Cómo aceptar pagos: guía completa

Recibir pagos es clave para cualquier negocio. Esta guía incluye una descripción general completa sobre el procesamiento de pagos, cómo funciona y las últimas tecnologías de pago.

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Introducción al proceso de aceptar pagos

Recibir pagos es clave para cualquier negocio, pero si estás comenzando, el mundo de los pagos puede ser un poco abrumador. Incluso si tienes un negocio desde hace años, debes ponerte al día, porque los pagos con tarjeta y los pagos online están en constante evolución.

Pero que no cunda el pánico. Esta guía explica todo lo que hay que saber para poder aceptar y procesar pagos.

¿Qué es el procesamiento de pagos?

Antes de comenzar a aceptar pagos, es importante comprender qué significa realmente procesar pagos. En pocas palabras, es un proceso automático que mueve dinero de forma fluida desde la cuenta bancaria de un cliente a tus cuentas de comercio y de negocio, cada vez que se realiza una transacción con tarjeta.

¿Qué es un procesador de pagos?

Un procesador de pagos es un intermediario que conecta a los comercios con los bancos de los clientes. Supervisa la transferencia de fondos cada vez que se realiza un pago con tarjeta en una tienda u online, transmitiendo información clave entre la propia tarjeta, la cuenta corriente del cliente, y la cuenta bancaria de la empresa.

Durante una transacción, el procesador de pagos se pone en contacto con la red de tarjetas del cliente (Visa, por ejemplo) y el banco para comprobar si tienen suficiente dinero en su cuenta para cubrir la venta. Si la respuesta es positiva, transmite esta información al comercio y al cliente, y permite que se transfiera dinero entre sus cuentas.

¿Cuáles son las tarifas de procesamiento de pagos?

Las tarifas que deberá pagar tu empresa dependen del acuerdo al que llegues con el procesador de pagos. Por ejemplo, Square agrupa todos los tipos de comisiones bancarias y de red dentro de sus tarifas de procesamiento de tarjetas para facilitar las cosas.

Los principales cargos son:

• Tarifas del procesador de pagos. Pagas una tarifa fija a tu procesador de pagos por cada transacción de pago con tarjeta.

• Comisiones de intercambio. Las cobra el banco del cliente cada vez que éste paga con tarjeta. La marca de la tarjeta, el emisor y el país de emisión pueden afectar a estas tarifas.

• Tarifas de evaluación. Las redes de tarjetas -como Visa y Mastercard- las cobran a cambio de procesar transacciones.

• Tarifas de cumplimiento de PCI. Los cargos a los que están sujetas las empresas para cumplir con el estándar global de seguridad de tarjetas PCI DSS

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos?

El proceso de recibir pagos tradicionalmente sigue estos pasos:

• Un cliente paga con tarjeta en una tienda o en línea.

• La pasarela de pago del comerciante (por ejemplo, un lector de tarjetas) envía la información de la transacción a su procesador de pagos.

• A continuación, la información se transmite a la red de tarjetas correspondiente, que a su vez se pone en contacto con el banco del cliente.

• El banco comprobará si la cuenta tiene suficiente dinero para cubrir la venta.

• Se informa a la red de tarjetas y al procesador de pagos si la transacción ha sido aprobada o rechazada, y este último informa a la pasarela de pago del comercio de la decisión.

• Si se aprueba la venta, los fondos se transfieren de la cuenta del cliente a la cuenta de negocios de la empresa. Después de un período determinado, se transfieren a la cuenta bancaria principal de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre un procesador de pagos y una pasarela de pago?

La pasarela de pago es la herramienta que utilizan los comercios para aceptar pagos con tarjeta. En las tiendas físicas, incluyen dispositivos de lectura de tarjetas (por ejemplo, datáfonos).

En el caso de las tiendas online estas adoptan la forma de portales de procesamiento de pagos. La pasarela de pago es responsable de transferir la información técnica de la tarjeta desde el comercio a su procesador de pagos.

El procesador de pagos es un tercero encargado de vincular los diferentes bancos y redes de tarjetas involucradas en una transacción, una vez que recibe los datos de la pasarela de pago. Es el encargado de informar a la pasarela de pago si la transacción ha sido aprobada o no.

