¿Qué es la contabilidad?

Este artículo se ha creado con fines informativos y no debe entenderse como asesoramiento financiero, legal ni fiscal. Si necesitas ese tipo de asesoramiento, recurre a un profesional.

Para llevar al día las finanzas, hay que registrar todas las transacciones no solo porque sea obligatorio a efectos fiscales, sino también porque así puedes ver con claridad el flujo de caja. Estos registros deben estar actualizados y ser lo más precisos posible para gestionar fácilmente las finanzas de tu pequeño negocio.

El registro de transacciones se debe actualizar a diario, pero la mayoría de los pequeños negocios no disponen del tiempo ni de los recursos necesarios y por eso suelen contratar a profesionales o usar software automatizado para documentar sus transacciones y llevar sus cuentas al día.

Sin un proceso de teneduría de libros adecuado, los negocios pueden verse involucrados en problemas fiscales por incumplimiento de la normativa o encontrar transacciones no justificadas en su flujo de caja.

Ejemplos de tareas de contabilidad

La contabilidad o teneduría de libros es fundamental en la gestión de una empresa y engloba una gran variedad de tareas y responsabilidades, como son las siguientes:

• Registro de todas las transacciones financieras

• Gestión de las cuentas bancarias y conciliación de cuentas de la empresa

• Gestión de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

• Gestión de las nóminas de la empresa

• Seguimiento de la depreciación de los activos de la empresa

• Colaboración con el equipo de contabilidad para presentar documentación e informes financieros

• Registro de datos y asistencia para presentar la declaración de la renta

Los profesionales encargados de la teneduría de libros también pueden recurrir a software basado en la nube para automatizar tareas y así agilizar la contabilidad.

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¿En qué se diferencia la teneduría de libros de la contabilidad?

Si en tu negocio ya hay alguien que lleva la contabilidad, ¿necesitas también a alguien que se encargue de la teneduría de libros? Aunque los términos «contabilidad» y «teneduría de libros» suelen utilizarse indistintamente, no es lo mismo un profesional que otro.

La teneduría de libros consiste en llevar un registro de las transacciones financieras diarias de un negocio, mientras que la contabilidad se ocupa de aspectos más generales. Por eso, es habitual que ambos profesionales trabajen codo a codo para analizar y revisar los datos incluidos en los libros de la empresa correspondientes a un año fiscal concreto.

Preguntas frecuentes sobre la teneduría de libros

¿Qué es el sistema de partida doble?

En la disciplina de la teneduría de libros se emplean términos como «partida doble» y «partida única» que no todo el mundo conoce.

La teneduría de libros de partida doble se basa en el principio de que cada transacción consta de dos partes: un haber y un deber. Por ejemplo, si un pequeño negocio saca un préstamo de 10 000 €, en un sistema de partida doble se registrará dos veces: un activo de 10 000 € en el haber y un pasivo también de 10 000 € en el deber.

¿Debería contratar a un profesional que lleve la contabilidad en plantilla o bien recurrir a un servicio externo?

Los negocios disponen de varias opciones para llevar su teneduría de libros: pueden tener a su propio equipo en plantilla, contratar los servicios de una empresa especializada o combinar ambas cosas.

Si tienes a tu propio equipo en plantilla, estará a tu disposición en todo momento, pero es más costoso porque debes pagar el salario y la seguridad social del personal. Por eso, las empresas externas son una opción más rentable y adecuada para las pymes.

Otra posibilidad es usar un software de teneduría de libros automatizado y hacer que una persona o un pequeño equipo se encarguen de tenerlo al día dentro de sus responsabilidades.

¿Puedo encargarme personalmente de la contabilidad de mi negocio?

A las microempresas y los autónomos puede resultarles más económico llevar su propia contabilidad y que después su equipo de contabilidad consulte esos registros. Si te interesa aprender los conceptos básicos de la teneduría de libros, hay muchos cursos para pymes sobre esta disciplina.

Por otro lado, si recurres a un software empresarial automatizado, podrás integrar fácilmente las funciones básicas de contabilidad en las operaciones de tu negocio.