En un momento u otro, tendrás que enfrentarte a los informes contables. No es la tarea más emocionante, lo sabemos, pero es muy importante. Pero ¿qué tipo de informes contables debes generar como propietario de un pequeño negocio? Les preguntamos a nuestros amigos de Xero para contarte cuáles son los tipos más comunes. Y recuerda, para facilitar la contabilidad en general, asegúrate de asociar tu cuenta de Square a Xero en nuestro Mercado de Aplicaciones.
Los informes contables son documentos importantes que proporcionan perspectivas profundas del rendimiento de tu negocio. Pero, a menos que tengas experiencia en finanzas, puede ser difícil encontrarles el sentido. Tres de los más comunes son el estado de resultados, el balance y el estado de flujo de caja.
1. Estado de resultados
En el estado de resultados, se detalla la cantidad de dinero que ganó o perdió tu negocio a lo largo de un período. En general, tiene tres partes: ingresos totales, gastos totales y ganancias netas. Se espera que el ingreso sea superior a los gastos, lo cual resulta en una ganancia neta positiva.
El propósito de un estado de resultados es tener una vista general de todo lo que influye en tus resultados. Todas las fuentes de ingresos y gastos (desde las actividades operativas hasta las no operativas) se deben detallar para que los interesados puedan entender claramente por qué la cifra de ingresos netos es la que es.
2. Balance
Un balance proporciona un panorama completo de la posición financiera de tu negocio en cualquier momento. Este informe también tiene tres secciones: activo, pasivo y patrimonio neto. El valor de los activos debe ser igual a la combinación del valor de los pasivos y del patrimonio neto.
Ejemplo:
Imagina que abres una empresa de paisajismo. Aceptas un préstamo de $10,000, que es un pasivo. El importe total se deposita en tu cuenta bancaria, con lo que tienes $10,000 en activos.
Luego gastas $4,000 en una cortadora de césped. No te preocupes; aún tienes $10,000 en activos porque la cortadora de césped tiene su valor monetario. Tomas equipos nuevos y ganas $1,500 por cortar el césped. Se registra en tu columna de patrimonio neto como ganancias retenidas y en la columna de activos como efectivo disponible. Hagamos una revisión final:
- El total de activos equivale a $11,500: $6,000 en efectivo del préstamo, $4,000 por el valor de la cortadora de césped y $1,500 en dinero ganado.
- El total de pasivos equivale a $10,000.
- El patrimonio neto total equivale a $1,500.
Tus activos son la misma cantidad que tus pasivos y tu patrimonio neto combinados. Todo está equilibrado, como debe ser.
Los bancos e inversionistas a menudo quieren ver un balance antes de otorgar un préstamo. También puede ser un documento útil para un preparador de impuestos.
3. Estado de flujo de caja
Un estado de flujo de caja resalta la cantidad de dinero que entró y salió de tu negocio en un período dado. También está formado por tres secciones: flujo de caja de las operaciones, de la inversión y del financiamiento.
- El flujo de caja de las operaciones es el dinero recibido y gastado para administrar el negocio. Se trata de elementos como los ingresos, los gastos y los impuestos.
- El flujo de caja de las inversiones es el dinero recibido y gastado para hacer crecer el negocio. En esta sección generalmente se detalla el dinero gastado en equipos nuevos o espacios de trabajo. Pero también puede incluir el dinero ganado por la venta de equipos viejos.
- El flujo de caja del financiamiento es todo el dinero recibido en préstamos o pagado en dividendos.
Las tres secciones se suman, y su resultado es el incremento neto de efectivo para el período de tiempo dado. Esta cifra puede sumarse al efectivo que se tenía antes de ese período de tiempo, lo que refleja el efectivo total que tiene el negocio.
El estado de flujo de caja no proporciona un panorama financiero completo de tu negocio como lo hace un balance. Y, a diferencia del estado de resultados, no tiene en cuenta los ingresos que aún no se han recibido ni los gastos que aún no se han pagado. Lo que sí pone de manifiesto es la capacidad del negocio para captar y retener efectivo, lo que constituye un buen indicador de la eficacia de con la que trabajas.
Los informes contables son grandes fuentes de información que pueden poner al descubierto los problemas de tu negocio. Puedes trabajar con tu contador o tenedor de libros para generar estos informes, y luego usar la información para identificar las fugas que están impidiendo que tu negocio alcance todo su potencial.
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