“El proceso de pago es fácil y rápido, está muy bien explicado para nosotros y nuestros clientes. A los clientes también les encanta y les sorprende usar todo el hardware que estamos probando: Square Reader, Square Stand y Square Terminal”.. - Pastelería Tallon (Alicante, Spain)

Preguntas frecuentes

Cinco preguntas frecuentes sobre pagos

1. ¿Qué tengo que hacer para poder aceptar pagos?

Para aceptar pagos, deberás hacerte con un programa TPV. Tu TPV debe poder gestionar pagos en efectivo, pagos con tarjeta (especialmente sin contacto), pagos con móviles e incluso pagos online.

2. ¿Cómo se hacen los depósitos de las ventas?

Deberás conectar tu cuenta bancaria a tu TPV. El programa de depósitos de Square es rápido, así que tendrás el dinero en tu cuenta bancaria entre unos y dos días hábiles.

3. ¿Qué son las devoluciones de pago?

Se produce la devolución de un pago cuando un cliente solicita al banco emisor de tu tarjeta la devolución de un cargo que ha hecho tu empresa. En este caso, los fondos en reclamación se le retienen al comerciante mientras se resuelve el asunto.

4. ¿Qué tengo que hacer para aceptar pagos con tarjeta contactless?

Los pagos con tarjeta contactless son más fáciles y rápidos de aceptar que los pagos con tarjeta con chip. Requieren que una tarjeta contactless se acerque a un lector adecuado para completar el pago. Para aceptar pagos con tarjetas contactless, necesitarás un lector que haga lo mismo.

5. ¿Cómo puedo aceptar pagos móviles?

Para aceptar pagos con aplicaciones móviles como Apple Pay, Google Pay y Samsung Pay, necesitarás un lector de tarjeta de credito capaz de reconocerlas. Para ayudar a procesar los pagos, los clientes solo tienen que acercar su teléfono al lector. En el caso de Apple Pay, también deben autorizar el pago confirmando su Face ID.

Detalles

Elegir un TPV para aceptar pagos

Para aceptar pagos, necesitarás un software terminal punto de venta (TPV) . Un TPV contiene hardware o dispositivos TPVs que permiten procesar pagos y software para añadir artículos y completar una venta. El TPV también se encarga de enviar los fondos a tu cuenta bancaria después de hacer una venta. Es un eslabón clave en la cadena de procesamiento de pagos.

Cuando vayas a elegir un TPV para procesar los pagos en tu empresa, asegúrate de que no sólo acepte pagos en efectivo, sino también pagos con tarjeta bancaria y pagos con móviles sin contacto o NFC. Dado que cada vez se usa menos el efectivo y en su lugar la gente opta por pagar con tarjetas de crédito y billeteras digitales, también debería poder aceptar pagos en línea.

Pero tu sistema TPV debería ser capaz de mucho más que procesar pagos. Busca un TPV con software que te ayude a gestionar el negocio de principio a fin (incluidas cosas como informes de ventas, gestión de inventario y gestión de empleados). Piensa en tu TPV como un centro de mando para tu negocio, no sólo como un sistema para aceptar y procesar pagos.

Los TPV integrados, como Square Register también son una magnífica solución si estás buscando un procesamiento de pagos fluido.

Recibir depósitos

Para recibir depósitos de las ventas, debes conectar tu TPV a tu cuenta bancaria. Este proceso es rápido y simple con Square. En un máximo de siete días hábiles, necesarios para verificar la cuenta bancaria, estará todo listo para comenzar.

Gestionar de forma eficaz el flujo de caja puede tener un impacto enorme en el éxito de tu empresa. Busca un sistema con depósitos fiables y rápidos.

Los depósitos de Square son fiables… y rápidos. Si tu empresa tiene horarios inusuales, también puedes personalizar la hora en la que quieres que se agrupen las transacciones para hacer un depósito diario (esto se denomina hora de “cierre del día”).

Gestionar los recibos

Comúnmente, cuando aceptas el pago de un cliente, debes darle una copia de la transacción (o por lo menos preguntarle si quiere una). Tu sistema TPV también debería poder encargarse de este paso, ya sea a través de una impresora periférica de recibos en papel, o mediante recibos digitales.

