Lo que debes saber sobre el fondo común de propinas

Garantizar el pago equitativo y puntual de las propinas es uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los propietarios y administradores de restaurantes a la hora de gestionar la compensación de su equipo.

El fondo común de propinas puede variar sustancialmente entre los negocios, así que repasemos qué es el fondo común de propinas, algunas de sus prácticas más comunes y las cuestiones que hay que tener en cuenta si se implementa este método de compensación.

¿Qué es el fondo común de propinas?

El fondo común de propinas es una forma de distribución de propinas en la que las propinas se agregan a un fondo común y luego se dividen entre un grupo de empleados con derecho a recibir propina.

El fondo común de propinas puede funcionar en negocios en los que algunos empleados interactúan directamente con los clientes, mientras que otros también trabajan en el pedido, pero nunca interactúan con los clientes. Algunos negocios que podrían considerar la posibilidad de aplicar el fondo común de propinas son los siguientes:

• Restaurantes de servicio rápido
• Restaurantes de servicio de mesa o servicio completo
• Cafeterías
• Bares
• Cualquier negocio relacionado con la hotelería que tenga una sólida cultura de trabajo en equipo

Según las necesidades del negocio, los propietarios y administradores utilizarán una variedad de formas diferentes de dividir la propina, como la división por horas trabajadas en un día laboral o por horas trabajadas en un turno. También es posible que los propietarios y administradores creen varios fondos comunes de propinas, por ejemplo, dividir las propinas para las bebidas y los cantineros y dividir las propinas para los pedidos de comida y los meseros.

El fondo común de propinas puede reforzar la relación laboral de los empleados y crear un ambiente menos competitivo y más colaborativo, siempre que esos empleados trabajen juntos por igual para mejorar la experiencia del cliente.

Métodos del fondo común de propinas

Existen varios métodos disponibles para el fondo común de propinas, que están sujetos a la legislación federal, estatal y local. Puede que uno funcione mejor para tu negocio que otro, pero lo mejor es probar los métodos que distribuyan las propinas de la manera más razonable para tus empleados con derecho a recibir propina y que cumplan las leyes de tu jurisdicción.

Fondo común de propinas o distribución de propinas/entrega de propinas

Vamos a determinar la diferencia entre el fondo común de propinas y la distribución o entrega de propinas.

Según The Balance Small Business, “el fondo común de propinas y la distribución de propinas son procesos similares para acumular propinas entre los empleados. El fondo común de propinas consiste en recolectar toda las propinas recibidas por los empleados o una parte de ellas en un fondo común, que luego se redistribuye, por lo general por el empleador, entre los empleados que reciben propinas. La distribución de propinas, en cambio, es un proceso más informal y voluntario entre los empleados, tanto los que suelen recibir propinas como los que no”.

Turno de trabajo

El método de fondo común de propinas por turno de trabajo es una forma de organización del horario/de la mano de obra en la que el propietario o administrador del negocio divide el día laboral en diferentes secciones y luego distribuye las propinas de cada turno de trabajo entre los empleados con derecho a recibir propina que formaban parte de ese turno de trabajo.

Por ejemplo, el propietario puede organizar su negocio en torno a tres “turnos de trabajo”: apertura, permanencia y cierre. Para el turno de apertura en una cafetería que funcione con este estilo, siempre se asegurarán de tener dos baristas y un asistente de cocina. En el caso del fondo común de propinas, estas pueden agruparse y calcularse al final de cada turno de trabajo para repartirlas entre los empleados con derecho a recibir propina que hayan trabajado en ese turno.

Horas trabajadas (día laboral)

El método de las horas trabajadas es el método que consiste en determinar el monto total de propinas del día laboral y dividir ese total entre la cantidad de horas trabajadas por todos los empleados con derecho a recibir propina. Cada empleado obtendría entonces ese monto multiplicado por las horas que ha trabajado.

