Cómo elegir el mejor TPV para tu pequeña empresa

Para poder elegir el mejor terminal de punto de venta (TPV) para tu empresa, es importante que entiendas qué tipo de herramientas necesitas para que tu negocio funcione y crezca.

Introducción

Para poder elegir el mejor software terminal punto de venta (TPV) para pequeñas empresas, es importante que entiendas qué tipo de herramientas necesitas para que tu negocio funcione y crezca. Un buen sistema TPV para pequeñas empresas debe permitirte procesar todas las ventas de forma segura y contar con el software adecuado para que puedas ocuparte de las tareas administrativas de forma más eficiente.

El tipo de ventas que haces y el tipo de tareas que tienes que gestionar dependen de tu tipo de negocio. Una cafetería muy concurrida tiene necesidades diferentes a las de una tienda de ropa, y un sistema TPV para pequeñas empresas que funciona para un fontanero puede no tener sentido para un gimnasio.

A la hora de elegir el TPV ideal para una pequeña empresa, los principales factores a tener en cuenta son el coste (tanto el inicial como los gastos fijos), la seguridad, el cumplimiento de la normativa PCI y la facilidad de uso. Este artículo explica qué características debes buscar en un TPV para poder tomar la decisión correcta para tu negocio.

Detalles

¿Qué es un TPV?

Un software TPV te permite registrar ventas y aceptar pagos. Es como una caja registradora inteligente y se puede dividir en tres componentes básicos:

El hardware

Los TPV tienen un hardware que te permite aceptar pagos. Si vas a adquirir un nuevo TPV, debes asegurarte de que acepta todas las formas de pago, incluido el efectivo, las tarjetas de crédito y los pagos mediante dispositivos móviles. Si es necesario para tu negocio, también debería poder imprimir recibos, almacenar dinero en efectivo en cajones y escanear códigos de barras.

El hardware integrado, como el sistema de caja registradora con pantalla táctil de Square, también es una gran solución para quienes buscan una integración perfecta entre el software de TPV, el hardware y la recepción de pagos. Square Register es el primer sistema de TPV totalmente integrado que te permite empezar a vender nada más sacarlo de la caja.

El software

El software del TPV es tu centro de mando. Las funciones más básicas te permiten encontrar artículos en tu catálogo y registrar las ventas. Las soluciones de TPV más avanzadas también incluyen herramientas muy útiles como informes de ventas, software de programa de satisfacción del cliente, gestión de inventario y mucho más.

Pagos

Los sistemas de TPV también se encargan de enviar los fondos a tu cuenta bancaria después de cada venta.

El TPV adecuado para tu negocio te permitirá registrar todas las ventas y te ayudará a agilizar esas tareas administrativas que consumen tanto tiempo.

¿Cuándo necesitas un TPV?

Si quieres aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito y tener un sistema simplificado de registro las ventas, merece la pena invertir en un sistema de TPV pensado para pequeñas empresas. Incluso las empresas muy pequeñas pueden beneficiarse de las ventajas de trabajar con un buen TPV.

A menos que tengas un sistema sólido para registrar cada venta electrónicamente, es difícil tener un conocimiento exacto de lo que estás vendiendo. Básicamente, cuantos más datos tengas sobre tu negocio, mejores decisiones podrás tomar. Además, tener un TPV para pequeñas empresas hace que tu negocio parezca más profesional, lo que es especialmente importante si estás empezando.

Factores importantes a tener en cuenta al elegir un TPV:

• Coste de instalación inicial (tiempo y dinero)
• Costes de procesamiento de pagos (por ejemplo, porcentaje de la venta + cargo por transacción)
• Otras cuotas de procesamiento mensuales
• Costes de equipamiento/alquiler
• Cuotas del software de TPV
• Cumplimiento de la normativa PCI (es decir, cómo procesas los pagos, conectas tus sistemas y gestionas los datos de los clientes de forma segura)
• Nivel de movilidad
• Capacidad de aceptar tarjetas con chip
• Capacidad para aceptar pagos NFC como Apple Pay, Android Pay y tarjetas sin contacto
• Funciones del software de TPV (por ejemplo, facturación, capacidad de almacenar los datos de los clientes de forma segura, gestión de inventarios, programas de fidelización de clientes, sistema de reservas

Ventajas de utilizar un TPV para el procesamiento de tarjetas de crédito

Aunque puedes aceptar pagos con tarjeta utilizando un datáfono estándar, utilizar un sistema TPV para pequeñas empresas tiene muchas ventajas. Para empezar, cada vez que aceptas un pago mediante un TPV, todos los datos de la venta quedan registrados en el sistema. Esto es clave para la gestión del inventario, tarea que te facilita el TPV.