Cada vez más empresas y clientes prefieren los recibos digitales (los que se envían por correo electrónico o mensajes de texto) como confirmación de procesamiento de pagos. Los recibos digitales ahorran papel y son mucho más cómodos, principalmente porque son mucho más fáciles de guardar (porque todos sabemos que los recibos en papel suelen ir a la basura).

En los últimos años hemos vivido una revolución en el funcionamiento de los recibos. Los recibos digitales ahora incluso pueden ofrecer funciones como comentarios de los clientes.

Además de todos los detalles de la venta (incluidos impuestos, tasas y descuentos), tus recibos deben incluir el nombre y la información de contacto de la empresa. Los recibos digitales de Square (que puedes enviar por correo electrónico a los clientes directamente después de una venta) también tienen otras ventajas, como un lugar donde los clientes pueden enviarte comentarios rápidamente sobre su experiencia.

Gestionar tus facturas

Si estás en el sector de servicios, es probable que tengas que crear y enviar facturas para recibir y procesar pagos. Al igual que con los recibos, puedes optar por papel o por facturas electrónicas.

En las facturas, asegúrate siempre de incluir estos datos:

• información de la empresa (nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono)
• información del cliente (nombre y apellidos y dirección)
• el número de factura (para tus registros)
• la fecha y las condiciones de pago (que deben especificar el plazo en el que esperas recibir el pago)
• el precio y la descripción de los artículos (así como la cantidad)
• los impuestos, tasas y descuentos.

Las facturas son una extensión de tu marca y si usas las plantillas adecuadas darás una imagen profesional y de confianza. Al igual que con los recibos, es mucho más sencillo utilizar la facturación digital.

También puedes llevar un registro de todas tus facturas en un solo lugar utilizando tu Panel de control de Square y ordenarlas por completadas o por cobrar.

Gestionar devoluciones de pago

Se produce la devolución de un pago cuando un cliente solicita al banco emisor de su tarjeta la devolución de un cargo que ha hecho tu empresa. Los clientes pueden hacer esto por varias razones. Puede ocurrir que no reconocen el cargo, o que sienten que los servicios no estaban a la altura de lo que se anunciaba.

Cuando se pide la devolución de un pago, los fondos reclamados se retienen al comerciante mientras el emisor de la tarjeta resuelve el asunto y toma una decisión. “Resolver la reclamación” puede ser un proceso complicado y lento que implica una gran cantidad de papeleo y documentación, pero es otro eslabón potencial para tener en cuenta en la cadena de procesamiento de pagos.

Aceptar pagos con tarjetas de crédito y débito

Si no aceptas pagos con tarjeta, es probable que se estés perdiendo ventas. Los clientes llevan cada vez menos dinero en efectivo y la incomodidad de tener que encontrar un cajero automático cercano puede ser suficiente para que renuncien a una compra. Aquí tienes más razones por las que te conviene aceptar tarjetas de crédito y débito en tu negocio:

Los pagos y los servicios de procesamiento de pagos continúan evolucionando rápidamente. Piensa en lo rápido que ocurrió el cambio a las tarjetas contactless, los pagos online, y la introducción de pagos con aplicaciones móviles como Apple Pay y Google Pay.

Estas son algunas razones adicionales por las que te conviene aceptar tarjetas de crédito y débito en tu negocio:

Mejoras el flujo de caja

Las transacciones de pago con tarjeta normalmente se depositan en unos pocos días hábiles.

Atraes a más clientes

La gente espera que tu pasarela de pago sea cómoda. Si solo llevan tarjetas y no las aceptas, pueden optar por ir a la competencia. Según un estudio reciente, se produjeron 201 millones de transacciones con tarjeta de crédito solo en febrero de 2021.

Tus clientes gastan más

La gente tiende a gastar más cuando paga con tarjeta. Y el gasto con tarjeta está aumentando de manera importante: el número de operaciones por TPV aumentó un 15,2 %, hasta acumular 1,26 millones de transacciones tan solo los primeros tres meses de 2021. Ahora que los clientes no tienen que preguntarse “¿tengo suficiente dinero en efectivo para pagar esto?”, tienen mucha más libertad para gastar, lo cual se traduce en más compras impulsivas.