Por ejemplo, imagina que tres empleados con derecho a recibir propina trabajaron en un día laboral y el importe total de las propinas fue de $220. Dos empleados trabajaron ocho horas y un empleado trabajó seis horas. Dividirías $220 entre 22 (el total de horas que trabajaron todos los empleados), lo que, en este ejemplo, equivale a $10. A continuación, multiplicarías ese monto por las horas trabajadas para calcular el pago de cada empleado. Los dos empleados que trabajaron ocho horas se llevarían $80 cada uno en propinas y el otro empleado se llevaría $60.

Según el trabajo

Algunos fondos comunes de propinas pueden ser distribuidos según el trabajo o la función. En este método, ciertos porcentajes serán predeterminados y distribuidos para ciertas funciones. Las funciones que involucran el trato con el cliente suelen recibir un porcentaje mayor que las funciones que se desempeñan en la cocina o que no interactúan mucho con los clientes.

Por ejemplo, puestos como el de mesero o cantinero pueden llevarse entre el 60% y el 80% de las propinas, mientras que empleados como una recepcionista o un ayudante de mesero pueden llevarse menos.

Sistema de puntos

Con el método del sistema de puntos, se asigna un número de puntos a cada función según la responsabilidad que tenga durante su turno. Por ejemplo, esto podría significar 40 puntos para los meseros, 20 puntos para los cantineros y 5 puntos para los ayudantes de meseros.

Las propinas se suman, así como el número de puntos del personal que ha trabajado. Las propinas se dividen entre el número de puntos del fondo para determinar lo que vale cada punto. Para obtener el importe final de las propinas por empleado, se multiplica su número de puntos por esa cantidad. En el ejemplo anterior, si trabajan tres meseros, dos cantineros y dos ayudantes de meseros, el total de puntos sería 170. Supongamos que el total de las propinas asciende a $340, cada punto valdría $2, lo que daría como resultado $80 para cada mesero (40 puntos x $2), $40 para cada cantinero (20 puntos x $2) y $10 para cada ayudante de mesero (5 puntos x $2).

Ventajas y desventajas del método de fondo común de propinas

La elección del método de fondo común de propinas más adecuado para tu negocio depende de las funciones del personal, la configuración de los turnos de los empleados, la distribución de las responsabilidades entre esos empleados con derecho a recibir propina y las leyes de tu jurisdicción. Los beneficios del fondo común de propinas pueden ser la incentivación del personal de la cocina y el personal auxiliar, un mayor trabajo en equipo y un esfuerzo colectivo para mejorar la experiencia de cada cliente, y un sentido de responsabilidad igualitario para todas las tareas del negocio, como el trabajo adicional o las tareas de apertura y cierre.

Sin embargo, existen algunas desventajas de los métodos de fondo común de propinas, según los deseos de tus empleados y de la transparencia que pretendas tener con ellos como propietario. En algunas situaciones, el fondo común de propinas puede hacer que los empleados estén menos motivados, ya que las propinas se repartirán de manera uniforme al final de su turno, sin importar la calidad de su trabajo.

Esto también puede afectar a los empleados veteranos frente a los nuevos. Los empleados veteranos pueden tener la sensación de que tienen que cubrir el puesto de los empleados más nuevos para conseguir mayores cantidades de propinas a las que están acostumbrados. Lo mejor es mantener un diálogo abierto con todos los empleados para escuchar sus opiniones sobre lo que funciona mejor en el ambiente y la cultura del negocio.

Poder combinar fácilmente los datos de las transacciones laborales y de las ventas para mantener un registro preciso de las horas trabajadas y las propinas cobradas puede ayudar a proporcionar equidad y transparencia a toda tu base de empleados.

El fondo común de propinas en la práctica

Para poner en un fondo común las propinas de tus empleados, necesitarás tener al menos los siguientes datos:

• Importes de las transacciones de venta y propinas, que se encuentran en tu punto de venta
• Datos de los empleados, incluido el puesto de trabajo, el salario por hora y el criterio para recibir propinas; con los empleados auxiliares y de la cocina incluidos si tienes previsto que participen en el fondo común de propinas
• Tiempo de trabajo, incluidos los registros de horas, las planillas de trabajo o los turnos de los empleados
• Cálculos comunes del fondo común de propinas, como los descritos anteriormente

Al adoptar el fondo común de propinas, hay que tener en cuenta algunas prácticas recomendadas.

