Las propinas pueden componer un porcentaje grande del salario de un trabajador por hora. En un estudio de PayScale se descubrió que las propinas pueden suponer un 25% de los salarios de los empleados de un restaurante (bármanes, meseros, chefs y cocineros) y que algunos puestos se llevan a casa más del 60% de su salario gracias a las propinas.
Estas propinas son ingresos gravables y los empleados son responsables de declararlas a sus empleadores. Los empleadores luego deben contabilizar esas propinas y retenciones en el proceso de nómina.
Contabilizar las propinas y los empleados que reciben propinas puede ser un poco complicado. Pero conocer las reglas y tener un sistema establecido puede ayudarte a dominar la nómina para tu restaurante o salón de belleza en poco tiempo.
Aquí abordaremos algunos conceptos básicos. Al igual que todos nuestros artículos, este contenido incluye solamente información general y no debe considerarse asesoramiento legal o impositivo. Para obtener asesoramiento específico para tu negocio y estado en el que operas, consulta con un profesional calificado.
¿Quién es el empleado que recibe propinas?
Dependiendo del tipo de negocio que administres, son varias las personas que pueden recibir propinas. Pero hay un requisito legal para que se considere a alguien un empleado que recibe propinas. Según la ley federal, un empleado que recibe propinas es un trabajador que habitualmente y regularmente recibe más de $30 al mes en propinas, según el Departamento de Trabajo de Estados Unidos. Las leyes estatales pueden ser diferentes.
¿Cuánto deben cobrar los empleados que reciben propinas?
¿Cuánto debes pagar a los empleados que reciben propinas? Según la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA, por sus siglas en inglés) federal, todos los empleados no exentos (por hora) deben recibir un salario mínimo de al menos $7.25 por hora. Sin embargo, el salario mínimo puede variar mucho dependiendo del estado, el condado e, incluso, la ciudad donde trabaja el trabajador, por lo que es importante que revises las leyes locales para saber cuál es el salario que debes pagar.
En algunos estados, los empleadores pueden deducir del salario mínimo las propinas de los “empleados que reciben propina”. De acuerdo con la ley federal, un empleador puede acreditar hasta $5.12 por hora en propinas para el salario mínimo, siempre que el empleador pague al empleado al menos $2.13 por hora en salario en efectivo (es decir, $7.25 menos $5.12), compense la diferencia si el empleado no gana suficientes propinas y cumpla otros requisitos que se mencionan aquí.
Quién reúne los requisitos para ser “empleado que recibe propinas”, y el crédito (si lo hay) que se puede obtener varía según el estado: algunos estados siguen únicamente los requisitos federales, mientras que otros imponen requisitos o limitaciones adicionales. Por ejemplo, en California, un empleador no puede contabilizar las propinas a efectos de sus obligaciones de salario mínimo.
¿Qué deben declarar los empleados que reciben propinas?
Los empleados son responsables de declarar a su empleador cualquier ingreso por propinas de $20 o más (incluidas las propinas en efectivo, con débito y con tarjeta de crédito, así como las propinas de otros empleados) y el valor en efectivo de las propinas no monetarias (como una botella de vino) cada mes.
Puedes encontrar las instrucciones y los formularios para declarar las propinas a los empleadores en la Publicación 1244. Los empleados pueden usar este formulario o crear uno personalizado, e incluso simplemente escribir un registro de las propinas con papel y bolígrafo. Debes comunicar a tus empleados cómo quieres que declaren las propinas.
Sin importar el formato, el empleado debe incluir la siguiente información:
- Nombre, dirección y número de seguro social
- Nombre y dirección del empleador
- El mes que abarca el informe
- Total de propinas recibidas
Estas declaraciones se deben presentar al empleador el día 10 del mes siguiente al mes en que se hayan recibido las propinas. Además, los empleados deben conservar copias de estos informes para sus propios registros.
¿Qué deben declarar los empleadores?
Como empleador, eres responsable de declarar las propinas de manera trimestral, como parte de tu declaración de impuestos trimestral. También debes recaudar el impuesto sobre la renta de los empleados, el seguro social y Medicare sobre las propinas declaradas por los empleados.
Cuando declares las propinas al Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) cada trimestre, debes asegurarte de que el total de ingresos por propinas que declares sea, como mínimo, igual al 8% del total de tus recibos de ese periodo. Al calcular el 8%, no incluyas los recibos de las ventas de comida para llevar o aquellos en los que haya un cobro por servicio del 10% o más. (Obtén más información sobre las propinas en el sitio web del Servicio de Rentas Internas.)