Proyectas confianza

Si colocas pegatinas o carteles cerca de tu pasarela de pago para informar a los clientes que aceptas las principales tarjetas, les darás más confianza.

Los pagos son seguros y están protegidos

Los pagos con tarjeta de crédito se controlan rigurosamente para reducir el riesgo de fraude. Square monitoriza cada transacción para que los vendedores puedan evitar tanto pequeños como grandes problemas.

No tienes que gastar mucho

Incluso si tienen un presupuesto reducido, podrás empezar a aceptar pagos con tarjeta fácilmente. Square ofrece datáfonos asequibles a una tarifa competitiva de solo 1,25 % + 0,05 € por pagos contactless o con tarjeta con chip.

Aceptar pagos con móviles (NFC)

Cada vez más, los clientes quieren pagar “sin contacto” con sus dispositivos móviles.

La pandemia de COVID-19 es una de las razones por las que se ha pasado drásticamente de las transacciones con tarjetas con chip a los pagos móviles y con tarjetas contactless. Como no hay que tocar los lectores de tarjetas, los pagos sin contacto tienden a ser más higiénicos.

Pero este tipo de pagos ya se estaban haciendo muy habituales incluso antes de la pandemia, por su comodidad. Son mucho más rápidos que las transacciones con chip, ya que no hay que escribir manualmente un código personal en el lector de tarjetas. Los pagos con móviles evitan que los clientes tengan que ponerse cada vez a revolver en el bolso en busca de la cartera. Es un proceso más rápido en general, lo cual es una ventaja para los comerciantes más ocupados y para los clientes con prisa.

España ya se sitúa como el tercer país europeo en cuanto a número de transacciones con diferentes dispositivos en Europa, tan solo por detrás de Reino Unido y Francia y por delante de Alemania.

Los pagos móviles no requieren contacto físico entre el teléfono y la pasarela de pago. Para pagar, los clientes sólo tienen que tocar brevemente el dispositivo con la tarjeta, o mantenerla en contacto con él un momento. Los ejemplos más populares de soluciones de pago mediante móvil son Apple Pay, Google Pay y Samsung Pay.

Es importante saber que estos pagos son tan seguros como el chip y el PIN. Tienen varias capas de seguridad integradas en el proceso para proteger la información bancaria. Los datos que se transmiten en una transacción móvil se “tokenizan” y son dinámicos, por lo que cambian constantemente. Esto significa que los datos de la cuenta que se leen en un dispositivo no se pueden clonar en nada valioso para los estafadores.

Además, Apple Pay está protegido por Face ID, la tecnología de reconocimiento facial de Apple. Para iniciar una transacción de Apple Pay, los usuarios tienen que desbloquear sus teléfonos confirmando su identidad facial. Así que, aunque te roben el dispositivo, nadie podrá acceder a tus datos.

Para usar Apple Pay en tu tienda, los clientes sólo tienen que seguir unos sencillos pasos:

• Después de registrar la tarjeta en su iPhone, hacen doble clic en el botón lateral.
• Luego hacen la verificación de su Face ID mirando hacia el teléfono.
• Finalmente, colocan la parte superior del teléfono cerca de tu lector de pagos contactless hasta que aparecen una marca y la palabra “Listo”.

A diferencia de las tarjetas con chip, que pueden ser bastante lentas, los pagos contactless son extremadamente rápidos (solo tardan unos segundos en procesarse). Por lo tanto, para ofrecer la mejor experiencia posible al cliente (y preparar tu negocio para el futuro), deberías estar completamente equipado para aceptar tanto tarjetas sin contacto, como pagos con móviles.

El sistema TPV Square puede ayudar a tu empresa a aceptar y procesar pagos móviles y con tarjeta contactless fácilmente. Square Reader es una herramienta portátil para aceptar tarjetas con chip, tarjetas contactless, Apple Pay y Google Pay, mientras que Square Terminal es un datáfono que incluye funciones adicionales como la impresión de recibos.

Square Register va aún más lejos. Es un sistema de TPV totalmente integrado que permite a las empresas gestionar pagos, ventas online y entregas, todo desde un solo lugar.