A medida que tu empresa crece, también lo hacen tus necesidades de gestión financiera. Tienes más proveedores a los que pagar, más empleados que gestionar, más suministros que pedir y más exigencias de viajes. Quizás te des cuenta de que la tarjeta de crédito para pequeños negocios con la que empezaste ya no te sirva para tus gastos. En este caso, quizás sea hora de obtener una tarjeta de crédito corporativa.
En esta guía, te explicaremos las ventajas y desventajas de obtener una tarjeta de crédito corporativa para tu negocio.
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Comparación entre las tarjetas de crédito para pequeños negocios y las tarjetas de crédito corporativas
La diferencia clave entre una tarjeta de crédito corporativa y una tarjeta de crédito para pequeños negocios es que la mayoría de las tarjetas corporativas responsabilizan a la empresa, y no a una persona designada, de cualquier problema de falta de pago.
Normalmente, las tarjetas de crédito corporativas se emiten a empresas con ingresos anuales superiores a varios millones de dólares. Por otro lado, las tarjetas de crédito para pequeños negocios son aplicables a empresas de todos los tamaños, desde propietarios únicos hasta tiendas familiares y sociedades anónimas con millones de dólares de facturación anual.
¿Cuándo debería cambiar a una tarjeta corporativa?
Si tienes ingresos anuales de más de $4 millones, tienes un buen crédito comercial, esperas que tus transacciones con tarjeta de crédito superen los $250,000 al año y tienes al menos 15 empleados que son usuarios de la tarjeta, podría ser el momento de cambiar a una tarjeta de crédito corporativa.
Ventajas de las tarjetas corporativas
- Menor riesgo personal: con una tarjeta de crédito para pequeños negocios, tu crédito personal está en juego, independientemente de quién utilice la cuenta. Por ello, es esencial supervisar con regularidad la actividad de la tarjeta en busca de fraudes, una tarea que puede resultar complicada a medida que más empleados se convierten en usuarios autorizados. Con las tarjetas de crédito corporativas, la responsabilidad por la falta de pago recae en la entidad empresarial y no en el individuo.
- Mejora en los informes y en el mantenimiento de registros: las tarjetas de crédito corporativas suelen venir acompañadas de potentes herramientas de análisis empresarial y de informes que permiten al departamento de contabilidad realizar un fácil seguimiento sobre dónde y cómo se gasta el dinero.
- Mayor facilidad en la contabilización de gastos: puedes integrar una tarjeta de crédito corporativa con soluciones de administración de gastos para que el proceso de contabilización de gastos sea más sencillo y eficiente para ti y tus empleados.
- Capacidad de establecer límites: muchas tarjetas de crédito corporativas permiten establecer límites de gastos para los usuarios autorizados con el fin de controlarlos.
- Servicio de atención al cliente más sólido: cuando te registras para obtener una tarjeta corporativa, se suele asignar un representante de atención al cliente exclusivo.
- Beneficios especiales: las tarjetas de crédito corporativas pueden incluir beneficios especiales, como servicios de asistencia en viajes y emergencias para tus empleados.
Desventajas de las tarjetas corporativas
- Costos y comisiones: las tarjetas de crédito corporativas pueden ser más costosas que las tarjetas de crédito para pequeños negocios. Su APR suele oscilar entre el 13 y el 20%, y suele haber un costo anual por cada tarjeta emitida.
- Pérdida de oportunidades de obtener recompensas para los empleados: los empleados no acumulan puntos o millas por su uso cuando utilizan la tarjeta corporativa.
Debes controlar los gastos de los empleados: debes establecer una política de tarjetas de crédito estricta y clara en la empresa y, a continuación, supervisar los gastos de los empleados para detectar cualquier infracción.
El proceso típico de solicitud de una tarjeta de crédito corporativa
Al igual que con una tarjeta de crédito para consumidores, puedes obtener una tarjeta de crédito corporativa a través de la mayoría de los bancos más importantes de Estados Unidos. American Express es el emisor de tarjetas más popular entre las empresas, ya que [presta servicio al 63%] (https://www.valuepenguin.com/corporate-credit-cards-explanation-comparison) de las empresas de la lista Fortune 500 en todo el mundo.
