Consejos de capacitación de cajeros para implementar durante la incorporación

Una buena capacitación de los cajeros es fundamental para que tu negocio funcione de manera fluida. Entre los beneficios de contar con cajeros bien capacitados, se incluyen mayor exactitud y menos fraudes, una caja de efectivo equilibrada al final del turno, filas más cortas y clientes más felices.

Por eso, es importante ofrecer una capacitación integral sobre la caja registradora para todos los empleados que puedan usar un punto de venta o procesen pagos. Los siguientes consejos de capacitación sobre cajas registradoras te ayudarán a formar a los cajeros para una mayor eficiencia, una incorporación sin problemas, una reducción de fraudes y un manejo efectivo de los clientes molestos.

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Consejos de capacitación de cajeros para lograr eficiencia

Los cajeros bien capacitados no solo procesan pagos de manera rápida y correcta, sino que también muestran un rostro amigable para tu marca. Los siguientes consejos de capacitación sobre cajas registradoras ayudan a optimizar el proceso de pago, lo cual resulta beneficioso tanto para los clientes como para tu negocio.

  • Elige un Punto de venta que sea fácil de usar y se pueda adaptar a tu negocio. La aplicación Punto de venta segura y gratuita de Square está diseñada para un uso rápido y simple y funciona en dispositivos Apple y Android.
  • Selecciona una caja registradora de Punto de venta que se sincronice sin inconvenientes con tu software para crear un proceso sencillo para los clientes.
  • Compra un escáner de códigos de barras si tienes un gran volumen de productos.
  • Si usas recibos en papel, muestra a tu cajero cómo cargar un nuevo rollo de recibos y deja que practique para que no titubee cuando esté atendiendo a un cliente. O, lo que es mejor aún, empieza a usar un Punto de venta con recibos digitales.
  • Para dar vuelto a los clientes, enseña a los cajeros a entregar primero las monedas y luego los billetes. Si colocas las monedas sobre los billetes, estas pueden resbalar y caer al suelo.

Consejos de capacitación sobre cajas registradoras para mejorar la incorporación

Toda capacitación para cajeros bien pensada ayuda a tus nuevos cajeros a manejar la caja registradora con confianza, ya que les otorga las herramientas que necesitan para recibir los pagos de los clientes y reducir su dependencia de otros miembros del personal.

  • Haz que tu mejor cajero esté a cargo de la capacitación sobre cajas registradoras y deja que los nuevos empleados contratados lo sigan antes de darles las riendas.
  • Administra tu negocio con software de punto de venta que sea intuitivo. (Mira el video de cómo Jack’s BBQ en Nashville cambió al Punto de venta Square de la noche a la mañana y organizó una capacitación para cajeros en 30 minutos).
  • Realiza tu capacitación para cajeros durante un momento tranquilo del día. Practica hacer compras y repasa todo el flujo de pagos. Haz que cada nuevo empleado contratado cancele transacciones para practicar la emisión de reembolsos.
  • Cubre los tipos de transacciones menos frecuentes, como vender o canjear tarjetas de regalo y aceptar cheques personales, como parte de tu capacitación sobre la caja registradora.
  • Entrega a los cajeros una hoja con los códigos PLU para que se lleven a casa y puedan memorizar.

Consejos de capacitación sobre cajas registradoras para reducir los fraudes

Para proteger tu negocio, tu capacitación dirigida a los cajeros debe incluir prácticas recomendadas sobre el manejo del dinero y consejos para reducir fraudes.

