Los recibos pueden causar dolores de cabeza. Se salen de control con facilidad. Sin embargo, no importa si eres propietario de una empresa unipersonal o el orgulloso propietario de una sociedad anónima de tipo C, mantener los registros de manera correcta implica guardar tus recibos.
Pero ¿qué recibos debes conservar? ¿De qué forma? ¿Y por cuánto tiempo? Responderemos todas las preguntas en esta publicación.
¿Qué recibos debo conservar?
Según el Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), “mantener registros de manera correcta te ayudará a monitorizar el progreso de tu negocio, a preparar los estados financieros, a identificar las fuentes de ingresos, a hacer un seguimiento de los gastos deducibles, a controlar el capital en propiedad, a preparar las declaraciones de impuestos y a respaldar los elementos incluidos en tus declaraciones de impuestos”.
Y eso hacen. Pero lo que el IRS no menciona explícitamente es que, si no mantienes los registros como corresponde, podrías tener problemas. A la hora de conservar los recibos para los registros, es conveniente regirse por el dicho “más vale prevenir que tener que remediar” y guardar todo lo relativo a tu negocio. También es recomendable asesorarte con un contador sobre este tema. Pero, como referencia, aquí hay algunas áreas cuyos recibos debes conservar sin falta:
Inventario
¿Compras inventario para venderlo a tus clientes? ¿O materias primas para convertirlas en artículos para vender? Entonces, conserva los documentos que identifican al beneficiario, el importe y el comprobante de pago de los artículos. Obtén un recibo por esas compras si es posible. Si, por algún motivo, no puedes conseguir un recibo, conserva la factura y el cheque cancelado (prueba de que la persona a la que se lo extendiste lo cobró).
Activos
Tus activos son los bienes que posees y utilizas en tu negocio. Por lo general, son las cosas que conservas y usas año a año, como muebles, computadoras, vehículos o maquinaria. Si alguna vez has tratado de manejar los activos en tus impuestos por cuenta propia, sabrás que tienes que lidiar con conceptos complicados como “depreciación”.
Por esto, debes conservar todos los registros que demuestren que has invertido dinero en tus activos. Por ejemplo, registra cuando realices el mantenimiento del horno de tu panadería o actualices las computadoras de tu empresa. Además, guarda los registros que demuestren la venta de uno de tus activos.
Acepta Apple Pay y tarjetas con chip en todas partes.
Solicita el Square Reader sin contacto y con chip.
Otros gastos
La mayoría de los recibos de tu negocio probablemente encajen en esta categoría. La regla general es que, “si planeas deducir un gasto de tus impuestos, será mejor que tengas documentación que demuestre que realmente hiciste esa compra”.
Si bien todos los negocios son diferentes, estos son algunos ejemplos de compras relacionadas con el negocio que tal vez realices. Conserva los recibos o las facturas que correspondan a dinero invertido en las siguientes categorías:
Publicidad
Esto puede incluir alojamiento web, tarjetas empresariales, anuncios en revistas o en línea, vallas publicitarias, etc.
Gastos de automóvil y camión
Si puedes deducir los gastos relacionados con el automóvil y el camión, es posible que tengas que guardar los recibos de distintos gastos, como la gasolina y el mantenimiento. Haz clic aquí para obtener más información sobre las diferentes formas en que puedes deducir los gastos del automóvil de tus impuestos y sobre las metodologías de registro de ambos.
Gastos de capacitación
¿Tienes que seguir capacitándote para administrar tu negocio? ¿O has participado en una clase para aprender algo nuevo? Conserva el recibo o la factura, además de los registros bancarios, que demuestren que pagaste la capacitación.
Invitaciones
¿Quieres invitar a comer a un cliente? Estos gastos pueden deducirse de los impuestos, pero ten cuidado. No te limites a simplemente conservar el recibo. Debes registrar también que las actividades están relacionadas con tu negocio de manera directa. La página 10 de esta publicación del IRS ofrece más información sobre la deducción de gastos de representación.
Establecimiento de contactos
¿Planeas asistir a una conferencia o feria comercial? Al igual que con los gastos de capacitación, conserva el recibo o la factura, además de tus registros bancarios, como prueba de compra.
Suministros de oficina
Esto incluye papel de impresora, grapas o clips. Todos estos artículos se pueden deducir de los impuestos, así que conserva los recibos cuando vayas a la tienda de suministros de oficina.
Servicios profesionales o de trabajadores independientes
¿Planeas pagar a un abogado para que redacte un contrato o a un diseñador gráfico para que diseñe un logotipo nuevo? Conserva la factura (y el recibo cuando pagues la factura).
Gastos de viajes
Quizás tengas que viajar en avión para visitar a un cliente u hospedarte en un hotel algunas noches para asistir a una conferencia. Si bien el IRS tiene instrucciones muy específicas en torno a los gastos de viaje deducibles, guarda los recibos o las facturas de tus gastos de viaje en caso de que puedas deducir la totalidad de un viaje o una parte de él.
Por lo general, basta con tener un recibo, pero a veces también conviene conservar la factura. Por ejemplo, imagina que deduces una parte de tu hipoteca como deducción de oficina en el hogar. Dado que solo una parte de la hipoteca es deducible, es importante que muestres cuánto dinero invertiste realmente en tu oficina en casa.
¿Por cuánto tiempo debo conservar los recibos?
Debes conservar los recibos durante todo el tiempo que una autoridad fiscal, como el IRS o el departamento de ingresos de tu estado, pueda someterte a una auditoría. La mayoría de las auditorías solo pueden remontarse tres años (a partir de la fecha de presentación de la declaración de los impuestos), pero, en algunos casos graves en los que se sospecha que se ha producido un fraude o una falta grave de pago de impuestos, el IRS puede auditar hasta seis años atrás (de nuevo, a partir de la fecha de presentación de la declaración de los impuestos).
¿Tengo que conservar el recibo en papel?
Seis años de recibos para el negocio es mucho papel. Sin embargo, afortunadamente, nada dice que haya que conservar el recibo en su forma original en papel. Puedes archivarlo o digitalizarlo. Depende de ti.
Organiza tus recibos
Existen varios servicios disponibles que pueden ayudarte a organizar y almacenar los recibos. Echa un vistazo a distintas herramientas, como Cam Scanner, NeatReceipts, Receiptmate y Shoeboxed, para ver si pueden ser útiles para tus registros.
Acerca de TaxJar
El impuesto sobre las ventas es complejo. Por eso creamos TaxJar, para que se encargue de la carga del impuesto sobre la venta y tú puedas volver a dirigir tu negocio. TaxJar obtiene el impuesto sobre la venta de todos los canales en los que vendes productos, agrupa tus datos en informes listos para su presentación e incluso puede archivar automáticamente tus declaraciones de impuestos sobre la venta en 26 estados (y más en el futuro). Regístrate hoy mismo para acceder a un período de prueba gratis de 30 días de TaxJar y así ocuparte del impuesto sobre la venta. Además, visita el Mercado de Aplicaciones de Square para obtener más información sobre cómo vincular tu cuenta de Square con las herramientas de TaxJar.