Cómo cambiar el software de gestión de una peluquería

Cambiar el software de gestión de tu peluquería o salón de belleza puede acelerar el crecimiento de tu negocio. Sin embargo, pasar a un nuevo sistema de gestión resulta abrumador. La mayoría de negocios temen el proceso de migración de datos, tener que suspender temporalmente su actividad o el impacto que tendrá en la clientela. Entonces, ¿cómo cambiar un software de gestión para pymes sin riesgos?

Incluso si tu software actual cumple su cometido, la actualización a una plataforma todo en uno puede ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y mantener a tu clientela más satisfecha. Esto es lo que debes saber sobre cómo cambiar el software de gestión de tu peluquería o salón de belleza correctamente.

¿Cuándo es el momento de cambiar el software de gestión de tu peluquería o salón de belleza?

Es posible que tu software de gestión actual se haya convertido en un freno para tu negocio. Necesitas un sistema más versátil que incluya todas tus gestiones en un mismo programa. Estos son algunos motivos comunes por los que muchos negocios migran a un nuevo sistema de gestión empresarial:

Tu software actual no tiene en cuenta la satisfacción de tus clientes.

Si has invertido dinero y tiempo en hacer de tu peluquería o salón de belleza un sitio atractivo para tus clientes, no querrás un hardware anticuado y feo llamando la atención en tu mostrador. O, peor aún: un software que tenga fallos y no ofrezca un servicio satisfactorio a tus clientes

Los sistemas de gestión de tu peluquería o salón de belleza deben permitir a tus clientes reservar una cita online siempre que lo necesiten y sincronizar tu calendario de disponibilidad en función de estas reservas. Un buen software de gestión para pymes permite incluso adaptar la estética de tu negocio a estas herramientas.

No puedes aceptar determinados medios de pago.

La clientela exige distintas alternativas a la hora de pagar los servicios como pago contactless, NFC o a través de un código QR. Por lo que limitarles los medios pago no beneficia a tu negocio. Te interesa contar con un software de gestión que acepte todos los principales medios de pago: crédito y débito, Google y Apple Pay, Cash App Pay e incluso Afterpay.

Y lo que es más importante, el programa que uses debe hacer que cobrar a tus clientes por los servicios sea un proceso rápido y sin complicaciones.

Tu software actual no es compatible con tus objetivos de crecimiento.

Tu software debe darte la posibilidad de escalar tu negocio a medida que evolucione con el tiempo. Supervisar varios locales, añadir nuevos canales de venta y fuentes de ingresos (como una tienda online) y permitir que los posibles clientes te encuentren y reserven a través de las redes sociales es fundamental para conseguir nuevas oportunidades. Aprovechar este crecimiento también puede ayudarte a mantenerte al día con las preferencias cambiantes de la clientela en un sector tan competitivo.

¿Cómo elegir un nuevo software de gestión de peluquerías o salones de belleza?

Hay muchas cosas en las que fijarse al cambiar de software de gestión. Ciertos aspectos serán más importantes que otros en función de la estructura de tu negocio. Aquí tienes algunos aspectos clave que todos los negocios de belleza deben tener en cuenta:

Busca funciones avanzadas de reserva y planificación.

La mayoría de los programas de peluquería y salón de belleza ofrecen lo básico. Pero si quieres que tu sistema de gestión empresarial vaya más allá busca algunos elementos imprescindibles como una página web gratuita de reservas online, recordatorios de citas automatizados, herramientas de mensajería automatizadas para ayudar a los clientes a reservar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

También podrás contar con la posibilidad de predefinir cargos por cancelación y por no presentarse, opciones de lista de espera para tus servicios más populares y la opción de que los clientes reserven contigo directamente a través de redes sociales.

Consejo experto

Con Square para reservas, los clientes pueden reservar múltiples servicios con diferentes miembros del equipo en tu web de reservas y luego pagar con una sola transacción

Fomenta la recurrencia de tus clientes con herramientas de fidelización.

Las peluquería y los salones de belleza se cimentan sobre una clientela habitual y segura. Busca una plataforma que ayude a los clientes a descubrir tu negocio, respalde y automatice tus campañas de marketing y ofrezca herramientas para la retención de clientes, como programas de fidelización y tarjetas de regalo.

Gestiona tu plantilla con facilidad.

La organización y la automatización son fundamentales. Un buen paquete de software te permitirá fijar los permisos para el personal, asignar diferentes escalas salariales o comisiones a los distintos miembros del equipo, gestionar el control horario e incluso automatizar las nóminas.

Con Square, la clientela puede reservar con personas concretas de tu equipo y estas pueden iniciar sesión en sus cuentas para ver y gestionar sus agendas.

Opciones de pago para múltiples situaciones.