Cuando el importe total de las propinas declaradas sea inferior al 8%, deberás asignar la diferencia entre los ingresos por propinas que se declararon y el 8% del total de tus recibos. (Si operas un negocio de alimentos o bebidas grande, deberás presentar también el Formulario 8027 para declarar los ingresos por propinas de tus empleados. Esto se define como un establecimiento en que se proporciona alimentos o bebidas para su consumo en el lugar, la propina es una práctica habitual, y hay más de 10 empleados que trabajan más de 80 horas durante días laborables típicos).
¿Cómo se calculan y procesan las horas extra de los empleados que reciben propinas?
Para tener derecho a horas extra según la ley federal, un empleado debe trabajar más de 40 horas en una sola semana laboral. Según la Ley de Normas Justas de Trabajo, esas horas extra deben pagarse a una vez y media la tarifa habitual por el tiempo trabajado. Algunos estados imponen requisitos de horas extra adicionales.
(Si utilizas el crédito de una propina, debes seguir calculando la tasa de horas extra basándote en el salario por hora completo, no en el crédito de propina descontado).
Si usas un sistema de nómina automático, deberías calcular la tasa de horas extra cuando ingreses el número de horas extra que tu empleado ha trabajado.
Seis consejos para administrar la nómina de los empleados que reciben propinas
Recuerda que, si bien las propinas pertenecen a tus empleados, como empleador, eres responsable de declarar con exactitud los ingresos por propinas. Y si hay una discrepancia o inexactitud, el primer lugar que el revisará el Servicio de Rentas Internas será tu nómina.
Si es la primera vez que gestionas nóminas, te recomendamos que consultes a un profesional para ponerte en marcha. Pero hay algunas cosas que debes tener en cuenta al comenzar.
1. Aprende las leyes y respétalas
La Ley de Normas Justas de Trabajo puede ayudarte a orientar la forma de pagar a tus empleados por hora. Por ejemplo, tienes que proporcionar un salario por hora que sea igual o superior al salario mínimo federal, estatal, del condado o de la ciudad (el que sea más alto).
También tienes que pagar las horas extra, a menos que tus empleados estén exentos. (Es difícil que un restaurante o salón de belleza se considere exento, así que asegúrate de consultar las tres reglas de exención según la ley federal para no correr riesgos). Pueden aplicar requisitos adicionales en función de tu ciudad, condado y estado, así que asegúrate de consultar también las reglas locales.
Si planeas utilizar el crédito de propina de la Ley de Contribución Federal al Seguro (FICA, por sus siglas en inglés), familiarízate con las pautas y trabaja con un contador para determinar cómo influye en tu proceso de nómina. (Y no olvides decirles a tus empleados que usas el crédito de propinas para calcular sus salarios).
2. Sé justo
Recuerda que las propinas no te pertenecen a ti, el empleador, sino al trabajador que las ha ganado. La Ley de Normas Justas de Trabajo prohíbe cualquier acuerdo en que las propinas recibidas pasen a ser propiedad del empleador.
3. Los cobros por servicio obligatorios no son propinas
De acuerdo con la Ley de Normas Justas de Trabajo, los cobros por servicio obligatorios no son propinas. Esto significa que un cobro por servicio obligatorio del 15% que se paga a los meseros no puede contar como propinas recibidas para usarse como crédito de propinas.
4. El tiempo de tus empleados importa
A menudo, los empleados que reciben propinas realizan tareas de un trabajador que no recibe propinas durante sus turnos. Por ejemplo, los meseros pueden preparar café en una cafetera o preparar la mesa. La Ley de Normas Justas de Trabajo permite a los empleadores utilizar el crédito de propinas por el tiempo dedicado a estas tareas, aunque no generen directamente propinas.
Sin embargo, no puedes usar el crédito de propinas cuando el empleado que recibe propinas pasa más del 20% de su tiempo realizando tareas relacionadas que no generan propinas. Así que sé consciente de cómo asignas tus recursos.
5. Es posible que puedas recuperar las comisiones de procesamiento de tarjetas de crédito
Los clientes que pagan con tarjeta de crédito suelen escribir su propina. Como empleador, es posible que tengas que pagar una comisión para procesar la transacción con tarjeta de crédito. Dependiendo de tu estado, es posible que puedas recuperar la parte de la comisión aplicable a la propina de tu empleado, siempre que al hacerlo no baje el salario mínimo aplicable.
Por ejemplo, con una comisión del 2.75%, la Ley de Normas Justas de Trabajo permite que un empleador pague al empleado que recibe propinas $9.72 de una propina de $10.00 si se cobra en una tarjeta de crédito. Sin embargo, no puedes retener la propina mientras esperas el reintegro.
6. No olvides otros beneficios
Al procesar la nómina para tus empleados que reciben propinas, debes tener en cuenta otros beneficios que reciben tus empleados, como la comida gratis. Esto puede ser considerado un beneficio adicional por el Servicio de Rentas Internas y, por lo tanto, parte de los ingresos gravables.