Ya decidiste iniciar un negocio. Ahora, es momento de registrarlo. El proceso para registrar un negocio varía según el tipo de negocio que hayas iniciado, su tamaño y el estado en el que vivas. A continuación, te explicamos los aspectos básicos de cómo registrar tu negocio. No obstante, recuerda que Square no brinda asesoramiento legal ni impositivo, y este artículo no reemplaza al asesoramiento de un abogado o un asesor impositivo.
1. Elige la estructura comercial
El primer paso es decidir qué estructura comercial utilizarás. La estructura comercial (también llamada “entidad comercial”) que elijas afectará cómo declaras tus impuestos, tus operaciones diarias y el nivel de riesgo de tus bienes personales si no le va bien a tu negocio. Dado que la estructura comercial que elijas tiene tanto impacto, es importante darle prioridad.
A continuación, encontrarás una breve descripción general de algunas de las estructuras comerciales más frecuentes:
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Empresa unipersonal: es la estructura comercial predeterminada. Si tienes un negocio y no seleccionas una estructura comercial, se considera que eres una empresa unipersonal. En este tipo de empresa, el patrimonio de tu negocio y tu patrimonio personal no están separados.
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Sociedad: es la estructura comercial de dos o más personas que son propietarias de un negocio en conjunto. Existen varios tipos de sociedades. En una sociedad limitada (LP, por sus siglas en inglés), por lo general, hay un socio (el socio general) que está expuesto a ser responsable personalmente, mientras que la responsabilidad de los demás socios (los socios limitados) es limitada. Las sociedades de responsabilidad limitada (LLP) protegen a todos los socios de las deudas del negocio.
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Corporación de responsabilidad limitada (LLC): esta estructura comercial permite al propietario del negocio proteger sus bienes personales de las obligaciones del negocio. En cuanto a las ganancias y pérdidas de una LLC, por lo general, están sujetas a impuestos como ingresos o pérdidas personales de los miembros.
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Sociedad de tipo C: esta estructura crea un negocio que es una entidad separada de los propietarios (los accionistas). Eso significa que el negocio paga impuestos, tiene ganancias y es legalmente responsable por sus acciones en forma individual y separada de los accionistas. Por tal motivo, esta estructura ofrece la máxima protección para los bienes personales del propietario. Dado que el Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), por lo general, considera a las sociedades de tipo C como entidades individuales a los fines impositivos, es posible pagar impuestos en dos oportunidades: una cuando la corporación obtiene una ganancia y otra cuando se pagan dividendos a los accionistas.
Las leyes y el proceso de registro para las empresas unipersonales, las LLC, las corporaciones y las sociedades varían según el estado. Si no sabes qué hacer, el IRS es un buen punto de partida.
2. Encuentra una ubicación
Una vez que hayas seleccionado la estructura comercial que más te convenga, tienes que elegir una ubicación. Esto no significa que tu negocio tenga que tener una ubicación física tradicional. En lo que respecta al registro del negocio, es el lugar que utilizarás como domicilio para la declaración de impuestos y la recepción de documentos importantes de organismos gubernamentales o de la cuenta bancaria de tu negocio.
3. Registra el nombre de tu negocio
El paso siguiente es registrar el nombre. Por lo general, el registro del nombre comercial es parte del proceso de registro de entidades individuales, como las LLC y las corporaciones. Pero, si vas a crear una empresa unipersonal o una sociedad que operará con un nombre que no es el tuyo (p. ej., te llamas Juan Pérez pero quieres que tu negocio tenga otro nombre), es posible que debas tramitar un nombre comercial.
Las LLC y corporaciones también pueden tramitar un nombre comercial para registrar a otros negocios que dependan de ellas. Por ejemplo, si tienes un café y deseas abrir otro con un nombre diferente, debes tramitar un nombre comercial. De esta manera, ambos cafés siguen siendo una misma persona jurídica pero con dos nombres diferentes.
Es posible que algunos estados no tengan el requisito de tramitar un nombre comercial como parte del registro de un negocio. Asimismo, antes de registrar un nombre, asegúrate de que esté permitido usarlo. También es posible que quieras registrar el nombre como marca comercial. El trámite de nombre comercial no ofrece protección automática para que el nombre no se pueda utilizar en otro sitio.
4. Registra el negocio ante el IRS
A continuación, debes registrar tu negocio ante el IRS para recibir tu número de identificación del empleador (EIN). El número de identificación del empleador (EIN) es como un número de seguro social de tu negocio y se necesita para declarar impuestos. Puedes solicitar uno en línea aquí. También es posible que en algunos casos no lo necesites. Para saber si lo necesitas, el IRS tiene una breve encuesta que puedes completar.
5. Registra el negocio ante las agencias estatales y locales
Una vez que hayas realizado todos los registros a nivel federal, es posible que debas registrar tu negocio ante una o más agencias del gobierno de tu estado o tu localidad, como la oficina de rentas. Si tienes pensado tener empleados, es posible que también debas registrar tu negocio en una agencia del estado para declarar impuestos de nómina.
6. Solicita licencias y permisos
Por último, asegúrate de tener todas las licencias y los permisos que se necesiten para comenzar a atender clientes. Cada sector tiene requisitos diferentes. Afortunadamente, la Administración de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés) de EE. UU. elaboró una manera sencilla de buscar los permisos y licencias que se necesitan con solo ingresar tu ubicación y el tipo de negocio.
Una vez que hayas registrado tu negocio y hayas realizado todos los trámites necesarios, puedes enfocarte en la parte divertida de tu trabajo: dar a conocer tu negocio y ofrecer un servicio de excelencia.
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