Si quieres obtener ganancias en tu restaurante (¿quién no querría?), una de las habilidades más importantes que debes dominar es la administración de mesas.
Con este término, nos referimos a conocer los planos de distribución del restaurante, qué mesas están ocupadas y por cuántas personas, cuánto tiempo llevan los comensales sentados allí, cuánto tiempo se tarda en atender una mesa y qué comensales son los siguientes en ocupar los puestos.
Ser capaz de administrar tus mesas de manera efectiva y atender rápido a los comensales es la forma más rápida de ser rentable. Después de todo, cuantas más veces atiendas una mesa, más clientes podrás atender y más ventas podrás hacer. Esto también implica que los clientes se sientan más rápido y se les sirve enseguida, por lo que nadie se queda con hambre y todos se van contentos.
Una administración de mesas efectiva también te ayudará a comprender mejor los patrones de tráfico de tu restaurante. Por ejemplo, si los lunes hay menos tráfico de clientes para el almuerzo, piensa en tener menos personal en ese horario. Modificar el personal y la preparación de la comida en función de estas perspectivas te permitirá ahorrar dinero a largo plazo.
La administración de mesas te ayuda a aumentar las ventas, mantener a los clientes felices y ahorrar dinero, lo cual conduce a mayores ingresos a largo plazo. Es probable que ya estés llevando a cabo algún tipo de administración de mesas, pero aquí tienes algunos consejos para hacerla más efectiva:
Invierte en un sistema de PDV con funciones de administración de mesas.
Olvídate de tachar las mesas en una tabla de asientos laminada y de asomarte al comedor para ver si esa mesa finalmente pagó su cuenta. Un sistema de PDV para restaurantes puede ayudarte a hacer un seguimiento de los comensales de manera más efectiva, a saber cuándo está por rotar una mesa y cómo funcionan los centros de ingresos.
También podrás ejecutar informes de ventas que te proporcionen perspectivas del funcionamiento real de tu negocio. Con esta información, podrás tomar decisiones más inteligentes que creen un servicio más eficiente y una mejor experiencia del cliente, al tiempo que reduces los costos.
El costo de un PDV depende del uso que le des y la funcionalidad que proporcione. El PDV de Square para Restaurantes tiene un costo desde $60 al mes por ubicación.1 Aunque puede ser una inversión inicial, si se utiliza correctamente, te permitirá recuperar el costo gracias al aumento en las ventas. (Puedes obtener más información al respecto a continuación).
Crea una carga de trabajo uniforme para los meseros.
Es bastante básico, pero es algo que puede pasarse por alto, sobre todo cuando comienza a haber mucho movimiento. Piensa en el plano de distribución del restaurante como en una defensa de zona al estilo del baloncesto. Es necesario que cada mesero tenga un área por cubrir para que pueda ser eficiente en el servicio a cada cliente.
Si hay tres mesas en la zona de un mesero en un corto periodo (y los otros meseros no tienen a nadie en sus secciones), esto podría irritarlo y disminuir la calidad del servicio que reciben tus clientes. Por lo tanto, es importante que te asegures de que los clientes estén distribuidos de manera uniforme en todas las áreas.
Personaliza las mesas en función de tu espacio y ubicación.
A la hora de elegir el tipo de mesas (para dos personas, para cuatro personas, etc.), ten en cuenta qué tan grande es tu espacio y el tipo de clientes que atiendes. Por ejemplo, si tu restaurante se encuentra en un destino turístico popular y recibes muchos grupos grandes, debes tener varias mesas grandes disponibles que también puedan convertirse en opciones más pequeñas si es necesario.
Una forma de asegurarte de tener el tipo de asientos adecuado es llevar un registro del tamaño de los grupos que atiendes cada día. Luego, utiliza la información para determinar cuál es el tamaño de mesa más útil y en qué momento del año podrías tener que cambiarlo.
Crea un proceso para que los meseros sean atentos, pero no molestos.
Para ofrecer la mejor experiencia del cliente, asegúrate de que su vaso de agua siempre esté lleno, los utensilios estén siempre disponibles y los meseros no los apresuren mientras comen. Coloca una estación para meseros donde puedan acceder fácilmente al agua, a los utensilios, etc., y así poder atender a los comensales sin interrumpir conversaciones.
Lo que es más importante, asegúrate de que se expresen claramente tus expectativas de servicio cuando se forme a cada uno de los miembros del personal y de proporcionarles comentarios de forma regular.
Describe el procedimiento para atender una mesa.
Probablemente sepas cuál es el tiempo promedio de espera en tu restaurante. Pero no puedes controlar cuánto tarda cada comensal en terminar su comida (aunque hay formas de aumentar la rotación de tus mesas).
Sin embargo, puedes controlar el tiempo que transcurre entre cada rotación. Piensa en todas las cosas que hay que hacer antes de que un grupo se marche y otro se siente. Luego, desarrolla un procedimiento que te permita aprovechar cada minuto al máximo.
Con tu PDV, presta atención al tiempo que quedan desocupadas las mesas entre los comensales. Es importante que la limpieza sea lo más rápida posible. Cuanto más rápido limpies y prepares una mesa, más rápido podrán sentarse los comensales, lo que significa más ventas potenciales para ti.
Puedes idear formas de acortar este tiempo, como asignar al personal zonas para limpiar y hacer que el recepcionista llame a los grupos a la recepción y les diga que la mesa estará lista pronto. Tan pronto como esté lista, el grupo ya estará allí y el recepcionista podrá guiarlos a la mesa rápidamente.
Utiliza las perspectivas para ayudar a los meseros.
Cuando observes la información de tu sistema de PDV, podrás utilizar los datos de las ventas para ayudar a los meseros a maximizar su impacto. Podrás ver cuáles son los meseros que más mesas atienden y pensar en distintas oportunidades para aumentar las ventas.
Por ejemplo, si un mesero vende constantemente menos que el resto, es posible que no esté utilizando su tiempo de manera efectiva. Ayúdalo a encontrar mejores estrategias para atender a las personas más rápido.
Toma notas de tus clientes.
Los dueños de restaurantes que administran sus mesas de forma efectiva crean una experiencia más optimizada para que los clientes quieran regresar. A medida que comiences a crear tu grupo de clientes frecuentes, asegúrate de tomar notas (en tu PDV de Square) sobre sus preferencias y el tiempo que suelen estar en el restaurante.
Conocer sus preferencias y su experiencia gastronómica habitual puede ayudar a tus empleados a proporcionarles una mejor comida y puede ayudarte a prever la rotación de mesas.
1Incluye un PDV de Square. Agrega puntos de venta adicionales por $40 al mes cada uno por ubicación.