Ya se ha mencionado la importancia de contar con un procesador de pagos rápido y flexible que también aloje la información del cliente para agilizar el proceso de pago. Sin embargo, si trabajas sobre la marcha u ofreces servicios para grupos más grandes, el software de tu peluquería o salón de belleza también debe admitir esos pagos, junto con presupuestos y facturas profesionales, transferencias gratuitas al siguiente día hábil o pagos por teléfono.

Los cortes de electricidad o del wifi también ocurren. Si pierdes la conexión o necesitas dar servicio en algún lugar sin wifi, asegúrate de que tu plataforma de software admita pagos sin conexión para que no pierdas ninguna venta.

Prioriza las herramientas para gestionar la liquidez y la salud del negocio.

Un software de gestión de peluquerías o salones de belleza que simplifica el control de la salud de tu negocio puede ahorrarte tiempo haciendo números y ofreciéndote la información que necesitas.

Además de los informes e información de ventas en tiempo real, Square te ayuda a gestionar tu negocio con informes de rendimiento del equipo, previsiones de reservas futuras, alertas automáticas de falta de existencias y seguimiento de inventario y ventas por ubicación.

Ten en cuenta la capacidad de ampliación del software.

Cambiar de software de gestión no es tarea fácil, así que busca una plataforma que te ofrezca todo lo que necesitas hoy (y podrías necesitar en el futuro) en un solo lugar. Ya sea para hacer crecer tu equipo o para hacer un seguimiento de tus clientes, Square ofrece todas las herramientas que necesitas para impulsar y hacer crecer tu negocio hoy y en el futuro.

Piensa en la facilidad para cambiar de programa de gestión.

Dado que es esencial que las actividades del negocio funcionen sin problemas durante la migración, busca una plataforma que ofrezca una asistencia completa para que el proceso no resulte complicado.

Al cambiar a Square, los negocios tienen acceso a expertos en el sector de la belleza de Square para ayudar en cada paso: desde el momento en que usas la plataforma Square por primera hasta la fijación de precios personalizados, la configuración y el apoyo continuo después de que estés funcionando en tu nuevo sistema.

Cómo cambiar el software de gestión de tu peluquería o salón de belleza

Cuando estés listo para cambiar, sigue estos pasos para una transición sin complicaciones:

Organiza tus datos con un software de gestión documental.

Hazte una imagen clara de todos los datos que necesitarás para migrar a tu nuevo software de gestión. Esto puede incluir información de clientes, agendas, datos de ventas, inventario y cualquier otra cosa de la que dependas para dirigir tu negocio. Organizarte con tiempo te ayudará a conocer cuánta ayuda necesitarás durante la transición al nuevo programa.

Dependiendo del tamaño de tu negocio, es posible que necesites un software de gestión documental o herramientas de gestión de proyectos para garantizar que todos los datos correctos se transfieran de tu sistema anterior al nuevo en el plazo adecuado. Si tienes un contrato de sistema de gestión en vigor, también puedes planificar desde la fecha de finalización del contrato con tu antiguo proveedor para programar la transición y la formación necesarias.

Comienza el proceso de cambio con ayuda.

Si estás realizando el cambio por tu cuenta pero necesitas ayuda, Square ofrece migración de datos de servicio asistida por IA para acelerar el proceso de adaptación y configuración por ti. No importa cuántos servicios ofrezca tu peluquería o salón de belleza, la configuración de adaptación por IA de Square puede importar automáticamente nombres de servicios, descripciones, duraciones y precios a Square para reservas para que te pongas en marcha más rápido.

Si deseas ayuda adicional en el proceso de cambio, Square ofrece una variedad de opciones de asistencia personalizadas según las necesidades de tu negocio. Puedes elegir desde la autoadaptación para una ayuda rápida de un experto de Square, una ayuda premium más práctica en la que un experto de Square te guiará a través de todo el proceso de cambio y configuración, o servicios in situ con los que un experto configurará tu hardware de Square y te proporcionará asistencia técnica en tu negocio.

Dale una vuelta a tu nuevo sistema.

Una vez que hayas migrado a tu nueva plataforma de gestión, es hora de que tú y tu personal os familiaricéis con el nuevo sistema y sus características. El manejo de Square es fácil de aprender y usar, pero si necesitas ayuda, puedes obtener ayuda las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de un experto de Square.

Para saber más, echa un vistazo a este tutorial sobre cómo configurar y gestionar tu negocio con Square para reservas:

Aprovecha todas las ventajas de Square.

Una vez que esté en funcionamiento tu nuevo sistema, familiarízate con todas sus funciones para maximizar tu crecimiento e impacto, ya sea administrando las finanzas de tu negocio con Pagos Square, optimizando la gestión de tu personal y la nómina con Turnos Square o llegando a clientes nuevos o antiguos con Square marketing. De esta manera, estás preparando tu negocio para el éxito ahora y en el futuro.