En primer lugar, hay que definir la política. A continuación, debes considerar qué propinas se asignarán al fondo común de propinas, el procedimiento de distribución y los momentos. Verifica las leyes federales, estatales y locales aplicables para determinar qué está permitido en tu jurisdicción.

Luego, es una buena idea proporcionar una comunicación y documentación claras sobre tu política de fondo común de propinas. Los empleados deben entender por qué tu negocio aplica el fondo común de propinas y poder hacer preguntas al respecto.

Muchos negocios calculan el pago de las propinas mediante complicadas hojas de cálculo. Pero cuando se ingresan manualmente las hojas de trabajo y los datos de ventas, hay margen de error y los empleados tienen poca visibilidad del proceso.

La automatización de los cálculos y pagos de las propinas puede ser una forma eficiente y precisa de pagar a los empleados con derecho a recibir propina. Administración de Empleados Square y Nómina Square calculan automáticamente los importes de las propinas y sincronizan los pagos de propinas con la nómina de los empleados.

Administración de equipos Square se integra a tu Punto de venta Square para ubicar todos tus datos de ventas y trabajo en un solo lugar, por lo que se evitan costosos errores y frustrantes flujos de trabajo. Mediante el seguimiento de las horas que trabaja tu equipo junto con las transacciones de ventas y propinas, Administración de Empleados Square y Nómina Square pueden ayudar a reducir el ingreso manual de datos y los cálculos propensos a errores.

Las propinas de las tarjetas de crédito pueden ser importadas, agrupadas y divididas, todo dentro de Square. Puedes ajustar el criterio para recibir propinas de cada miembro del equipo por función, tanto en la sección de Equipo de Nómina como en la de Lista de Miembros del Equipo de tu Panel de Datos Square. Cuando seleccionas agrupar las propinas como tu método de importación de propinas, aquellas propinas que se pagan con tarjetas de crédito importadas a través de Square se agruparán y dividirán entre los empleados con derecho a recibir propina que estaban trabajando cuando ocurrieron las transacciones correspondientes.

Cuando el fondo común de propinas se usa correctamente y se les paga a tiempo a los empleados, se puede fomentar una cultura de trabajo en equipo y la unidad entre tus empleados. Independientemente del método que elijas, asegúrate de que los cálculos sean justos y coherentes entre todas las funciones de tu personal. Para que el fondo común de propinas tenga éxito, debe establecerse para beneficiar a los empleados. Con un seguimiento preciso de los datos, nóminas automáticas e información y flexibilidad de horarios, una solución integrada puede garantizar el éxito de tus empleados y de tu negocio.

Ten en cuenta que la información contenida en este artículo es de alcance limitado y solo pretende ser una descripción general de los temas tratados. La información es vigente solo a partir de la fecha de publicación, y las leyes (y las interpretaciones judiciales o de las agencias asociadas) de los temas tratados podrían cambiar en cualquier momento en el futuro. Block, Inc. (incluidas sus filiales, empresas subsidiarias, empleados, funcionarios, directores, abogados y asesores fiscales) no asume ninguna obligación de actualizar este artículo para futuros cambios en la ley. Además, las leyes varían según la jurisdicción, y este artículo no pretende abordar todas las jurisdicciones (por ejemplo, los estados, los condados o las ciudades suelen tener requisitos que difieren de la ley federal). Nada de lo expuesto en este artículo es ni debe ser utilizado como asesoramiento fiscal o legal. En particular, este artículo no puede ser utilizado para evitar impuestos, sanciones u otras obligaciones bajo la ley aplicable. Para obtener orientación o asesoramiento específico para tu negocio, debes consultar con un profesional fiscal o jurídico cualificado.