propriété.

L’entrepreneur dispose de plusieurs possibilités pour émettre un reçu de paiement :

  • Créer le reçu : l’entrepreneur peut utiliser un modèle standard disponible en ligne

  • Acquérir un logiciel de caisse : il s’agit de solutions qui permettent aux entrepreneurs de générer des reçus de paiement dématérialisés ou physiques

L’entrepreneur peut également envoyer le reçu de paiement par courriel grâce à un logiciel de caisse.

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