Para obtener una tarjeta de crédito corporativa, tienes que brindar el número de identificación fiscal de tu empresa y los registros financieros corporativos al emisor de la tarjeta de crédito para su revisión.
Consejos para crear tu política respecto a las tarjetas de crédito de la empresa
Cuando se cuenta con un programa de tarjetas de crédito corporativas (o una tarjeta de crédito para pequeños negocios que permite que otros empleados utilicen, para el caso), es extremadamente importante crear una política de tarjetas de crédito de la empresa y hacerlo por escrito.
Crea un acuerdo escrito para que los empleados lo firmen
Redacta un documento que describa las reglas básicas del uso de la tarjeta. Debe indicar que el empleado asume la responsabilidad por la tarjeta y se compromete a seguir las directrices de la empresa. También debe indicar quién recibe las ventajas de la tarjeta de crédito de la empresa y qué ocurre cuando los empleados se desvían de las directrices de la política de tarjetas de la empresa.
Describe las reglas relacionadas con los gastos
Con las tarjetas de crédito corporativas puedes establecer límites de gastos para los empleados. Pero también es una buena idea detallar exactamente qué tipo de cargos son apropiados e inapropiados para la tarjeta de crédito de la empresa. (Por supuesto, no se debe utilizar para gastos personales).
Los cargos aceptables suelen ser los de viajes y entretenimiento (recibir a clientes para comer o viajar por negocios) y los de gastos de la empresa (pedir suministros o pagar servicios).
Detalla con claridad las directrices para cada tipo de gasto. Puedes establecer un límite de dólares para las comidas y los gastos de hotel, por ejemplo, o exigir que los empleados vuelen en clase económica. También puedes estipular que los pedidos de material de oficina se mantengan por debajo de un determinado nivel.
Por supuesto, siempre hay excepciones, así que asegúrate de detallar el proceso para obtener la aprobación de los gastos que están fuera de las directrices escritas.
Crea instrucciones para los informes de gastos
Tu tarjeta de crédito corporativa ofrece informes generales sobre los gastos, pero los empleados aún deben presentar documentos que justifiquen los gastos. Por ejemplo, puedes pedir recibos, confirmaciones de entrega, facturas o registros de millaje para los gastos hechos con la tarjeta de crédito corporativa. Hay una variedad de aplicaciones de software que pueden ayudar a agilizar este proceso de contabilización de gastos.
Preguntas frecuentes
¿Se puede obtener una tarjeta de crédito para negocios o corporativa sin garantía personal?
Casi todos los bancos requieren una garantía personal para obtener una tarjeta de crédito para pequeños negocios. Las tarjetas de crédito corporativas no requieren un aval personal. La empresa, y no el individuo, es responsable de cualquier problema de falta de pago.
¿Se puede obtener una tarjeta corporativa con crédito incobrable?
Por lo general, los bancos exigen que tu empresa tenga un buen perfil de crédito y unas finanzas sólidas (balance general sólido, cuenta de pérdidas y ganancias, flujo de caja y liquidez) para obtener una tarjeta de crédito corporativa.
¿Puede una tarjeta corporativa afectar tu crédito?
Con una tarjeta de crédito corporativa, la empresa se hace cargo del pago. Por ello, los emisores no informan sobre la actividad de la tarjeta corporativa en nombre del empleado a las agencias de crédito. En el caso de las tarjetas de crédito para pequeños negocios, los empleados son usuarios autorizados, por lo que su actividad se informa a las agencias de crédito.
¿Cuál es el tamaño/ingreso típico de las empresas que deciden obtener una tarjeta corporativa?
Las tarjetas de crédito corporativas están diseñadas para empresas con más de $4 millones de ingresos anuales, una dotación de empleados con al menos 15 usuarios de tarjetas de crédito y unos gastos anuales previstos de $250,000.
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