¿Qué es la digitalización de empresas? Consejos y pasos para empezar

Digitalizar tu empresa es un reto muy emocionante, aunque sabemos que no es una tarea fácil. Pese a ello, las empresas españolas son conscientes de que los clientes son cada vez más digitales y que la forma de llegar hasta ellos es a través de la tecnología. Según una encuesta de Hiscox, el 54,6 % de las pymes cuenta con una estrategia digital y el 78,6 % de ellas ya la está aplicando en su empresa.

La digitalización empresarial no solo es cosa de las grandes compañías. Incluso el más pequeño de los autónomos puede optimizar procesos y ser más eficiente. Hoy te proponemos 10 pasos para empezar a digitalizar tu empresa y aprovechar las ventajas de la tecnología.

¿Qué es la digitalización?

En la economía actual, si no tienes competencias digitales, te quedas atrás.

La digitalización consiste en implementar estrategias y herramientas digitales para transformar un negocio que antes se gestionaba de forma manual. El objetivo es que este cambio aporte valor, aumente los ingresos y mejore la productividad del negocio. Bien aplicada, la digitalización beneficia a los clientes, que consiguen la experiencia de compra que esperan, pero también a los empleados, que ahorran tiempo agilizando las tareas repetitivas.

La tecnología es un componente clave de la digitalización, pero no el único. No sirve de mucho si sigues aplicando los mismos procesos de siempre. Hay que tratar la transformación digital como una estrategia para mejorar la forma de trabajar, colaborar y compartir información en el entorno de trabajo.

¿Qué cosas se pueden digitalizar?

Digitalizar significa automatizar las operaciones diarias para ser más eficiente, pero ¿qué clase de tareas se pueden digitalizar?

Por ejemplo, en la hostelería más tradicional, la digitalización permite aceptar pedidos de autoservicio, recibir pedidos online o modificar la carta más cómodamente. En las peluquerías, puede sustituir la agenda de papel por una virtual que se sincronice con el calendario y permita a los clientes reservar una cita online. Sea cual sea tu tipo de negocio, la digitalización te ayudará a reinventar una forma de trabajar más eficiente gracias a la tecnología.

Pasos para digitalizar tu empresa

1. Analiza la realidad de tu negocio

Antes de trazar cualquier plan, necesitas conocer a fondo la situación actual de tu empresa y su mercado. Entre otras cuestiones, debes preguntarte qué carencias tiene tu negocio y cómo puede ayudarte la tecnología a conseguir tus objetivos.

2. Piensa en la experiencia del cliente

Si entiendes claramente los problemas de tus clientes y les ofreces soluciones empresariales personalizadas, se convertirán en clientes fieles. Volviendo al ejemplo de los restaurantes, en lugar de usar la tecnología para promocionar el mismo menú de siempre en las redes sociales, una forma de reinventarse puede ser ofreciendo un servicio de pedidos online con entrega a domicilio.

3. Diseña una estrategia digital

La transformación digital no es compatible con seguir trabajando «como se ha hecho siempre». Hace falta crear nuevos procedimientos para que la digitalización surta efecto y, en algunos casos, reorganizar por completo la forma de trabajar. Es importante involucrar a los empleados para que todos comprendan quién es responsable de qué y cuáles son los nuevos sistemas a seguir.

4. Inspira un cambio cultural

La transformación digital no es algo que se consiga de la noche a la mañana. Habrá avances, reveses y cosas que no funcionarán, pero no pasa nada, porque de lo que se trata es de innovar. Para eso hay que crear un entorno de trabajo sano en el que todos los empleados puedan aportar sus opiniones, ideas y comentarios libremente.

5. Elige la plataforma adecuada

La digitalización está estrechamente ligada a las tecnologías que la hacen posible, pero eso no quiere decir que tengas que adoptar todas las plataformas que se te presenten. La tecnología tiene que estar al servicio de tu negocio, no al revés. Al elegir la plataforma más adecuada para tu negocio, recuerda qué procesos necesitas optimizar y céntrate en cómo solucionarlos.

6. Simplifica la gestión con un sistema TPV

Cuanto más simplifiques las nuevas tareas del día a día, mejor. Un terminal de punto de venta o TPV te permite centralizar todos los aspectos de tu negocio y gestionar desde un solo lugar el inventario, los pedidos, la información de los clientes y los pagos. Es tan fácil de usar que podrás seguir haciendo negocios sin interrupciones.

7. Implementa una estrategia de marketing digital

No es ningún secreto que tu empresa necesita estar en internet para crecer. Hay muchas formas para promocionar tu empresa en la red, como crear una tienda online atractiva y optimizada para móviles, iniciar una campaña de marketing por correo electrónico o relacionarte con tus clientes a través de las redes sociales.

8. Automatiza y agiliza procesos

Automatiza la administración de tu negocio para centrar tu tiempo en cosas más importantes. Lleva la contabilidad al día con nuestro programa de facturación Facturas Square, convierte tus presupuestos en facturas, envíalas desde cualquier parte y programa recordatorios de pago automáticos. Además, con Pagos en línea Square, puedes configurar pagos recurrentes y actualizar el estado de tus facturas nada más recibir el pago.

9. Da formación a los empleados

Al principio, tus empleados se verán impactados por el cambio. Tendrán que adquirir competencias tecnológicas, adaptarse a la nueva forma de trabajar y aprender a usar las nuevas herramientas. Si has creado un clima de confianza, tu equipo debería ser capaz de colaborar y apoyarse mutuamente durante el proceso. Allana el camino con nuestros consejos para gestionar al personal con Square.

10. Consulta los análisis de tu negocio

Gracias a tu nuevo sistema TPV, ya lo tienes todo integrado: desde el inventario hasta los pedidos de los clientes y los pagos. Ahora es más fácil que nunca consultar el estado de tu negocio con los informes y análisis que te muestran qué productos se venden más, cuáles hay que reponer y cuál es el gasto medio de los clientes, entre muchas otras métricas. Cuanta más información tienes, más fácil te será gestionar tu negocio.

Beneficios de digitalizar tu empresa con Square

No hace falta hacer borrón y cuenta nueva para digitalizar tu empresa, incluso si vas a migrar desde una maraña de aplicaciones diferentes que no se comunicaban entre sí. La solución más eficaz es reunir todos esos datos en una plataforma centralizada.

• Configura TPV Square según necesites y vincula las aplicaciones que ya utilizas.
  Square tiene opciones desde Tpv para panadería y software para cafetería, hasta Tpv peluquería o centros de belleza y software de gestión de eventos.

• Gracias a la API para desarrolladores, encuentra o desarrolla soluciones a tu medida.

• Aprovecha nuestras herramientas de ecommerce para ayudarte vendas lo que vendas.

Digitalizar tu empresa con Square es más sencillo de lo que crees. Regístrate y empieza a usar Square hoy mismo.