¿Qué es la conciliación?

Este artículo se ha creado con fines informativos y no debe entenderse como asesoramiento financiero, legal ni fiscal. Si necesitas ese tipo de asesoramiento, recurre a un profesional.

En contabilidad, la conciliación consiste en comparar dos conjuntos de datos diferentes para comprobar si hay discrepancias entre ellos. Una empresa tiene que conciliar sus cuentas para llevar un registro exacto, completo y coherente de los datos en su libro mayor.

La conciliación se utiliza habitualmente para detectar posibles fraudes y errores humanos. Si los pagos cambian o aparecen duplicados, podría haber detrás alguna actividad sospechosa. Las cuentas se concilian en relación con distintos períodos y con distinta frecuencia (de forma anual, trimestral, mensual o incluso diaria).

Siguiendo los principios generalmente aceptados, la conciliación se suele hacer mediante la contabilidad de partida doble: registrando cada transacción como deber y a la vez como haber en el balance de situación.

Ejemplo de conciliación

En las finanzas de una empresa podemos encontrar muchos ejemplos de conciliación. Veamos uno aquí:

Supongamos que un estudiante monta una peluquería para ganar dinero en su tiempo libre. Emplea 1000 € que ha ahorrado trabajando en verano para comprar el material (tijeras, maquinillas para cortar el pelo, secadores, tintes, champús y acondicionadores). Este gasto de capital le permite atender a su primer cliente, que le paga 150 € por un corte de pelo y un tinte.

Con el sistema de contabilidad de partida doble, el estudiante registra una entrada de 1000 € en el haber y otra con el mismo importe en el deber, correspondiente a sus activos (herramientas y productos). Al hacer su primer trabajo, registra 150 € de ingresos y la misma cantidad en las cuentas por cobrar.

Como el deber y el haber coinciden en las cuentas del estudiante, significa que están conciliadas.

También se puede utilizar un método de conversión de cuentas. En este caso, al igual que en la contabilidad personal, registros como los recibos se comparan con las entradas del libro mayor. Este método puede resultar más sencillo para las empresas pequeñas, que tienen limitaciones en cuanto a tiempo y recursos para llevar la contabilidad.

Diferentes tipos de conciliación de cuentas

La conciliación se aplica a muchas cuentas y relaciones dentro de una empresa. Las formas más comunes de conciliación son las siguientes:

• Conciliación bancaria o conciliación de extractos bancarios

• Conciliación del balance de situación

• Conciliación del flujo de caja libre

• Conciliación de proveedores

• Conciliación de clientes

• Conciliación del balance de situación

• Conciliación de cuentas bancarias personales

Sin embargo, estos tipos de conciliación se dividen en dos metodologías diferentes: la revisión de documentación y la revisión analítica.

Revisión de documentación

En la metodología de revisión de la documentación se compara el valor de cada transacción con el importe registrado como entrada o salida en la cuenta correspondiente. Un ejemplo sería comparar los recibos retenidos con el extracto de una tarjeta de crédito personal o corporativa. Si se han hecho compras con la tarjeta que no corresponden a ningún recibo, puede ser un indicio de fraude, lo que permitirá a la empresa o a la persona actuar en consecuencia.

Revisión analítica

El proceso de revisión analítica consiste en estimar la cantidad que debería haber en las cuentas basándonos en el historial de compras y actividades de la cuenta. Las cuentas se revisan con regularidad para detectar posibles discrepancias entre un período y otro.

Preguntas frecuentes sobre la conciliación

¿Por qué es importante la conciliación en una empresa?

La conciliación es muy útil para detectar posibles amenazas para el buen estado financiero de una empresa. Llevar registros internos y externos para conciliar tus cuentas te permitirá identificar posibles errores y fraudes que podrían dar lugar a registros erróneos en tus cuentas y afectar al flujo de caja operativo.

¿Cómo funciona el proceso de conciliación?

No existe un único método para la conciliación. Aunque se suele comparar la documentación con los datos de la cuenta (revisión de documentación), también se puede comparar la actividad de la cuenta con las actividades anteriores para identificar fluctuaciones y discrepancias (revisión analítica).