  • Explica cuánto dinero hay en el fondo al comienzo de cada turno y el proceso para contar el dinero al comenzar y finalizar cada turno. Por ejemplo, ¿quién abre la caja fuerte y quién aprueba y cierra la cantidad de dinero?
  • Muchos negocios establecen expectativas de que si la caja registradora tiene más de $3 por debajo o por encima de lo que debe tener, se inicia una investigación. Decide la tolerancia para faltas de efectivo de tu negocio y comunícasela a tus cajeros.
  • Crea una política de manejo de efectivo y pide a tus cajeros que la firmen.
  • Enseña los conocimientos básicos de cómo detectar dinero falso en tu capacitación para cajeros.
  • Inspecciona todos los billetes mayores de $20 para detectar signos de falsificación. (Curiosamente, los billetes de $20 son la denominación más falsificada en EE. UU.).
  • Siempre inserta las tarjetas con chip. Si deslizas las tarjetas con chip EMV, tu negocio puede ser responsable por algunos tipos de fraude.
  • Ten un sistema de procesamiento de tarjetas de crédito que controle el código de seguridad (CVV) para los pagos ingresados manualmente a fin de ayudar a evitar la clonación de las tarjetas con banda magnética.
  • Si una caja está repleta de billetes nuevos, arrúgalos un poco para evitar pagar de más a un cliente por accidente.
  • Es una práctica recomendada que los cajeros digan en voz alta la denominación de un billete cuando un cliente se lo entrega. (“¿Pagas con veinte?”). Esto ayuda a evitar cometer fraude o errores sin querer. (“¡Espera! ¡Te di cincuenta!”).
  • De manera similar, si no están muy ocupados, es una buena idea que los cajeros cuenten el cambio que entregan a los clientes (“Diez, quince, dieciséis dólares y diez centavos”).
  • Usa un Punto de venta que te permita administrar el acceso de los empleados para que la información más confidencial del negocio esté protegida con contraseña y solo sea accesible para gerentes o ciertos empleados de rango superior. El punto de venta y el sistema de Punto de venta para tiendas de Square tienen permisos seguros para empleados.
  • Enseña las reglas de cumplimiento de PCI. Esto es especialmente importante para los cajeros que aceptan información de tarjetas de crédito por teléfono o llevan registros en papel. Para asegurarte de cumplir la normativa, usa un sistema seguro como nuestros pagos con tarjeta guardada o la Terminal virtual para guardar o cobrar con tarjeta de crédito de manera segura a clientes frecuentes.

Consejos de capacitación de cajeros para el manejo de clientes enojados

A pesar del máximo esfuerzo que realice tu personal, algunas cosas no salen bien en los Punto de venta o las cajas registradoras y los clientes se enojan. Ten una manera clara y aprobada de manejar clientes molestos.

Puedes tomar ideas de la Comunicación no violenta, una técnica comunicativa que se centra en la escucha activa y la empatía. Durante la capacitación sobre cajas registradoras, se debe conversar sobre el proceso y actuarlo; primero, con el nuevo empleado desempeñando el papel del cliente enojado y el cajero que tenga experiencia demostrando cómo calmar la situación. Luego, se deben intercambiar los roles. Es importante hacer comentarios constructivos al terminar.

Estos consejos ayudarán a tu personal a manejar a los clientes enojados:

  • Mantén la calma. Esto es difícil, especialmente si alguien te está gritando. Respira profundo y recuerda no tomar la situación a modo personal.
  • Escucha de manera activa. Los clientes enojados necesitan desahogarse, por lo que, antes de empezar a ofrecerles soluciones, escucha lo que tienen para decir. Usa un buen lenguaje corporal abierto, por ejemplo, sentarte o mantenerte de pie de manera erguida, sin cruzar los brazos, y establece contacto visual.
  • Repite y asegúrate de entender. Una vez que el cliente haya terminado de hablar, repite el reclamo clave para asegurarte de haber entendido lo que lo tiene insatisfecho (p. ej., “Me dices que compraste un panecillo aquí y cuando llegaste a tu casa notaste que tenía moho. ¿Esto es correcto?”).
  • Empatiza. Ponte en el lugar del cliente y hazle saber que entiendes cómo se siente. (“Eso suena muy frustrante. Si estuviera por comer algo que acabo de comprar, pero está en mal estado, a mí también me molestaría”).
  • Discúlpate. Di que lo lamentas, incluso si el reclamo parece insignificante. Para el cliente es importante; de lo contrario, no estaría molesto, y tú deseas conservar ese cliente. (“Lamento mucho lo que te sucedió. Veamos qué podemos hacer para corregirlo”).
  • Ofrece una solución. La solución dependerá de la gravedad del problema y de las políticas de tu negocio. Si alguien compró un producto que no funcionó, puedes darle un reembolso u ofrecerle un producto similar para reemplazarlo. En el caso del panecillo, puedes ofrecer al cliente uno fresco y agregar un café gratis. También puedes preguntar al cliente qué desea que tú hagas para enmendar el error. (Debes saber lo que tienes permitido ofrecer por tu cuenta y qué requiere la aprobación del gerente).
  • Debes saber cuándo pedir ayuda. Si la situación se torna más tensa, solicita ayuda a un empleado de mayor jerarquía, como el gerente de turno, para que te ayude a resolver la situación.
  • Toma un respiro. Una vez que la situación esté resuelta y el cliente se haya ido, es una buena idea tomarse unos minutos para relajarse. Tomar un descanso, por ejemplo, dar una vuelta a la manzana o charlar un ratito con compañeros, te puede ayudar a recuperarte emocionalmente y estar listo para volver a ayudar a los clientes.

Ahora que conoces estos consejos de capacitación sobre cajas registradoras, debes poder organizar una capacitación integral para cajeros y lograr que tu nuevo empleado esté preparado para aceptar pagos rápidamente.