Por ejemplo, el programa TPV de Square, puede enviarte alertas cuando se te está acabando un artículo, para que puedas volver a hacer un pedido a tiempo. Los buenos sistemas TPV para pequeñas empresas, además, te proporcionan todos los datos y análisis de las ventas. Con Square puedes ver si tiendes a vender más napolitanas o más cruasanes los lunes, por ejemplo, lo cual te resultará muy útil cuando vayas a hacer un pedido a la panadería.

Los TPV para pequeñas empresas suelen permitir gestionar varios puntos de venta, de modo que puedas controlar eficazmente los diferentes establecimientos de tu negocio. Sin embargo, hay que tener en cuenta que algunos sistemas de TPV cobran un suplemento por cada local adicional, lo que puede ser frustrante si estás intentando expandirte. (Square permite la gestión de múltiples puntos de venta de forma gratuita).

El mejor TPV para el comercio minorista

Si tienes una tienda, es probable que necesites un TPV para pequeñas empresas que permita gestionar el inventario y pueda conectarse a un escáner de código de barras y a una impresora de recibos. TPV Square, nuestro punto de venta para pequeñas empresas, hace todo esto y más.

El mejor TPV para contratistas y profesionales de reparaciones domésticas

Si tienes un negocio de reparaciones del hogar, necesitas un sistema de TPV móvil para pequeñas empresas que permita aceptar pagos de forma fácil y segura con tarjeta allí donde vayas a hacer cada trabajo. El TPV para pequeñas empresas de Square también es compatible con el lector sin contacto de Square, que es tan pequeño que te cabe en el bolsillo y lo puedes conectar a dispositivos iOS y Android mediante el conector de los auriculares, lo cual es ideal para cobrar a un cliente que tiene una tarjeta internacional o una tarjeta con chip defectuosa.

¿Prefieres enviar facturas a los clientes? El software de facturación totalmente integrado de Square es gratuito y es estupendo para trabajos de contratistas de todo tipo. Solo pagas el 2,5% por cada factura abonada de forma segura en línea.

El mejor TPV de hostelería, para bares y restaurantes

Los bares y restaurantes son casos especiales, y requieren una serie de funciones especializadas en sus puntos de venta. Para elegir un buen TPV para pequeñas empresas, asegúrate de buscar uno que permita cambiar fácilmente las opciones del menú e imprimir comandas de cocina para facilitar la comunicación entre el bar y los fogones. Los TPV para pequeños negocios bien diseñados permiten dividir las cuentas entre los comensales y mantener cuentas abiertas para los clientes que prefieran pagar todo de una vez en lugar de cada vez que piden.

Un buen TPV para restaurantes y bares permitirá combinar fácilmente las ventas en efectivo y hacer un seguimiento de los pagos para que hacer caja al final del día sea un juego de niños. Sin olvidar el sistema de propinas que tiene integrado para mantener a tu personal contento. El TPV hostelería de Square para pequeñas empresas hace todo esto, y se sincroniza fácilmente con las mejores aplicaciones de terceros.

Preguntas frecuentes sobre los TPV para pequeñas empresas

1. ¿Tengo que pagar una cuota mensual por el software de TPV o por utilizar un sistema de TPV?

En muchos TPV para pequeñas empresas, cada componente es de una empresa diferente, cada una con su propio conjunto de tarifas. Por ejemplo, el proveedor de software TPV suele cobrar una cuota mensual. Esta cuota depende del tamaño de tu negocio y del número de ventas que proceses. El hardware (el datáfono) puede proceder de una empresa distinta y puede tener una cuota de alquiler, además del contrato anual. El procesador de pagos puede cobrar cuotas mensuales e incluso una cuota de cumplimiento de la normativa PCI, además de una tasa de transacción por cada venta pagada con tarjeta de crédito o débito.

Y eso no es todo. A menudo existen costes extra por los usuarios adicionales, por funciones avanzadas de informes y por la gestión de múltiples puntos de venta. Algunos TPV para pequeñas empresas cobran incluso un suplemento por la cobertura de asistencia al cliente completa. Y eso ni siquiera incluye las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito o débito (que a menudo tienen sus propias tarifas ocultas).

Square es diferente. Obtienes un TPV para pequeñas empresas totalmente integrado y con un montón de funciones, todo por una pequeña tasa de transacción de pago. Las comisiones de Square son del 1,25% + 0,05€ por cada pago con tarjeta o sin contacto. Eso es todo. Sin comisiones ocultas, contratos a largo plazo ni compromisos. Tampoco cobramos nunca tasas de cumplimiento de la normativa PCI, y no hay tasas de software TPV. Nuestro equipo de atención al cliente conoce bien nuestros productos y te atenderán amablemente cuando llames a nuestro número de teléfono gratuito o visites nuestro centro de asistencia virtual.

