Què és la conciliació?

Aquest article té una finalitat didàctica i no representa cap mena d’assessorament financer, legal o fiscal. Per rebre assessorament específic i aplicable al teu negoci, posa’t en contacte amb un professional.

En termes comptables, la conciliació es refereix a la comparació de dos conjunts de dades diferents per comprovar si hi ha discrepàncies. Una empresa ha de conciliar els comptes per assegurar-se que les dades del seu registre general siguin exactes, completes i coherents.

La conciliació de comptes es fa servir habitualment per comprovar que no hi ha hagut frau o error humà. Si els pagaments es dupliquen o canvien, pot ser un signe d’activitat sospitosa. Es pot dur a terme durant diversos períodes i es pot fer de manera anual, trimestral, mensual o fins i tot diàriament.

D’acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats, la conciliació de comptes normalment s’aconsegueix mitjançant la comptabilitat per partida doble. Aquest terme implica que cada transacció requereix comptes per crear una entrada als comptes de crèdit i dèbit del balanç.

Exemple de conciliació de comptes

Hi ha molts exemples de conciliació de comptes en les finances empresarials. Aquí n’hi ha un:

Posem que un estudiant emprenedor crea un negoci de perruqueria per guanyar diners en el seu temps lliure. Fa servir 1000 € estalviats de la seva feina d’estiu per comprar equipament com ara tisores, talladores, assecadors, colorants, xampús i condicionadors. Aquesta despesa de capital li permet dur a terme la seva primera feina. El seu primer client paga 150 € per tallar-se i tenyir-se els cabells.

Fent servir el sistema de comptabilitat de doble entrada, l’estudiant acredita diners en efectiu per 1000 € i carrega els seus actius (eines i productes) per la mateixa quantitat. Per a la seva primera feina, acredita 150 € en comptes d’ingressos i dèbits a cobrar per la mateixa xifra.

Tant els crèdits com els dèbits de l’estudiant són els mateixos en el seu estat financer, de manera que sabem que estan conciliats.

Com a alternativa, es pot fer servir un mètode de conversió del compte. Aquí, com en la comptabilitat personal, es comparen registres com els rebuts amb les entrades del registre general. Aquesta opció pot ser més senzilla per a negocis més petits amb temps limitat i recursos comptables limitats.

Diferents tipus de conciliació de comptes

La conciliació s’aplica a nombrosos comptes i relacions dins d’una organització. Les formes habituals de conciliació són:

• Conciliació bancària / Conciliació de l’extracte bancari

• Conciliació del balanç

• Conciliació del flux de caixa lliure

• Conciliació de proveïdors

• Conciliació de clients

• Conciliació del balanç

• i fins i tot la conciliació personal del teu compte bancari personal

Tanmateix, tots aquests exemples formen part de dues metodologies discretes: la revisió de la documentació i la revisió de les analítiques.

Revisió de la documentació

La revisió de la documentació compara el valor de cada transacció amb la quantitat registrada com a entrant o sortint al compte corresponent. Un exemple en seria comparar els rebuts retinguts amb un extracte personal o de targeta de crèdit de l’empresa. Si hi ha compres fetes a la targeta que no es poden vincular a un rebut corresponent, pot ser que sigui una indicació de frau i l’empresa o la persona poden actuar en conseqüència.

Revisió de les analítiques

El procés de revisió de les analítiques implica fer una estimació de l’import que hi hauria d’haver als comptes en funció de l’activitat i les compres històriques del compte. Els comptes es poden controlar de manera habitual d’aquesta manera per comprovar si hi ha discrepàncies d’un període a l’altre.

Preguntes més freqüents sobre la conciliació

Per què la conciliació de comptes és important per als negocis?

La conciliació de comptes és molt útil per detectar amenaces per a la salut financera de la teva empresa. Conciliar els diversos comptes de l’empresa mitjançant registres interns i externs et pot ajudar a detectar errors. També pot destacar el frau que pugui fer que els estats financers siguin inexactes, així com afectar el flux de caixa operatiu.

Com funciona el procés de conciliació de comptes?

No hi ha cap mètode únic per a la conciliació de comptes. Generalment, requereix comparar la documentació amb les dades del compte (revisió de la documentació). Com a alternativa, es pot mesurar l’activitat del compte amb el precedent històric per detectar fluctuacions i discrepàncies (revisió de les analítiques).