Nuestro hardware es asequible, seguro y atractivo, por lo que te encantará darle un lugar privilegiado en tu mostrador.

2. ¿Qué alternativas a un TPV puedo utilizar?

Si crees que no necesitas un TPVespecífico para la pequeña empresa, pero todavía quieres aceptar tarjetas de crédito de forma segura, lo ideal son las facturas:

Facturas Square es una forma sencilla de enviar facturas a los clientes a través de nuestra aplicación gratuita Facturas Square. El envío de las facturas es siempre gratuito y tiene un coste del 2,5% por cada factura pagada online de forma segura. Si necesitas cobrar a un cliente de forma continuada, por ejemplo, por un servicio de limpieza semanal o una entrega de catering mensual, puedes configurar facturas recurrentes. Tus clientes pueden incluso guardar de forma segura sus tarjetas en el sistema, para que las facturas recurrentes se paguen automáticamente. El coste de la función de tarjeta guardada es del 2,5% por cada factura pagada. Sin embargo, las facturas no son lo más adecuado para todos los tipos de negocio, y en general podrían ser más apropiadas para los clientes recurrentes. Para los clientes puntuales, podría ser mejor recibir el pago en persona para no correr el riesgo de que un cliente decida no pagar.

3. ¿Cuál es la diferencia entre los TPV y las cajas registradoras?

Los TPV más básicos para pequeños negocios incluyen hardware de pago con tarjeta y un sistema que envía los fondos a tu cuenta bancaria. Los TPV para pequeñas empresas también pueden contener software que te permite gestionar y hacer crecer tu negocio, con funciones como informes y análisis de ventas detallados, herramientas de marketing, gestión de la relación con los clientes, tarjetas regalo, etc.

Las cajas registradoras, en cambio, son simplemente máquinas que registran las ventas, dan el cambio y almacenan el dinero. Es importante tener en cuenta que las cajas registradoras no aceptan pagos con tarjeta. Para ello necesitas un sistema de procesamiento de tarjetas aparte. Las cajas registradoras tienen funciones básicas y tienen algunas funciones de datos sencillas, como decirte cuántas ventas has hecho ese día.

Sin embargo, el TPV Square para pequeñas empresas puede darte muchos más datos, como las horas más concurridas del día y de la semana, los artículos más vendidos y qué porcentaje de los clientes son nuevos y cuántos son habituales. Esta información es muy útil para decidir cuántos empleados programar para los diferentes turnos, qué productos comprar y cómo enfocar el marketing.

Si decides gestionar tu negocio con el TPV Square para pequeñas empresas, verás que se integra perfectamente con los elegantes y sencillos datáfonos de Square y puede conectarse fácilmente a una caja registradora

4. Si compro un TPV, ¿ya cumplo con la PCI?

La respuesta corta es “no necesariamente”. Para cumplir con la normativa PCI primero debes cumplir una lista de requisitos para garantizar que los vendedores y las organizaciones procesen los datos de los titulares de las tarjetas de forma segura para evitar el fraude o el robo de datos. Cumplir la normativa es importante, sin duda, pero todos estos requisitos pueden hacer que parezca bastante desalentador. Cuando elijas un TPV para una pequeña empresa, debes asegurarte de que cumple con la normativa PCI.

Sin embargo, solo porque tu software TPV o procesador de pagos cumpla con la PCI, no garantiza que tú como vendedor las cumplas. Por ejemplo, imagina que consigues un TPV y un datáfono que cumplen la normativa PCI. Podrías pensar que ya no tienes que hacer nada más, sin embargo, el cumplimiento de la PCI se refiere a todo tu ecosistema de pagos. ¿Cómo de segura es tu red Wi-Fi? ¿Dónde almacenas los datos de los clientes? (Pista: tenerlos en una hoja de cálculo no sirve). A no ser que todo tu sistema de pagos cumpla con los requisitos de la PCI, no cumples con esa normativa. Es bastante complicado porque estas normas pueden cambiar, por lo que si usas un TPV tradicional puede que tengas que actualizar manualmente el software, el datáfono, el wifi u otros sistemas de tu entorno para que sigan cumpliendo los requisitos.

Afortunadamente, con el TPV gratisde Square para pequeñas empresas, no tienes que preocuparte. Con Square tendrás todo el entorno de pagos, hacemos que el cumplimiento de la PCI sea sencillo. Básicamente, tendrás una solución integrada de pagos, hardware, software y datos de los clientes. Utilizamos una encriptación de extremo a extremo para que los datos de tus clientes estén seguros desde el momento en que la tarjeta entra en contacto con nuestro sistema. Y como enviamos las actualizaciones a través de la nube, si la lista de comprobación de la PCI cambia, siempre tienes la versión actual y puedes tener la seguridad de que cumples la normativa.